प्रशासनिक सहायक व्यवसाय, कानूनी चिकित्सा और कई अन्य प्रकार के कार्यालयों में गतिविधियों को सुविधाजनक बनाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। उनके द्वारा किए जाने वाले विविध कार्यों को देखते हुए, प्रशासनिक सहायकों को पारस्परिक संचार और संगठनात्मक कौशल सहित कौशल की एक विस्तृत श्रृंखला की आवश्यकता होती है।
भूमिका और जिम्मेदारियां
प्रशासनिक सहायक फोन कॉल का जवाब देते हैं और उन्हें कार्यालय में सही व्यक्ति को स्थानांतरित करते हैं। वे ऐसे लोगों का भी अभिवादन करते हैं जो कार्यालय में चलते हैं और उन्हें सही व्यक्ति से जुड़ने में मदद करते हैं। सहायक विभाग की बैठकों का समन्वय करते हैं और उन प्रबंधकों के शेड्यूल का प्रबंधन करते हैं जिनके लिए वे काम करते हैं। बुनियादी मेमो और दस्तावेज़ बनाना, मेल उठाना और आंतरिक दस्तावेज़ दाखिल करना अतिरिक्त महत्वपूर्ण भूमिकाएँ हैं। कुछ छोटे कार्यालयों में, एक सहायक बहीखाता कर्तव्यों का भी ध्यान रखता है।
$config[code] not foundप्राथमिक कौशल
पारस्परिक संचार और संगठनात्मक कौशल के अलावा, प्रशासनिक सहायक भूमिकाओं के लिए अंग्रेजी व्याकरण और लेखन कौशल भी अक्सर आवश्यक होते हैं। ये पेशेवर दैनिक आधार पर प्रशासकों, ग्राहकों, ग्राहकों और अन्य कार्यालय कर्मचारियों के साथ बातचीत करते हैं, और महत्वपूर्ण जानकारी को सकारात्मक तरीके से व्यक्त करते हैं। अखंडता किसी भी कार्यालय में महत्वपूर्ण है, लेकिन विशेष रूप से व्यवसायों, कानून कार्यालयों और चिकित्सा पद्धतियों में, जहां प्रशासनिक सहायक अक्सर गोपनीय फाइलों की देखरेख करते हैं। संगठनात्मक कौशल आसान और कुशल दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति के लिए एक फ़ाइल सिस्टम बनाए रखने में उपयोगी होते हैं, और अंग्रेजी व्याकरण और लेखन कौशल आंतरिक और बाहरी दस्तावेज़ और ज्ञापन तैयार करते समय काम में आते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायामाध्यमिक कौशल
प्रौद्योगिकी, इंटरनेट और अनुसंधान कौशल एक प्रशासनिक सहायक के लिए महत्वपूर्ण माध्यमिक क्षमताओं में से हैं। सॉफ़्टवेयर क्षमताएं उन कर्तव्यों को बढ़ाती हैं जो एक सहायक ले सकता है, विशेष रूप से बहीखाता पद्धति और वित्तीय रिकॉर्ड रखने के क्षेत्रों में। सहायकों को कई बार वेब पर खोज, फोन कॉल या फाइलों के माध्यम से खुदाई करके अधिकारियों के लिए अनुसंधान करने के लिए भी कहा जाता है, इसलिए उपयोगी जानकारी इकट्ठा करने और अधिकारियों या अन्य कार्यालय के कर्मचारियों द्वारा आसान उपयोग के लिए इसे व्यवस्थित करने की क्षमता एक और सहायक कौशल है।
शिक्षा और प्रशिक्षण आवश्यकताएँ
बुनियादी कंप्यूटर और लिपिक कौशल के साथ संयुक्त एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा आपको कई प्रवेश स्तर के प्रशासनिक सहायक नौकरियों के लिए तैयार कर सकता है। कुछ सामुदायिक कॉलेज अधिक उन्नत प्रशिक्षण के साथ प्रशासनिक सहायक कार्यक्रम प्रदान करते हैं यदि आप एक व्यापक, उच्च-भुगतान वाले प्रशासनिक सहायक कैरियर तक पहुंच प्राप्त करना चाहते हैं। कई कार्यालय वातावरणों में ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण मानक है। यदि आप विशिष्ट उद्योगों में काम करने की इच्छा रखते हैं, जैसे कानूनी या चिकित्सा, तो आपको बुनियादी उद्योग ज्ञान और शब्दावली समझ हासिल करने के लिए कक्षाएं या कार्यशालाएं लेनी पड़ सकती हैं।
