एक व्यक्तिगत ज्ञापन का उद्देश्य किसी विशेष समस्या का समाधान करना या किसी समस्या का समाधान प्रस्तुत करना है।एक मेमो एक त्वरित संचार है जिसे एक या एक से अधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजा जा सकता है। यह आमतौर पर एक पृष्ठ होता है, लेकिन यह दो पृष्ठ हो सकता है। यदि किसी विषय की प्रकृति बहुत व्यक्तिगत नहीं है, तो उसे मेमो का उपयोग करें और इसे केवल उन प्राप्तकर्ताओं को संबोधित करें, जिनके लिए यह इरादा है। एक व्यक्तिगत ज्ञापन में व्यवसाय पत्र की तरह एक प्रारूप होता है; हालाँकि, इसकी एक अलग शैली है। इसमें आमतौर पर अंत में एक हस्ताक्षर पंक्ति शामिल नहीं होती है; हालाँकि, इसे सामग्री की स्वीकृति दिखाने के लिए प्रेषक के नाम से आरंभ किया जा सकता है।
$config[code] not foundहेडर को पूरा करें। व्यक्तिगत मेमो का पहला भाग हेडर से शुरू होता है। To: (यह वह होगा जिससे आप बात कर रहे हैं) From: (आपका नाम) दिनांक: (वर्तमान तिथि) विषय: (एक वाक्य में, विषय वस्तु को निर्दिष्ट करें। विशिष्ट हो।)
पहला पैराग्राफ लिखिए। मेमो का मुख्य भाग पैराग्राफ में सीधे हेडर के नीचे होता है। पहले पैराग्राफ में आपके मेमो भेजने के कारण का अवलोकन करना चाहिए। यह एक संक्षिप्त पैराग्राफ है।
दूसरा और तीसरा पैराग्राफ लिखें। यह आपके व्यक्तिगत ज्ञापन का सबसे बड़ा हिस्सा होगा। यह पृष्ठभूमि या आपके ज्ञापन का मांस है। यहां आप अपने निष्कर्षों और समाधानों पर चर्चा करेंगे। उन चिंताओं के प्रमुख बिंदुओं को संबोधित करें जिन्हें आपने उठाया है।
सारांश बनाएं। अंतिम पैराग्राफ इसे सभी को एक साथ लाना चाहिए। यहां आप उन प्रमुख बिंदुओं को इंगित करेंगे जिन्हें आपने पहले संबोधित किया था और प्राप्तकर्ता द्वारा आवश्यक कार्रवाई दोहराई गई थी।
संलग्नक शामिल करें। यहां आप अपने रीडर (एस) को उन फाइलों के अटैचमेंट की ओर इशारा कर सकते हैं, जिन्हें आपने अपने मेमो के साथ शामिल किया है। अपने ज्ञापन में सभी तथ्यों को शामिल करने के बजाय, आप अपने निष्कर्षों के प्रमाण के रूप में संलग्नक शामिल करेंगे।
