एक छोटे से व्यवसाय के स्वामी के रूप में, खाली समय शायद ऐसा कुछ नहीं है जो आपके पास बहुत अधिक है। आपके पास बहुत सारे कार्य हैं जिन्हें पूरा करने और समय सीमा को पूरा करने के लिए कार्य हैं। तो आप कम समय में इन कार्यों को कैसे बेहतर ढंग से पूरा कर सकते हैं?
नीचे आपके कार्यदिवस में समय बचाने में मदद करने के लिए 50 समय की बचत युक्तियाँ दी गई हैं।
छोटे व्यवसायों के लिए 50 समय की बचत युक्तियाँ
1. लक्ष्य निर्धारित करें
$config[code] not foundप्रत्येक सुबह, उन चीजों की एक विस्तृत टू-डू सूची लिखें, जिन्हें आप उस दिन पूरा करना चाहते हैं।
2. एक योजना बनाएँ
यह पता लगाएं कि आप अपनी दैनिक सूची में प्रत्येक आइटम को कब और कैसे पूरा करेंगे - क्या आपको सहायता, आपूर्ति आदि की आवश्यकता होगी?
3. महत्व द्वारा प्राथमिकता
यह अनिवार्य है कि कभी-कभी आपको अपनी टू-डू सूची से आइटमों को काटना होगा, इसलिए सबसे पहले यह तय करें कि सबसे महत्वपूर्ण आइटम क्या हैं और प्राथमिकता दें।
4. आग्रह द्वारा प्राथमिकता
आपको उन परियोजनाओं को प्राप्त करने की आवश्यकता होगी जिनके पास जरूरी समय सीमाएं हैं ताकि जो बाद में अगले सप्ताह के लिए हैं उन्हें छोड़ दें।
5. बड़े टास्क को तोड़ें
यदि आपकी सूची में कुछ भारी वस्तुएं शामिल हैं, तो उन्हें छोटे, अधिक प्रबंधनीय कार्यों में तोड़ दें।
6. यथार्थवादी बनें
एक घंटे में सब कुछ पूरा करने की उम्मीद नहीं है। अपनी सीमाओं और अपनी क्षमताओं को जानें।
7. ट्रैक योर टाइम
बेहतर तरीके से समझने के लिए कि आप वास्तव में अपना समय कैसे बिताते हैं, कुछ दिन लें और जो कुछ भी आप करते हैं उसे लिख लें और इसमें कितना समय लगता है। ब्रेक, ईमेल, सोशल मीडिया और बाकी सब कुछ शामिल करें, ताकि आपको पता चले कि आपके सबसे बड़े समय के विपत्तियां क्या हैं।
8. समय सीमा निर्धारित करें
एक परियोजना को पूरा करने के लिए कुछ प्रेरणा की आवश्यकता है? अपने लिए एक समय सीमा तय करें और दूसरों को इसके बारे में बताएं ताकि वे आपको जवाबदेह ठहरा सकें।
9. घड़ी पर एक आंख रखें
आप समय के बारे में लगातार देखना नहीं चाहते हैं, लेकिन आप उस दिन को अपने से दूर नहीं होने देना चाहते क्योंकि आप ध्यान नहीं दे रहे हैं। रस्ते पे रहो।
10. रिमाइंडर सेट करें
यदि आपके पास कोई समय सीमा या बैठक हो रही है, तो अपने फोन पर एक अनुस्मारक सेट करें जो कुछ समय पहले बंद हो जाएगा।
11. अनुसूची ब्रेक
सभी को दिन भर ब्रेक लेने की आवश्यकता होती है, इसलिए दिन के लिए अपने कार्यों को निर्धारित करते समय उनके लिए खाते में आना सुनिश्चित करें।
12. ईमेल और सोशल मीडिया के लिए अनुसूची समय
ईमेल और सोशल मीडिया बड़े समय की आपदा हो सकती है। इसमें आते ही हर ईमेल का जवाब न दें और पूरे दिन फेसबुक या ट्विटर को खुला न छोड़ें। इसके बजाय, इन कार्यों को पूरा करने के लिए दिन भर में एक छोटा ब्लॉक या दो शेड्यूल करें।
13. एक केंद्रीय सामाजिक मीडिया प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करें
यदि आप विपणन उद्देश्यों के लिए सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं, तो आपके पास एक से अधिक खाते होने की संभावना है। HootSuite जैसे केंद्रीय डैशबोर्ड का उपयोग करने से आपको साइटों के बीच आगे और पीछे जाने से बचने में मदद मिल सकती है, और यहां तक कि आपको पूरे दिन पोस्ट शेड्यूल करने की अनुमति भी देता है ताकि आपको लगातार साइन इन करने की आवश्यकता न हो।
14. विक्षेप से बचें
सोशल मीडिया और ईमेल के अलावा, कई अन्य व्यवधान हैं जो आपको पूरे दिन के लिए समय बर्बाद कर सकते हैं। यदि आप घर पर काम करते हैं, तो टीवी बंद कर दें। यदि आप किसी कार्यालय में काम करते हैं, तो गंदी सहकर्मियों से बचने के लिए वाटर कूलर के लिए एक अलग रास्ता अपनाएँ।
15. एक समय में एक टास्क पर रहना
मल्टी-टास्किंग एक समय बचाने की तरह लग सकता है, लेकिन यह नहीं है। एक कार्य पर ध्यान दें, उसे पूरा करें और फिर आगे बढ़ें।
16. बैच कार्य
लगातार इसी तरह के कार्यों को करने में मदद मिल सकती है। उदाहरण के लिए, अपने सभी फ़ोन को दिन-प्रति-दिन बैक-टू-बैक करें।
17. कार्य को बढ़ाएं
जब आपके पास पूरा करने के लिए वास्तव में मुश्किल काम है, तो इसे पूरा करने के लिए खुद को पुरस्कार दें। यह ब्रेक लेने जितना सरल हो सकता है।
18. परिणाम पर ध्यान दें
आपको इस बात का अंदाजा होना चाहिए कि आप प्रत्येक कार्य को अपनी सूची में क्यों कर रहे हैं। अपने आप से पूछें कि प्रत्येक आइटम आपकी कंपनी को कैसे प्रभावित करेगा और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करेगा।
19. महत्वहीन विवरण पर तनाव न करें
यदि आपके व्यवसाय पर कुछ प्रभाव नहीं पड़ता है, तो इसके बारे में तनाव न करें। पूर्णतावाद एक बड़ा समय नुक़सान हो सकता है।
20. अच्छी आदतें बनाएँ
नियमित रूप से फाइलों को क्रमबद्ध करने, समय पर ढंग से ईमेल का जवाब देने और किसी भी अन्य कार्यों को पूरा करने की आदत बनाएं जो आपकी टू-डू सूची में दिखाई दें ताकि यह जल्दी से नियमित हो जाए।
21. गैर जरूरी को हटा दें
उन वस्तुओं को हटा दें जो अब शारीरिक और इलेक्ट्रॉनिक दोनों तरह से आपके मिशन के लिए एक उद्देश्य की पूर्ति नहीं करते हैं।
22. ईमेल फिल्टर और अभिलेखागार का उपयोग करें
ईमेल फ़िल्टर और अभिलेखागार का उपयोग करें ताकि आप किसी विशेष संदेश की तलाश में घंटों न बिताएँ। आपका ईमेल प्रोग्राम आपके सभी संचारों को व्यवस्थित रखने के लिए सबसे आसान उपकरण प्रदान करता है, इसलिए उन सुविधाओं का बुद्धिमान उपयोग करें।
23. सीमा बैठक
बैठकें आवश्यक हो सकती हैं, लेकिन यदि वे बहुत लंबे समय तक चलते हैं या बहुत बार होते हैं, तो वे समय की बर्बादी में बदल सकते हैं। केवल महत्वपूर्ण बैठकों को स्वीकार करें और शेड्यूल करें।
24. एक आभासी सहायक किराया
वर्चुअल असिस्टेंट आपको ईमेल, बहीखाता, शेड्यूलिंग और रिसर्च जैसे दैनिक कार्यों में मदद कर सकते हैं। जरूरत पड़ने पर खुद की मदद करने पर विचार करें।
25. एक परियोजना प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करें
बेसकैंप जैसी सेवाएं आपकी टीम को समूहों में संवाद करने, समय सीमा निर्धारित करने और फ़ाइलों को संपादित करने और कई अलग-अलग ईमेल थ्रेड के साथ रखने के बिना फ़ाइलों को संपादित करने का एक तरीका प्रदान करती हैं।
26. प्रोजेक्ट्स को एक स्थान पर रखें
दोनों पूरी हो चुकी परियोजनाओं और अभी भी प्रगति पर हैं, एक फ़ोल्डर या क्षेत्र है जहाँ आप जानते हैं कि आप उन्हें पा सकते हैं।
27. रश आवर से बचें
यदि आप मीटिंग करते हैं या मीटिंग के लिए यात्रा करते हैं, तो ट्रैफ़िक और निर्माण को ध्यान में रखें ताकि समय बर्बाद न हो।
28. वर्चुअल मीटिंग्स करें
जब संभव हो तो यात्रा से बचें और इसके बजाय स्काइप या GoToMeeting जैसे कार्यक्रमों के उपयोग पर विचार करें।
29. स्वचालित पेरोल
मैन्युअल रूप से घंटों और खर्चों पर नज़र रखने के बजाय, एक पेरोल प्रणाली में निवेश करें जो आपके लिए सभी काम करेगी।
30. नोट्स लें
नोट और विचारों को संक्षेप में बताने या विचारों, चित्रों को संग्रहीत करने के लिए एवरनोट जैसे ऐप का उपयोग करने के लिए हर समय अपने साथ एक नोटबुक रखें, ताकि आप बाद में उनके बारे में सोचने के लिए समय व्यतीत न करें।
31. प्रौद्योगिकी का लाभ उठाएं
बहुत सारे समय की बचत और संगठनात्मक ऐप और सेवाएं उपलब्ध हैं जैसे ड्रॉपबॉक्स, जो आपको अपने फ़ोटो, डॉक्स और वीडियो कहीं भी लाने देता है। उन लोगों को खोजें जो आपके लिए काम करते हैं।
32. दूर नहीं जाना चाहिए
एक बार में बहुत अधिक उत्पादकता अनुप्रयोगों और सेवाओं का उपयोग करने का प्रयास एक समय नुक़सान हो सकता है। उनमें से कई का उपयोग न करें कि आप उन पर अधिक समय खर्च करते हैं जो आप बचाते हैं।
33. प्रतिनिधि
अपनी टीम से उन कार्यों को करने के लिए कहें, जिनके लिए आपके पास समय नहीं है या जिनके साथ आप जानते हैं कि वे एक अच्छा काम करते हैं।
34. लेखा सॉफ्टवेयर में निवेश
अंतहीन स्प्रेडशीट रखने से बहुत अधिक सिरदर्द हो सकता है और समय बर्बाद हो सकता है। अपने सभी खाते की जानकारी को एक स्थान पर व्यवस्थित रखें।
35. एक संगठित कार्यक्षेत्र रखें
जब आप किसी फाइलिंग सिस्टम को लागू कर सकते हैं और उसे कुछ ही सेकंड्स में पा सकते हैं, तो किसी विशेष दस्तावेज़ की तलाश में अपने डेस्क के माध्यम से घंटों की राइफलिंग करें।
36. बैक अप योर फाइल्स
चाहे एक्सटर्नल हार्ड ड्राइव, हार्ड कॉपी या ऑनलाइन बैकअप, कंप्यूटर मेल्टडाउन के मामले में आपकी सभी महत्वपूर्ण फाइलों का बैकअप बनाते हैं। इस उद्देश्य के लिए कार्बोनाइट या मोज़ी जैसी ऑनलाइन सेवा पर विचार करें।
37. सामान्य रूप से प्रयुक्त प्रपत्रों के लिए टेम्प्लेट रखें
जब आप सामान्य रूप से सहेजे जा सकते हैं तो एक ही पैराग्राफ को बार-बार लिखने में समय व्यतीत न करें। बस खरोंच से शुरू करने के बजाय इसका उपयोग करें और हर बार कुछ अपडेट करें।
38. शॉर्टकट का उपयोग
कीबोर्ड और ब्राउज़र शॉर्टकट का उपयोग करें और अपने सभी आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रमों को अपने डेस्कटॉप पर आसानी से सुलभ स्थान पर रखें।
39. स्वचालित व्यय
देर से भुगतान और वास्तव में हर महीने बिल का भुगतान करने में लगने वाले समय से बचने के लिए जब भी संभव हो, स्वचालित बिल भुगतान सेवाओं का उपयोग करें।
40. क्लाउड-आधारित कैलेंडर का उपयोग करें
कैलेंडर एप्लिकेशन आपको महत्वपूर्ण मीटिंग और समय सीमा पर अपडेट रख सकते हैं और अपडेट करने में लंबा समय नहीं लगता। इस उद्देश्य के लिए Google कैलेंडर का उपयोग करने पर विचार करें।
41. एक सहयोग प्रणाली है
चाहे आप बेसकैंप या गूगल डॉक्स जैसे प्लेटफॉर्म का उपयोग करें या अधिक पारंपरिक तरीकों से चिपके रहें, आपके पास सहयोग के लिए एक सेट सिस्टम होना चाहिए ताकि आपकी टीम भ्रमित और असंगठित न हो।
42. "नहीं" कहें
केवल इसलिए काम नहीं करेगा क्योंकि कोई आपसे पूछता है। यदि आपके पास समय नहीं है और यह आपके व्यवसाय में मदद नहीं करता है, तो ऐसा न करें।
43. डाउन टाइम का अधिकतम लाभ उठाएं
वेटिंग रूम में, मेट्रो या यहां तक कि लंबी लिफ्ट राइड पर बिताए जाने वाले समय का उपयोग आपके कैलेंडर को अपडेट करने, नोट्स लिखने या अन्य सरल कार्यों को पूरा करने के लिए किया जा सकता है।
44. पुरानी फाइलें साफ करें
पुरानी फ़ाइलों के अपने कंप्यूटर को रिडिंग करने से आप न केवल अधिक प्रासंगिक फ़ाइलों की तलाश में उनके माध्यम से उतारा जा सकता है, बल्कि यह आपके कंप्यूटर को गति भी दे सकता है और आपको अंतहीन लोडिंग पृष्ठों के भाग्य से बचा सकता है।
45. मोबाइल एप्लिकेशन का उपयोग करें
मोबाइल उत्पादकता ऐप, मोबाइल कैलेंडर ऐप, मोबाइल सूची ऐप हैं - ये सभी कार्य पूरा करने में मदद कर सकते हैं और समय की बचत कर सकते हैं जबकि कंप्यूटर के सामने नहीं।
46. अपनी आदतें जानें
यदि आप एक प्रारंभिक पक्षी हैं, तो अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को जल्दी से निकाल दें। यदि आप एक रात के उल्लू हैं, तो अपने आप को सुबह बड़ी परियोजनाओं में बदलने के लिए मजबूर न करें। अपनी ताकत के लिए खेलते हैं।
47. अपने कार्यदिवस को छोटा करें
फ्रीलांस फोल्डर पर एक ब्लॉग पोस्ट में, लेक्सी रोड्रिगो बताते हैं कि अपने कार्यदिवस को काटने का समय आपको आवंटित समय के भीतर अधिक पूरा करने के लिए मजबूर करेगा।
48. अनपेक्षित के लिए कमरा छोड़ दें
जिन चीज़ों के लिए आपने योजना नहीं बनाई थी, वे पूरे दिन चलेंगी। अपनी टू-डू सूची बनाते समय इसे ध्यान में रखें।
49. शांत घंटे हैं
यदि आप किसी कार्यालय में काम करते हैं, तो किसी महत्वपूर्ण कार्य पर काम करते समय अपने दरवाजे पर "परेशान न करें" चिन्ह लगाएं। यदि आप घर से काम करते हैं, तो उस समय के लिए अपने फोन को चुप करा दें। यदि आप इस क्षेत्र में विचलित होते हैं, तो आप अपनी एकाग्रता खो सकते हैं और आवश्यकता से अधिक समय खर्च कर सकते हैं।
50. ओवर-शेड्यूल न करें
आप इस बारे में आशावादी हो सकते हैं कि आप उस दिन कितना कर सकते हैं। लेकिन बहुत अधिक सूची बनाना केवल बाद के दिनों में आपको अभिभूत करने वाला है।
यदि आप ऊपर सूचीबद्ध कुछ समय बचत युक्तियों को भी लागू करते हैं, तो आपको अपने कार्यदिवस और अपनी उत्पादकता में अंतर दिखाई देने लगेगा - और आप यह भी नोटिस कर सकते हैं कि आपके पास थोड़ा और खाली समय है।
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