यदि आप अन्य छोटे व्यवसाय के मालिकों की तरह हैं, तो आपने हाल के वर्षों में ऑनलाइन बैठकों में एक बढ़ती हुई राशि खर्च की है। लेकिन इस प्रकार की बैठकों में मुश्किल परिस्थितियाँ शामिल होती हैं, जैसे कि सम्मेलन की मेज या ग्राहक के कार्यालय में आयोजित पुरानी स्कूल बैठक, जिसे आप याद रखना चाहते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अन्य सभी मीटिंग प्रतिभागियों के लिए विनम्र हैं, ऑनलाइन बिजनेस मीटिंग शिष्टाचार के लिए यहां 50 सुझाव दिए गए हैं।
$config[code] not foundऑनलाइन बिजनेस मीटिंग शिष्टाचार टिप्स
केवल आवश्यक मीटिंग शेड्यूल करें
बैठकों का पहला नियम, यहां तक कि ऑनलाइन वाले, यह है कि उन्हें एक विशिष्ट उद्देश्य की सेवा करनी चाहिए। यदि यह कुछ ऐसा है जिसे आप केवल एक त्वरित ईमेल भेज सकते हैं या किसी अन्य, कम समय लेने वाले तरीके से हल कर सकते हैं, तो अपनी टीम को पूरी बैठक के माध्यम से बैठकर अपना समय व्यतीत न करें।
आवश्यक लोगों को आमंत्रित करें
इसी तरह, आपकी बैठक में केवल वही शामिल होना चाहिए जो वास्तव में बातचीत के लिए आवश्यक हो। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को आमंत्रित करते हैं, जिसके बारे में जानकारी वास्तव में प्रासंगिक नहीं है, तो आप सिर्फ अपना समय बर्बाद करेंगे।
अयोग्य अतिथियों को आमंत्रित न करें
आपको सभी को यह भी स्पष्ट करना चाहिए कि कौन अतिथि सूची में है। मीटिंग शुरू होने पर आप किसी को आश्चर्यचकित नहीं करना चाहते हैं।
निर्धारण के बारे में लोगों से पूछें
ऑनलाइन मीटिंग्स के लिए, आवश्यक प्रतिभागियों से कई बार यह पूछना भी एक अच्छा विचार हो सकता है कि उनके लिए काम करने के बजाय सिर्फ समयबद्धन करें और फिर लोगों को आमंत्रित करें।
एक आधिकारिक निमंत्रण भेजें
एक बार जब आप एक समय और तारीख चुन लेते हैं, तो आप Google कैलेंडर जैसे कार्यक्रम पर एक आधिकारिक निमंत्रण भेज सकते हैं ताकि लोगों के पास उस विशिष्ट समय को आरक्षित करने का एक आसान तरीका हो।
यदि आवश्यक हो तो पुष्टि करें
यदि आपने किसी मीटिंग को समय से पहले निर्धारित किया है, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि जिन लोगों के साथ आप मीटिंग कर रहे हैं, उनके साथ जल्दी ही पुष्टि कर लें।
एक विशिष्ट एजेंडा भेजें
बैठक से पहले, यदि संभव हो तो कम से कम कुछ दिनों से एक सप्ताह पहले, बैठक में शामिल होने वाले सभी प्रतिभागियों को एक एजेंडा भेजें।
एक सेट समय सारिणी प्रस्तुत करें
आपको अपने एजेंडे में बार भी शामिल करना चाहिए ताकि उपस्थित लोगों को अपने बाकी दिनों की योजना बनाने की क्षमता होगी।
लोगों को पता है कि क्या उम्मीद है
यदि आपको बैठक के दौरान लोगों को कोई दस्तावेज या अन्य सामग्री सुलभ होनी चाहिए, चाहे वह एक महत्वपूर्ण दस्तावेज हो या कुछ क्लाइंट संपर्क जानकारी हो, तो उसे पहले ही स्पष्ट कर दें।
सुनिश्चित करें कि हर कोई ऑनलाइन कॉन्फ्रेंस रूम तक पहुंच सकता है
यदि आप एक वर्चुअल मीटिंग कर रहे हैं, तो यह सुनिश्चित करना एक अच्छा विचार है कि पहले से सभी के साथ जांच करें कि आपके पास उस प्रोग्राम तक पहुंच है जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। यदि आपकी मीटिंग में शामिल होने के लिए उन्हें ऐप डाउनलोड करने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें पर्याप्त समय दें।
पहले से टेस्ट कराएं
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप मीटिंग को सुचारू रूप से पूरा करने के लिए पहले से ही अपने स्वयं के मीटिंग ऐप या प्रोग्राम का परीक्षण करेंगे, यह भी एक अच्छा विचार है।
एक उपयुक्त उपयोगकर्ता नाम और फोटो रखें
यदि आप मीटिंग्स के लिए Skype जैसे प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका उपयोगकर्ता नाम और फ़ोटो पेशेवर बैठकों के लिए उपयुक्त हैं।
समय क्षेत्र की पुष्टि करें
वर्चुअल मीटिंग के साथ, आपको समय-क्षेत्र के बारे में भी स्पष्ट होना चाहिए जब आप शेड्यूल कर रहे हों। यह मत मानिए कि नए संपर्क आपके समय क्षेत्र में हैं।
समय पर दिखाएँ
चाहे आप बैठक को चला रहे हों या केवल अतिथि के रूप में भाग ले रहे हों, आपको समय पर दिखाना होगा। वास्तविक रूप से, आपको सुरक्षित होने के लिए थोड़ा जल्दी होना चाहिए।
कॉल अगर आप एक संघर्ष है
यदि आपके पास एक आपातकालीन या संघर्ष है जो आपको एक बैठक को याद करने या देर से आने देगा, तो आपको मेजबान या उपस्थित लोगों को जितनी जल्दी हो सके बताने की आवश्यकता है। यदि आपका संघर्ष बैठक के दिन उठता है, तो इसका मतलब है कि आपको व्यक्ति को कॉल करने की आवश्यकता है ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि उन्हें संदेश मिल गया है।
सभी के आगमन की प्रतीक्षा करें
एक बार जब आप अपने ऑनलाइन सम्मेलन कक्ष में डायल या प्रवेश कर जाते हैं, तो लोगों का स्वागत करें जैसा कि वे दिखाते हैं, लेकिन वास्तव में गोताखोरी करने से पहले आप सभी को इंतजार है जो आप जानते हैं।
एक शांत स्थान चुनें
भले ही आप मूल रूप से कहीं से भी ऑनलाइन मीटिंग कर सकते हैं, लेकिन कहीं शांत होना सबसे अच्छा है जहां बहुत अधिक विचलित या शोर नहीं होगा।
वॉल्यूम सही दूर स्थापित करें
जब हर कोई ऑनलाइन सम्मेलन में दिखाई देता है, तो सभी का कहना है कि वॉल्यूम का परीक्षण करने के लिए हैलो करें ताकि आप आवश्यक होने पर तुरंत समायोजन कर सकें।
ठीक ढंग से कपड़े पहनें
यदि आप वीडियो कॉन्फ्रेंस में भाग ले रहे हैं, तो आपको अपनी उपस्थिति पर विचार करने की आवश्यकता है। यह उतना महत्वपूर्ण नहीं हो सकता, जितना कि इन-मीटिंग के लिए। लेकिन आपको अभी भी पेशेवर दिखने की जरूरत है।
परिचय कराओ
यदि आपने ऐसे लोगों को आमंत्रित किया है, जो एक-दूसरे को ऑनलाइन मीटिंग के लिए नहीं जानते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से पेश करते हैं या उन्हें बैठक की शुरुआत में अपना परिचय देने का अवसर देते हैं।
नाम याद रखें
चाहे आप पहली बार या सातवीं बार किसी से मिल रहे हों, नाम याद रखना और वास्तव में उनका उपयोग करना जब लोगों का अभिवादन एक लंबा रास्ता तय कर सकता है।
विषय पर बने रहें
बैठक के दौरान, आप समय-समय पर बातचीत से दूर जा सकते हैं। लेकिन सुनिश्चित करें कि आप हमेशा बातचीत को मुख्य उद्देश्य तक ले जा सकते हैं और घड़ी पर नज़र रख सकते हैं ताकि आप हर किसी के समय के विनम्र हो सकें।
जोर से बोलो
जब आप किसी मीटिंग के दौरान बोल रहे हों, तो सुनिश्चित करें कि हर किसी को आपकी बात सुनने के लिए पर्याप्त रूप से बधाई और बोलना चाहिए।
दूसरों को बाधित न करें
और जब दूसरे बात कर रहे होते हैं, तो हमेशा अपने खुद के विचार की पेशकश करने से पहले उन्हें पूरा करने दें।
सही बोलने से बचें
जब एक प्रश्न पूरे समूह के सामने रखा जाता है, तो आप बोलने के लिए एक दूसरे का इंतजार करके अजीब रुकावटों से बच सकते हैं। यदि दूसरे ऐसा करते हैं, तो अपनी बारी का इंतजार करें। यदि कोई नहीं बोलता है, तो आप जाने के लिए अच्छा है
लंबे विचार साझा करने से पहले पूछें
यदि आपके पास साझा करने के लिए एक लंबा विचार या विचार है, तो पूछें कि यदि आप समय पर कम चल रहे हैं, तो ऐसा करना पहले से ठीक है। आप इसे बाद में ईमेल में राउंड अप कर सकते हैं या किसी अन्य मीटिंग में साझा कर सकते हैं।
जब आप बोल नहीं रहे हों तो म्यूट करें
पृष्ठभूमि शोर से बचने के लिए दूसरों के लिए एक व्याकुलता बनने से बचें, जब आप उचित समय के लिए नहीं बोल रहे हैं तो बस अपने आप को म्यूट करें।
ध्यान से सुनो
जब आप बात कर रहे हों तो यह भी सुनिश्चित करें कि आप वास्तव में सुनते हैं आप कुछ याद नहीं करना चाहते हैं और फिर बाद में एक प्रश्न में लाते हैं।
आप सुन रहे हैं कि दिखाओ
आपको वास्तव में ऐसे लोगों को भी दिखाना चाहिए जो आप बात करते समय सुन रहे हैं, यदि आप वीडियो कॉन्फ्रेंस पर हैं। बस अपने सिर को अपने नोटों में दफन न करें। उन्हें देखें और सक्रिय सुनने का अभ्यास करें।
हास्य के साथ देखभाल का उपयोग करें
यदि आपको बैठकों के दौरान हास्य का उपयोग करने की आवश्यकता महसूस होती है, तो सुनिश्चित करें कि यह आपके दर्शकों के लिए उपयुक्त है। जब आप सिर्फ टीम के सदस्यों से बात कर रहे हों तो यह बहुत आसान है। लेकिन ग्राहकों या उन लोगों से मिलते समय अधिक सावधानी बरतें जिन्हें आप अच्छी तरह से नहीं जानते हैं।
आवश्यक दस्तावेजों की प्रतियां प्रदान करें
यदि आप अपनी बैठक के दौरान किसी महत्वपूर्ण दस्तावेज का संदर्भ देते हैं, तो उन वस्तुओं को प्रतिभागियों को मिलने से पहले या उसके दौरान भेजें ताकि वे उन्हें संदर्भ के लिए रख सकें।
प्रस्तुति सामग्री के साथ तैयार रहें
और यदि आपको प्रस्तुति देने के लिए किसी उपकरण की आवश्यकता है, तो सुनिश्चित करें कि सब कुछ पहले से ही अच्छे कार्य क्रम में है, इसलिए आप इसे काम में लाने के लिए समय बर्बाद नहीं कर रहे हैं।
अपने दर्शकों को पता है
अपनी प्रस्तुति या अन्य एजेंडा आइटम तैयार करते समय, यह भी महत्वपूर्ण है कि आप अपने दर्शकों पर विचार करें और विशेष रूप से उनके लिए अपने संदेश को पूरा करें। प्रासंगिक पिचों के साथ लोगों का समय बर्बाद न करें। और उस टोन या विषय का उपयोग न करें, जो आपके साथ मिल रहे सटीक लोगों से अपील करने की संभावना नहीं है।
अपना फोन दूर रखो
आपको अपने फ़ोन को मीटिंग्स के दौरान खामोश रखना चाहिए ताकि यह बाधित न हो।
नर्वस हैबिट्स से बचें
प्रतिभागियों से मिलने के लिए कुछ मामलों में स्वाभाविक है कि वे नर्वस आदतों जैसे पेन या स्मैकिंग गम का अभ्यास करें। लेकिन पेशेवर बैठकों के दौरान उन लोगों से बचने के लिए एक सचेत प्रयास करें।
बात करते समय खाओ मत
आपको ऑनलाइन मीटिंग के दौरान खाने से भी बचना चाहिए। तो पहले से एक स्नैक है।और जब आवश्यक हो तो बात करने के लिए किसी और की बारी आने पर ही पानी को बहाएं।
प्रश्नों के लिए एक समय निर्धारित करें
बैठक में अग्रणी होने पर लोगों से सवाल पूछने का एक अच्छा समय है। और यदि आप भाग ले रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप एजेंडे पर उस अवसर का पता लगा सकते हैं ताकि आप जान सकें कि किसी भी बिंदु को कब लाया जाए।
प्रश्न अनुभाग पर हावी न हों
जब वह प्रश्न अनुभाग सामने आता है, तो आप एक या दो प्रश्न पूछ सकते हैं। लेकिन बातचीत पर हावी न हों। दूसरों को भी मौका दें।
विचारों के लिए क्रेडिट प्रदान करें
यदि आप किसी मीटिंग के दौरान कुछ भी ला रहे हैं जो शुरू में आपके विचार में नहीं था, तो सुनिश्चित करें कि आप प्रवर्तक को क्रेडिट देते हैं। यदि आप नहीं करते हैं, तो लोग यह मान लेंगे कि यह आपका विचार था।
मीटिंग के बाद पर्सनल मैटर्स पर चर्चा करें
यदि समूह की बैठक के दौरान कुछ भी सामने आता है जो वास्तव में केवल आपके और एक अन्य व्यक्ति के लिए प्रासंगिक है, तो हर किसी के समय लेने के बजाय बाद में उस पर चर्चा करने के लिए समय निकालें।
लोगों को बाहर न बुलाएं
आपको कभी-कभी ऐसी परिस्थितियाँ भी आ सकती हैं जहाँ आपकी टीम का कोई सदस्य गलती करता है जो आपकी मीटिंग को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है। लेकिन उन्हें व्याख्यान देने के लिए मीटिंग समय का उपयोग न करें। यदि आवश्यक हो तो चर्चा करने के लिए उस व्यक्ति के साथ बाद में एक निजी बैठक बुलाएं।
दिमाग शांत रखो
और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं, बैठक के दौरान अपना आपा नहीं खोते।
लंबी मीटिंग्स के लिए ब्रेक दें
यदि आप एक बैठक की मेजबानी कर रहे हैं जो कुछ घंटों या उससे अधिक होने जा रही है, तो अपने एजेंडे में अनुसूचित ब्रेक शामिल करें ताकि लोग खाने के लिए कुछ ले सकें, अपने फोन की जांच कर सकें और बाथरूम का उपयोग कर सकें।
समय पर समाप्त करें
बैठक के दौरान, घड़ी पर नज़र रखें, ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि जब आपने कहा था कि बैठक समाप्त हो जाएगी।
लोगों को छोड़ने का अवसर दें
यदि, संयोग से, आपको आवंटित समय में अपनी इच्छित सभी चीज़ों पर चर्चा करने का मौका नहीं मिलता है, तो आप लोगों से पूछ सकते हैं कि क्या वे बैठक में रहना चाहते हैं और समाप्त करना चाहते हैं। लेकिन लोगों को समय पर छोड़ने का मौका दें यदि उनके पास पूर्व प्रतिबद्धताएं हैं।
उपस्थित होने के लिए सभी को धन्यवाद
यदि आपने बैठक बुलाई है, तो सुनिश्चित करें कि आप भी उन सभी को धन्यवाद कहें, जो उनके जाने से पहले उपस्थित थे।
अन्य भाषाओं और संस्कृतियों का संज्ञान लें
कुछ मामलों में, आप अपने आप को विभिन्न पृष्ठभूमि और संस्कृतियों के लोगों से मिल सकते हैं। इसलिए मिलने से पहले अपनी क्षमता के अनुसार उनकी भाषा और रीति-रिवाजों से अवगत रहें।
नोट्स के साथ पालन करें
आपकी बैठक के बाद, ईमेल के माध्यम से लोगों के साथ कुछ नोट्स या रिमाइंडर साझा करना एक अच्छा विचार है। या यदि आपके पास अनुसरण करने के लिए कुछ विशिष्ट नहीं है, तो एक त्वरित धन्यवाद नोट भेजें।
दूसरों के साथ बैठक की जानकारी साझा करने से बचें
जब बैठकों की बात आती है, तो चर्चा की गई आइटम उपस्थित लोगों के समूह में रहना चाहिए, जब तक कि आपको स्पष्ट रूप से अन्यथा नहीं समझाया गया हो। इसलिए उन लोगों के साथ विवरण साझा न करें जो उपस्थिति में नहीं हैं।
किसी भी कार्रवाई आइटम को पूरा करें
और अगर आपने अपनी बैठक के बाद किसी भी कार्य को पूरा करने के लिए स्वेच्छा से काम किया है, तो सुनिश्चित करें कि आप उन वस्तुओं का तुरंत पालन करते हैं।
शटरस्टॉक के माध्यम से वीडियो कॉन्फ्रेंस फोटो
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