कार्यालय टेलीफोन शिष्टाचार के लिए नियम

एक पेशेवर छवि पेश करने और एक कार्यालय को सुचारू रूप से चलाने के लिए उचित टेलीफोन शिष्टाचार आवश्यक है। बारीकियों को प्राप्त करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि फोन कॉल आमतौर पर कंपनी के साथ ग्राहक की पहली मुठभेड़ का प्रतिनिधित्व करता है। ये वही अलिखित नियम सहकर्मी रिश्तों पर भी लागू होते हैं, जहां एक असभ्य व्यक्ति आसानी से एक अन्यथा सामंजस्यपूर्ण वातावरण को बाधित कर सकता है। कार्यालय टेलीफोन शिष्टाचार के बुनियादी आधार नियमों को सीखना अब आपको बाद में शर्मिंदगी से बचाएगा।

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घोषणा अपने आप को तुरंत

उन्हें जवाब देने में अपनी पहचान का अनुमान लगाने वाले कॉलर को मत छोड़ो। यदि आपके नियोक्ता को एक की आवश्यकता है, तो अपने पूरे नाम और औपचारिक कंपनी ग्रीटिंग के साथ जवाब दें। उदाहरण के लिए, एक फ्रंट ऑफिस रिसेप्शनिस्ट कुछ कह सकता है, "गुड मॉर्निंग, यह जेन डो बोल रहा है, मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूं?" फोन पर रहते हुए कभी भी गम न खाएं और न ही चबाएं। यदि कॉल करने वाला संदेश छोड़ रहा है, तो विवरण को जोर से दोहराएं, ताकि वह जानता है कि आप उन्हें समझ रहे हैं। मैसेज स्लिप में मुड़ने से पहले प्रत्येक कॉल का समय और तारीख नोट करें।

अपने स्पीकरफोन पर अंकुश लगाएं

स्पीकर कॉल जैसी निजी सेटिंग्स पर स्पीकरफोन को प्रतिबंधित करें, जहां बंद दरवाजों के पीछे वॉल्यूम का स्तर रखना आसान है। परेशान करने वाले सहकर्मियों से बचने के लिए उन्हें क्यूबिकल्स या खुली जगहों से बाहर रखें। व्यवसाय करने में, सुनिश्चित करें कि सभी पक्ष जानते हैं कि आप स्पीकरफ़ोन का उपयोग कर रहे हैं और शुरू करने से पहले अपना समझौता कर लें। एक बार एक बैठक समाप्त हो जाने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपने गैर वाजिब टिप्पणियों को सुनने के लिए स्पीकरफ़ोन को डिस्कनेक्ट कर दिया है जो कि आप या अन्य लोग करते हैं।

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हेडफोन खाई

हेडफ़ोन या ब्लूटूथ हेडसेट्स को अपने डेस्क पर रखें, जब आप इसे किसी भी लम्बाई के लिए छोड़ देते हैं, जैसे कि टॉयलेट का उपयोग करना या एक सामान्य क्षेत्र में व्यक्तिगत ब्रेक लेना। अन्यथा, सहकर्मी आपका ध्यान आकर्षित करने के लिए संघर्ष करेंगे, क्योंकि उन्हें पता नहीं चलेगा कि क्या आप कॉल ले रहे हैं।जब आप उनका उपयोग नहीं कर रहे हैं तो ईयरपीस या हेडफ़ोन पहनना भी असभ्य है, क्योंकि यह बताता है कि आप अन्य लोगों के साथ जुड़ने के इच्छुक नहीं हैं।

आवाज कम करें

फोन पर रहते हुए कभी भी अपने आसपास का ट्रैक न खोएं। हर समय शांत, संवादात्मक स्वर में बोलें - लेकिन अपनी आवाज़ कम करें अगर सहकर्मी चिढ़चिढ़े नज़र आते हैं, तो बिजनेस इनसाइडर के अक्टूबर 2013 के लेख "इंटर फोन एटिकेट्स रूल्स फॉर प्रोफेशनल लाईट लाईन नो इंटरव्यू" में जाना चाहिए। सेल फोन जैसे उपकरणों के लिए समान नियमों का पालन करें। काम के कार्यों को बाधित करने से बचने के लिए उन्हें कंपन पर छोड़ दें, और सामान्य रिंगटोन चुनें। उदाहरण के लिए सहकर्मी अपघर्षक हिप-हॉप या गति धातु के आपके प्यार को साझा नहीं कर सकते हैं।

माइंड योर वॉयसमेल

ध्वनि मेल अभिवादन में कॉल करने वालों के लिए अपना नाम, शीर्षक और निर्देश दें। अपने नियोक्ता के उपयोगकर्ता दिशानिर्देशों का पालन करें। उदाहरण के लिए, पेसिफिक विश्वविद्यालय को कर्मचारियों को नियमित रूप से अपने अभिवादन को अपडेट करने की आवश्यकता होती है - इसलिए यदि कोई कार्यकर्ता अभी भी छुट्टी पर है तो कॉल करने वाले आश्चर्यचकित नहीं होते हैं। अपने ध्वनि संदेशों में रसीला बनें, क्योंकि प्राप्तकर्ता के पास मूल विवरण से अधिक सुनने का समय नहीं हो सकता है। हालाँकि, अपना फ़ोन नंबर धीरे-धीरे कहें, इसलिए कॉल करने वाला आपके संदेश को बार-बार दोहराता नहीं है।