प्रशासनिक सहयोगी - या सहायक, जैसा कि उन्हें भी कहा जाता है - कार्य करने के लिए एक कार्यालय की आवश्यकता के लिए लिपिकीय और तार्किक समर्थन प्रदान करते हैं। बुनियादी जिम्मेदारियां नौकरी के विवरण पर निर्भर करती हैं, लेकिन आम तौर पर बोलना, नियोक्ता कंप्यूटर संचारित उम्मीदवारों को बेहतर संचार कौशल, गहरी संगठनात्मक भावना और उन्नत मल्टीटास्किंग क्षमताओं के साथ पसंद करते हैं। प्रबंधक हमेशा किसी परियोजना के प्रत्येक भाग की निगरानी के लिए उपलब्ध नहीं होते हैं, इसलिए स्वतंत्र रूप से काम करने की क्षमता भी महत्वपूर्ण है।
$config[code] not foundबुनियादी आवश्यकताएं
प्रारंभिक आवश्यकताएं नौकरी पर निर्भर करती हैं। प्रवेश स्तर के पद आमतौर पर खुले होते हैं उच्च विद्यालय के स्नातक मूल के साथ कार्यालय, कंप्यूटर और अंग्रेजी व्याकरण कौशल। इन विषयों में कक्षाएं स्थानीय सामुदायिक कॉलेजों और तकनीकी स्कूलों में उपलब्ध हैं। ब्यूरो ऑफ लेबर स्टैटिस्टिक्स के नोटों में उद्योग-विशिष्ट शब्दजाल सीखने की जरूरत वाले मेडिकल और कानूनी सचिवीय आवेदकों को भी आकर्षित किया गया है। कई अस्थायी प्लेसमेंट एजेंसियां समान प्रशिक्षण प्रदान करती हैं; हालांकि, नियोक्ता आमतौर पर कार्यकारी सचिवीय पदों के लिए स्नातक की डिग्री पसंद करते हैं।
समन्वय और निर्धारण
फोन का जवाब देने से लेकर इवेंट कैलेंडर अपडेट करने तक, प्रशासनिक सहयोगी किसी कार्यालय की प्रत्येक महत्वपूर्ण संगठनात्मक गतिविधि में शामिल होते हैं। आने वाले मेल और फ़ैक्स को उचित व्यक्ति को रूट करना नौकरी का हिस्सा है, जैसा कि नियुक्तियों और कर्मचारियों की बैठकों को बुक करना है। कॉलेजों या सार्वजनिक एजेंसियों जैसे बड़े संगठनों में सहायक भी अक्सर अपने मालिकों और संगठनों के विभिन्न विभागों के बीच संपर्क के रूप में कार्य करते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायापत्राचार और संचार
मेमो, रिपोर्ट और अन्य कार्यालय दस्तावेजों का संपादन और रचना एक और महत्वपूर्ण कार्य है जो प्रबंधक प्रशासनिक सहायकों को सौंपते हैं। उच्च स्तर की नौकरियां अधिक जटिल जिम्मेदारियों के साथ आती हैं। उदाहरण के लिए, कार्यकारी सहायक हो सकते हैं अनुसंधान का संचालन करें और प्रस्तुतियाँ और स्प्रेडशीट तैयार करें, और स्कूल जिले के सहयोगियों से अपेक्षा की जा सकती है कि वे विभागीय, विभागीय और स्कूल प्रकाशनों के लिए सामग्री तैयार करें, संपादित करें और उत्पादन करें - प्लस बुलेटिन, कोड, समाचार पत्र और प्रदर्शन कार्यक्रम।
ग्राहक संबंध
विवेक तथा अच्छा फैसला प्रशासनिक सहायकों के लिए आवश्यक गुण हैं, जो उनके नियोक्ता के सार्वजनिक चेहरे के रूप में काम करते हैं। इस भूमिका में अक्सर सवालों का जवाब देना और असंतुष्ट ग्राहकों की सहायता करना शामिल होता है। उदाहरण के लिए, एक संपत्ति प्रबंधन कंपनी के कार्यालय में एक सहयोगी से एक किरायेदार की शिकायत का विवरण दर्ज करने और उसके मुद्दे को हल करने में मदद करने की उम्मीद की जाएगी। ऐसी स्थितियों से निपटने के लिए सहयोगी को बेहतर समस्या-समाधान और संघर्ष समाधान कौशल की आवश्यकता होती है।
रिकॉर्ड-कीपिंग और डेटा मैनेजमेंट
एक प्रशासनिक सहयोगी अपने रिकॉर्ड रखने और डेटाबेस प्रबंधन कौशल के माध्यम से एक संगठन की संस्थागत स्मृति रखता है। एक स्कूल जिले में, उदाहरण के लिए, एक सहयोगी फाइल और इंडेक्स का समन्वय और रखरखाव कर सकता है। इसके विपरीत, एक गृहस्वामी का संघ सहायकों से अपेक्षा कर सकता है कि वे सामान्य पत्राचार, चालान, मुख्य फ़ॉब्स, पेटीएम रसीदें और कार्य आदेशों को व्यवस्थित और प्रबंधित करें - साथ ही साथ संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ भी। बड़े संगठनों में, सहयोगी स्टॉकरूम या कॉर्पोरेट पुस्तकालयों का प्रबंधन कर सकते हैं।
