इंटरऑफिस मेमो कैसे लिखें

ज्ञापन - ज्ञापन के लिए लघु - लगभग अक्षरों के समान हैं। उनके बीच एक मुख्य अंतर यह है कि पत्र एक संगठन के बाहर के लोगों को जानकारी देते हैं, जबकि मेमो आमतौर पर अंदर के लोगों को लिखा जाता है। अक्षरों और मेमो के बीच एक और अंतर प्रारूप है। एक पत्र एक अभिवादन ("प्रिय मैडम") और एक करीबी ("ईमानदारी से") का उपयोग करता है; एक ज्ञापन नहीं करता है। एक ज्ञापन में हमेशा एक विषय पंक्ति होती है। मेमो औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है, इस पर निर्भर करता है कि उन्हें कौन पढ़ेगा।

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योजना सामग्री

ज्ञापन में आपको जिन बिंदुओं की आवश्यकता है, उन्हें सूचीबद्ध करें और उन बिंदुओं का समर्थन करने के लिए आवश्यक जानकारी लिखें। विषय को संदर्भ देने के लिए आवश्यक पृष्ठभूमि जानकारी शामिल करें।

सूचना का आदेश दें। यदि विषय जटिल, अप्रिय या विवादास्पद है, तो पृष्ठभूमि का संदर्भ संभवतः पहले जाना चाहिए। अन्यथा, मुख्य विचार से शुरू करें।

यह सुनिश्चित करने के लिए जांचें कि आपने समर्थन या मुख्य जानकारी नहीं छोड़ी है।

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जैसे ही आप अपना मेमो लिखते हैं, आपको संदर्भ के लिए सहायक दस्तावेजों को इकट्ठा करना होगा।

मेमो को फॉर्मेट करें

यह देखने के लिए जांचें कि क्या आपकी कंपनी के पास इंटरऑफिस मेमो के लिए पसंदीदा प्रारूप है या नहीं। कुछ कंपनियों के पास ज्ञापन के पूर्व रूप भी हैं। यदि कोई उपलब्ध हो तो पसंदीदा या पूर्व-निर्धारित प्रारूप का उपयोग करें।

मार्जिन सेट करें, ऊपर और नीचे दोनों तरफ कम से कम 1 1/2-इंच की जगह और प्रत्येक तरफ 1-इंच की जगह छोड़ दें। मेमो की सामग्री पृष्ठ पर केंद्रित होनी चाहिए; यदि मेमो बहुत छोटा है, तो शीर्ष और साइड मार्जिन बढ़ाया जाना चाहिए।

प्रारूप को ब्लॉक करने के लिए वर्ड प्रोसेसिंग डॉक्यूमेंट की शैली सेट करें: पैराग्राफ के बीच की जगह के साथ, बाईं ओर संरेखित, एकल स्थान।

एक शीर्षक बनाएँ

मेमो शुरू करने के लिए हेडिंग घटकों में टाइप करें, एक घटक प्रति सिंगल-स्पेस लाइन। प्रत्येक घटक को एक बृहदान्त्र द्वारा पालन किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए: दिनांक: से: से: विषय:

शीर्षक शैली का उपयोग करके विषय की जानकारी भरें। यही है, जब तक वे शीर्षक शुरू या समाप्त नहीं करते हैं, तब तक विषय में शब्दों को सभी लेखों, प्रस्तावों और निष्कर्षों को छोड़कर पूंजीकृत किया जाना चाहिए। विषय को विशिष्ट बनाएं।

"तिथि," "से" और "से" लाइनों को भरें, विषय पंक्ति के पहले शब्द के साथ प्रत्येक के पहले शब्द को संरेखित करें। मिसाल के तौर पर तारीख एक महीने के बाहर लिखी जानी चाहिए - 4 जुलाई, 2020। "टू" और "फ्रॉम" लाइनों के लिए पूर्ण नामों का उपयोग करें।

यदि मेमो एक पेज से अधिक समय तक चलता है, तो दूसरे और बाद के पृष्ठों पर शीर्षक बनाएँ। यदि मेमो कई प्राप्तकर्ताओं के लिए है, तो विषय पंक्ति, एकल स्थान के एक संक्षिप्त रूप का उपयोग करें और उसमें दिनांक शामिल करें, फिर एकल स्थान और फिर पृष्ठ संख्या शामिल करें। यदि एक व्यक्ति के लिए, आप एक वैकल्पिक रूप का उपयोग कर सकते हैं, तो पाठक का नाम, पृष्ठ संख्या और दिनांक को एक पंक्ति में सूचीबद्ध कर सकते हैं, नाम सही संरेखित, संख्या केंद्रित और दिनांक बाईं ओर संरेखित।

बॉडी लिखें

एक परिचयात्मक पैराग्राफ लिखें यदि पाठक को संदर्भ के लिए इसकी आवश्यकता है। यह पैराग्राफ इतिहास देता है, उस समस्या को बताता है जिसे मेमो में संबोधित किया जाना है और / या विषय के बारे में पिछले संचार के बारे में पाठक की स्मृति को ताज़ा करता है।

ज्ञापन का मुख्य विचार बताइए। यदि आप परिचयात्मक पैराग्राफ नहीं लिखते हैं तो यह शुरुआती लाइन होगी। यहां आप एक नीति, समाधान, निर्णय, सिफारिश, खोज या घटना की घोषणा करते हैं। यदि कोई परिचय नहीं था, तो संक्षिप्त संदर्भ प्रदान करें, उदाहरण के लिए, "जैसा कि हमने चर्चा की …" या "चूंकि कैफेटेरिया कुछ लाइनों का अनुभव कर रहा है …"

पाठक को विषय को समझने के लिए आवश्यक जानकारी को समझाने, समर्थन करने या पूरी तरह से अवगत कराने के लिए आवश्यक कोई भी जानकारी प्रदान करें।

खत्म करो

यदि आप शीर्षक में सूचीबद्ध व्यक्ति के अलावा किसी को मेमो की एक प्रति भेज रहे हैं, जैसे कि "cc:", तो नीचे दिए गए अंकन प्रदान करें।

ज्ञापन संपादित करें। सुनिश्चित करें कि वर्तनी और व्याकरण सही हैं, विचारों का विकास होता है और पाठक समझ जाएगा कि आपको क्या कहना है।

मेमो का प्रिंट आउट लें और उसे आरंभ करें। कुछ संगठन हेडर में "से" लाइन के बगल में लिखे गए प्रारंभिक को चाहते हैं। दूसरों को सबसे नीचे की शुरुआत चाहिए। कंपनी की नीति की जाँच करें।

टिप

चाहे श्रेष्ठ या अधीनस्थ को ज्ञापन लिखना, कई लोगों को या विवादास्पद या अवांछित विषयों के बारे में दूसरों को सूचित करना, स्वर को समान और औपचारिक रखना। मेमो संक्षिप्त, स्पष्ट और पढ़ने में आसान रखें।

चेतावनी

लिखते समय, ध्यान रखें कि मेमो अब अस्थायी संचार नहीं हैं जैसा कि वे एक बार थे। कंपनी की गतिविधि और इतिहास के रिकॉर्ड के रूप में फाइल पर रखी गई सामग्री अनिश्चित काल के लिए बंद हो जाएगी। इसलिए मन में स्थायित्व के साथ लिखें।