हालाँकि, ये सिस्टम आमतौर पर "इसे सेट करने और इसे भूलने" का दावा करते हैं। यह भ्रामक हो सकता है और इसके परिणामस्वरूप अवास्तविक अपेक्षाएं हो सकती हैं, साथ ही त्रुटिपूर्ण कार्यान्वयन रणनीतियां भी हो सकती हैं।
सौभाग्य से, स्वचालन प्रणालियों से मूल्य का एक बड़ा सौदा प्राप्त करना संभव है जब तक आप उनके फायदे और उनकी सीमाओं दोनों को समझते हैं।
यह समझना महत्वपूर्ण है कि आपकी कंपनी के भीतर कौन सी प्रक्रियाएँ विश्वसनीय रूप से स्वचालित हो सकती हैं। इनमें पेरोल, बिलिंग, लागत लेखांकन, आईटी अवसंरचना निगरानी, इंटरनेट से संबंधित विपणन, संभावना और ग्राहक सगाई प्रबंधन, प्रतिस्पर्धी खुफिया निगरानी और कई अन्य शामिल हो सकते हैं। चाल यह निर्धारित करने के लिए है कि कौन सी प्रक्रियाएं, यदि स्वचालित हो, विशेष रूप से आपकी कंपनी के लिए सबसे अधिक मूल्य प्रदान करेगी।
इस मूल्य को निर्धारित करने के लिए एक विधि में कर्मचारी के समय को सावधानीपूर्वक ट्रैक करना शामिल है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि कर्मचारी बड़ी मात्रा में प्रक्रियाओं पर खर्च कर रहे हैं जो आसानी से स्वचालित हो सकते हैं। ऐसे मामलों में, एक स्वचालित प्रणाली को लागू करना अक्सर कर्मचारियों को अन्य कार्यों पर काम करने के लिए मुक्त करने के दौरान थकाऊ गतिविधियों पर खर्च किए गए समय को कम करके निवेश पर उच्च रिटर्न प्रदान करता है।
स्वचालन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विशिष्ट सॉफ़्टवेयर का चयन करना और उसे लागू करना, यहां पूरी तरह से कवर करने के लिए एक विषय व्यापक है (जहां सलाहकार अपना पैसा बनाते हैं)।
कहा जा रहा है, एक बार जब आप यह निर्धारित कर लेते हैं कि आपके व्यवसाय के भीतर कौन सी प्रक्रियाएँ सफलतापूर्वक स्वचालित की जा सकती हैं, तो याद रखने के लिए कुछ ऑटोमेशन सॉफ्टवेयर सार्वभौमिक सर्वोत्तम अभ्यास हैं:
एकीकरण कार्यशीलता
सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा चुनी गई प्रणाली के भीतर एकीकरण कार्यक्षमता मौजूद है। आधुनिक व्यावसायिक कार्यक्रमों को एक-दूसरे के साथ संवाद करना चाहिए ताकि आप डेटा को इकट्ठा, पुनर्प्राप्त और हेरफेर कर सकें, हालांकि आप फिट दिखते हैं।
यदि कोई प्रोग्राम बहुत सारे मालिकाना प्रोटोकॉल का उपयोग करता है, तो सॉफ्टवेयर के लिए कहीं और देखें जो दूसरों के साथ अच्छा खेलेंगे।
दीर्घायु
स्वचालन कार्यक्रमों को चुनने पर विचार करने के लिए एक और महत्वपूर्ण कारक दीर्घायु है। आला कार्यक्रम जो व्यवसाय सेटिंग में नए और अपेक्षाकृत अप्रमाणित हैं, क्योंकि वे लंबे समय तक नहीं रह सकते हैं। इसलिए, भले ही कार्यक्रम विज्ञापन के रूप में काम करता है, आप एक अपडेट की आवश्यकता होने पर अटक सकते हैं और व्यापार के तहत चला गया है।
जब मुख्य व्यवसाय प्रक्रियाओं को स्वचालित करने की बात आती है, तो उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यक्रमों से चयन करना बुद्धिमानी है जो समय की कसौटी पर खरे उतरे हैं। छोटे व्यवसाय अक्सर स्वचालन बुनियादी ढांचे की नींव प्रदान करने के लिए क्विकबुक, एडीपी और यहां तक कि माइक्रोसॉफ्ट डायनेमिक्स जीपी को देखते हैं। हालाँकि ये सभी की ज़रूरतों पर पूरी तरह से खरे नहीं उतरते हैं, फिर भी हर कोई एक सावधान नज़र आता है।
मॉनिटर और अपडेट
अंत में, ध्यान रखें कि सबसे उन्नत स्वचालन प्रणाली को नियमित निगरानी और अपडेट के बिना चलाने के लिए नहीं छोड़ा जा सकता है। सामान्य तौर पर, उचित कामकाज सुनिश्चित करने के लिए कार्यक्रमों की दैनिक जांच की जानी चाहिए ताकि किसी भी मुद्दे को जल्दी से ठीक किया जा सके।
यदि आपके द्वारा चुना गया सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम एक रखरखाव अनुबंध प्रदान करता है, तो आप इसमें निवेश करने में बुद्धिमान होंगे। स्वचालन प्रणालियों को एक वर्ष में कम से कम दो बार पुनर्मूल्यांकन या अद्यतन किया जाना चाहिए। कभी-कभी, एक रखरखाव अनुबंध में स्वचालित सॉफ़्टवेयर अपडेट शामिल होंगे, जो एक बहुत ही मूल्यवान लाभ है।
आपकी दैनिक प्रक्रियाओं के साथ सहज एकीकरण की गारंटी देने के लिए नियमित रखरखाव के लिए आवश्यक सॉफ्टवेयर में तेज़ी से बदलाव होते हैं। यदि आपको पता चलता है कि सॉफ़्टवेयर अपडेट होने के बाद भी पिछड़ रहा है या समस्याएँ पैदा कर रहा है, तो आपको निश्चित रूप से प्रतिस्थापन की तलाश करने पर विचार करना चाहिए। एक नई स्वचालन कार्यक्रम को लागू करने की असुविधा अक्सर बढ़े हुए कार्यक्षमता के कारण कम हो जाती है।
स्वचालन कार्यक्रम आपकी कंपनी की निचली रेखा को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि इसे न अपनाया जाए। आपकी कार आपको काम करने के लिए ड्राइव नहीं करती है और आपका स्टोव अपने आप खाना नहीं बनाता है। केवल लोग व्यवसाय चला सकते हैं। जब सॉफ्टवेयर को चलाने के लिए छोड़ दिया जाता है, तो खराब चीजें होती हैं।
एक ठोस कार्यान्वयन और रखरखाव रणनीति बनाने पर ध्यान दें और आप अपने लाभ को बढ़ाते हुए अपनी प्रक्रियाओं को कारगर बना सकते हैं।
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