फ़ैक्स, या फैसीमाइल द्वारा दस्तावेज़ भेजते समय एक कवर शीट, उतना ही महत्वपूर्ण है जितना कि दस्तावेज़। कवर शीट इस बात की महत्वपूर्ण जानकारी प्रदान करती है कि फैक्स किसके लिए है, कितने पृष्ठ होने चाहिए और दस्तावेज़ का क्या अर्थ है या इसका क्या उपयोग किया जाना है।
कवर शीट के शीर्ष पर सभी जानकारी भरें, टेम्पलेट खुले या एक पेपर फॉर्म के साथ। यदि आपके पास उस व्यक्ति का नाम है जिसे आप फ़ैक्स कर रहे हैं, तो उसका उपयोग करें। अन्यथा विभाग या व्यवसाय के नाम का उपयोग करें। उस फैक्स नंबर को अवश्य शामिल करें जिसे आप भेज रहे हैं और व्यक्ति, विभाग या व्यवसाय का फ़ोन नंबर। यह उस व्यक्ति या क्लर्क को मदद करता है जो फैक्स प्राप्त करता है उसे सही व्यक्ति या स्थान की जानकारी मिलती है।
$config[code] not foundकवर पेज सहित सभी पृष्ठों की गणना करें, और संख्या को पृष्ठों की संख्या के लिए अंतरिक्ष में रखें। इससे रिसीवर को यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि वे ट्रांसमिशन में कोई पेज नहीं खोते हैं।
फॉर्म पर अपनी पहचान की सभी जानकारी डालें। इस प्रकार के संचार के साथ काम करते समय, यह महत्वपूर्ण है कि रिसीवर को आपको पहचानने में कोई समस्या न हो और आप जो दस्तावेज़ भेज रहे हैं, साथ ही साथ जानकारी का उपयोग कैसे किया जाए।
फैक्स के विषय को शामिल करें। यदि यह किसी भी प्रकार के खाते से संबंधित है, तो विषय पंक्ति पर खाता संख्या शामिल करें। यदि यह एक परियोजना या कार्यक्रम के बारे में है, तो इसे विषय पंक्ति में रखें। नोट्स के लिए क्षेत्र में, दस्तावेजों के बारे में चर्चा से संबंधित कोई भी जानकारी शामिल करें।
अन्य सभी पृष्ठों के ऊपर कवर शीट को फ़ैक्स किया जा रहा है ताकि यह पहले के माध्यम से आए। इससे रिसीवर को पता चल जाएगा कि फैक्स के माध्यम से उसे सभी दस्तावेज मिले हैं या नहीं। फिर, फ़ैक्स भेजें जैसा कि आप सामान्य रूप से करेंगे।
चेतावनी
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी जानकारी किसी और के पास न जाए, भेजने से पहले फैक्स नंबर को दोबारा जांचें।
