छोटे व्यवसायों के लिए व्यय प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी बहुत महंगी हो सकती है। क्रोम रिवर टेक्नॉलॉजीज के एक हालिया अध्ययन में बताया गया है कि अमेरिकी कंपनियों के लिए हर साल 1.9 बिलियन डॉलर तक की लागत आने की संभावना है।
यह लगभग $ 35,000 प्रति व्यवसाय है। लघु व्यवसाय के रुझान ने ऐनी बेकनेल के साथ बात की, जो कि क्रोम रिवर टेक्नोलॉजीज में ग्राहक सफलता के वरिष्ठ उपाध्यक्ष हैं, जिनके बारे में छोटे व्यवसाय को जानना आवश्यक है।
$config[code] not foundजैसा कि नाम से पता चलता है, व्यय प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी एक अपराध है जो तब होता है जब एक कर्मचारी झूठे व्यावसायिक खर्चों के लिए भुगतान करने का दावा प्रस्तुत करता है।
व्यय प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी से कैसे बचें
अपडेटेड टेक्नोलॉजी का इस्तेमाल करें
व्यय रिपोर्टिंग के प्रबंधन और ऑडिटिंग को प्रभावी बनाने के लिए आधुनिक तकनीक का उपयोग करने की आवश्यकता है। मैन्युअल व्यय रिपोर्टों का उपयोग करना सर्वेक्षण से नंबर एक मुद्दा था।
बेकनेल कहते हैं, "यह आश्चर्यजनक है कि कितने छोटे और मध्यम आकार के व्यवसाय अभी भी मोमबत्ती की रोशनी और क्रेयॉन विधि का उपयोग कर रहे हैं।" "वे अभी भी कागज द्वारा या एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ कर रहे हैं और इसे फर्म के आसपास ईमेल कर रहे हैं।"
इन पुरातन प्रणालियों के साथ समस्या को ट्रैक करने और उन रुझानों को देखने में असमर्थता है जिन्हें अलार्म सेट करना चाहिए। स्वचालित एनालिटिक्स जैसे उपकरणों को शामिल करने वाली तकनीक आपको एक ही रसीद की तरह हॉटस्पॉट को स्पॉट करने में मदद करती है जिसे कई बार सबमिट किया गया है।
बेकनेल का कहना है कि ऑटोमेशन आधे में खर्च प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी में कटौती करता है।
मेन चेट मोर को समझें
व्यय प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी एक ऐसा क्षेत्र नहीं है जहां लिंगों के बीच समानता है। वास्तव में, रिपोर्ट में कहा गया है कि पुरुष अपनी महिला समकक्षों की तुलना में अपराध करने की संभावना से दोगुना थे। इतना ही नहीं, वे अपने खर्चों में कम से कम $ 1000 जोड़ने की संभावना से चार गुना अधिक थे।
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वास्तव में, खर्च प्रतिपूर्ति धोखाधड़ी का लगभग 83% 25 और 44 के बीच कर्मचारियों द्वारा किया गया था।
एक औपचारिक लिखित नीति को लागू करें
न केवल एक लिखित नीति महत्वपूर्ण है, छोटे व्यवसाय के पास एक प्रक्रिया होनी चाहिए, जो यह बताती है कि प्रबंधन कर्मचारियों ने प्रक्रिया की है कि उन्हें क्या जानना चाहिए। बेकनेल ने सुझाव दिया कि कर्मचारियों को दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से उन्हें नीति के स्वामित्व में मदद मिलती है।
"जब आप किसी चीज को भावनात्मक लगाव पर हस्ताक्षर करते हैं," वह कहती है।
उच्च स्तरीय नियम शामिल करें
पॉलिसी को अधिक विस्तृत करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसके लिए व्यय व्यय की सीमा निर्धारित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, जबकि आपको कैब की सवारी पर खर्च की जा सकने वाली सटीक राशि को पिन करने की आवश्यकता नहीं है, यह आपके कर्मचारियों को बताना चाहिए कि क्या व्यवसाय या कोच वर्ग स्वीकार्य है।
आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले बेंचमार्क में से एक सरलता होनी चाहिए।
प्रक्रिया को जटिल न करें
जब वे प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं, तो लेखाकार अक्सर कंपनी के खर्चों में गहरी ड्रिल करने का अवसर देखते हैं। परिणाम एक व्यय रिपोर्ट है जो जटिल है और ठीक से जांच किए बिना रबरस्टैम्प प्राप्त करने के लिए जाता है।
इसलिए, कितनी बार और क्यों खर्च की रिपोर्ट एक व्यक्ति से दूसरे व्यक्ति तक जाती है, इस पर एक नज़र रखना महत्वपूर्ण है। छोटे व्यवसायों को प्रक्रिया के उस हिस्से को सुव्यवस्थित करना चाहिए।
व्यक्तिगत खर्चों पर ध्यान दें
सबसे बड़े व्यय धोखाधड़ी के दावों में से एक व्यवसाय के लिए व्यक्तिगत खर्चों का प्रतिस्थापन है। जब यहां कर्मचारी यात्रा करने का समय निर्धारित नहीं करता है, तो यहां के गिववे में से एक सप्ताहांत भोजन के लिए दावा करता है।
अत्यधिक खर्च के लिए बाहर देखो
क्रोम नदी प्रौद्योगिकी में धोखाधड़ी करने के लिए भर्ती होने वालों में से एक तिहाई से अधिक ने $ 100 से $ 499 तक की मात्रा जोड़ने की सूचना दी। बदलता है कि बदल जाने वाले लाल झंडे हैं जिनकी आपको तलाश करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक रसीद जो दिखता है कि यह दो अलग-अलग प्रकार की स्याही का उपयोग करता है, आमतौर पर एक मृत सस्ता है।
अप्रोच को मंजूरी दें
बेकनेल कहते हैं, "आप इन रसीदों के लिए अनुमोदन करना चाहते हैं और अनुमोदनकर्ताओं को प्रशिक्षित करना चाहते हैं।" वह कहती हैं कि वे समझते हैं कि क्या देखना है और किसी भी कपटपूर्ण दावों को पकड़ने के लिए उन्हें जवाबदेह ठहराया जाता है।
सक्रिय कदम के रूप में कंपनी क्रेडिट कार्ड का उपयोग करें
जहाँ भी संभव हो, कंपनी के क्रेडिट कार्ड का उपयोग धोखाधड़ी दावों को हतोत्साहित करता है। ये किसी भी लेन-देन की तारीख और राशि जैसी महत्वपूर्ण जानकारी को लॉक करने का एक शानदार तरीका है।
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