सहकर्मियों से संपर्क बनाए रखने के लिए ईमेल एक तेज़ और कुशल तरीका हो सकता है, लेकिन गलत उपयोग केवल अव्यवसायिक नहीं है, इससे आपको अपना काम करना पड़ सकता है। कुछ सुझाव आपको पेशेवर ईमेल शिष्टाचार बनाए रखने में मदद कर सकते हैं।
उचित शीर्षक यानि डियर मिस्टर मिसेज मिस मिस डॉ। का उपयोग कर प्राप्तकर्ता को ईमेल से संबोधित करना शुरू करें। औपचारिकता की कमी सबसे आम त्रुटि है। संचार के माध्यम के बावजूद, कुछ शिष्टाचार आवश्यक है। यदि आप व्यक्तिगत रूप से प्राप्तकर्ता को उनके औपचारिक शीर्षक से संबोधित करते हैं, तो अपने ईमेल में भी ऐसा करें।
$config[code] not foundयदि ईमेल कई प्राप्तकर्ताओं को दिया जा रहा है, तो आप प्रिय सज्जनों, देवियों, सिरस, (कंपनी का नाम) कार्मिक, आदि को स्थानापन्न कर सकते हैं।
एक पंक्ति छोड़ें और अपनी सामग्री दर्ज करें - लेख को संबोधित करने वाला सूचना विवरण। इसमें कभी भी गाली-गलौच, अपवित्रता, नग्नता, कटाक्ष, चुटकुले, किसी व्यक्ति का अपमान या किसी भी अन्य जानकारी को शामिल नहीं किया जाना चाहिए जिसे किसी के लिए अपमानजनक माना जा सकता है।
अपने संदेश को सीधे और बिंदु पर रखें। इसे तथ्यों पर आधारित करें, भावनाओं पर नहीं।
यह कभी न भूलें कि ईमेल आसानी से फॉरवर्ड हो जाते हैं। भले ही इच्छित प्राप्तकर्ता ईमेल को अग्रेषित नहीं करते हैं, कुछ कंपनियां कंप्यूटर उपयोगकर्ता के लिए अनजाने में ईमेल पत्राचार की निगरानी करती हैं। इसके अलावा, एक बार कुछ प्रिंट में है, चाहे इलेक्ट्रॉनिक या अन्यथा, यह अनिर्दिष्ट लंबाई के लिए संदर्भित किया जा सकता है। एक दोस्ताना प्राप्तकर्ता आज एक प्रतिकूल कल हो सकता है।
एक पंक्ति छोड़ें और एक उचित हस्ताक्षर के साथ बंद करें। इसमें आपका पूरा नाम, कंपनी का नाम, विभाग यदि लागू हो, कंपनी का पता, और फोन जानकारी से संपर्क करना चाहिए।
उदाहरण:
सादर;
जॉन स्मिथ, संपादक एबीसी एंटरटेनमेंट 123 मेन स्ट्रीट, सुइट 280 लॉस एंजिल्स, सीए 92567 फोन: (213) 456-7485 सेल: (213) 654-8768
विषय पंक्ति में, ईमेल को उचित रूप से शीर्षक दें ताकि यह आसानी से पहचाना जा सके।
हमेशा वर्तनी जांच! वर्तनी की त्रुटियां लेखक पर खराब होती हैं।
प्रूफरीड। फिर इसे 20 मिनट तक या जितनी देर हो सके बैठकर फिर से प्रूफरीड करें। यदि किसी महत्वपूर्ण बिंदु या मामले को संबोधित किया जा रहा है, तो प्राप्तकर्ता को भेजने से पहले एक और व्यक्तिगत प्रमाण रखें।
सेंड बटन को हिट करना बहुत आसान है, लेकिन जैसे ही ईमेल भेजा जाता है, आप गलतियों को ठीक नहीं कर सकते हैं।
इमोटिकॉन्स का उपयोग न करें, जितना प्यारा वे लग सकते हैं।
इसके अलावा, बहुत सारे रंगों के उपयोग से बचें। प्रति ईमेल में रंगों को अधिकतम दो रखने की कोशिश करें।
हमेशा BCC (ब्लाइंड कार्बन कॉपी) अपने आप को तो आप अपने पत्राचार की प्रतियां है, भले ही अपने ईमेल प्रोग्राम स्वचालित रूप से भेजा ईमेल की प्रतियां बचाता है।
आप जल्द ही औपचारिकता के आदी हो जाएंगे। प्राप्तकर्ता आपके व्यावसायिकता की सराहना करेंगे और आप संभावित रूप से हानिकारक गलतियों से बचने में मदद कर सकते हैं।
