उस महत्वपूर्ण बैठक के लिए समय है: क्या आप जानते हैं कि आपकी फाइलें कहां हैं?

एक संगठित दिमाग किसी भी प्रयास में संगठित आउटपुट बनाता है जिसमें वे शामिल होते हैं। एक सुव्यवस्थित व्यवसाय का मतलब है कि एक संगठित दिमाग शो को चला रहा है, और यह उस तरह का व्यवसाय है जो लक्ष्यों तक पहुंचता है।

अपने भौतिक स्थान को व्यवस्थित रखना आसान है, लेकिन वित्तीय सफलता के संदर्भ में यह मायने रखता है कि अंदर क्या मायने रखता है। विशेष रूप से, आपके कंप्यूटर फ़ाइलों और फ़ोल्डरों। एक संगठित कंप्यूटर के बिना, बेदाग कार्यालय सेम की एक पहाड़ी के लायक नहीं है।

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एक संगठित कंप्यूटर देखो की तरह क्या फ़ाइलें और फ़ोल्डर

एक संगठित कंप्यूटर में फ़ाइलें और फ़ोल्डर होते हैं जिन्हें व्यवस्थित किया जाता है ताकि उपयोगकर्ता आसानी से पा सकें कि वे क्या खोज रहे हैं। फ़ाइलों को सहेजते और फ़ोल्डर्स बनाते समय अधिकांश लोग इस इरादे को पकड़ते हैं, लेकिन यह लंबे समय तक नहीं रहता है।

सभी बहुत जल्दी, डेस्कटॉप बंद हो जाते हैं, फ़ोल्डर्स को अतिप्रवाह डाउनलोड करते हैं, और अविकसित इंस्टॉलेशन फाइलें हार्ड ड्राइव के एक बड़े हिस्से का उपभोग करती हैं। नए फ़ोल्डर तब बनाए जाते हैं जब मौजूदा नहीं मिल सकते हैं, और उस समय फ़ाइलों को नाम दिया जाता है जो कुछ भी सुविधाजनक लगता है। यह तब काम नहीं करता है जब आपको किसी मीटिंग में विशिष्ट फ़ाइलों को लाना है या जब आपको उन कर्मचारियों की एक टीम मिली है जिन्हें आपके सर्वर पर फ़ाइलों तक पहुंचने की आवश्यकता है। अपनी फ़ाइलों को नाम देकर पहली बात जो आपके दिमाग में आती है, आप अव्यवस्था पैदा कर रहे हैं।

कंप्यूटर फाइल का आयोजन ऑर्डर के साथ शुरू होता है

फ़ाइल संगठन एक नामकरण सम्मेलन से शुरू होता है। एक नामकरण सम्मेलन आपकी फ़ाइलों के नामकरण के लिए एक पूर्वनिर्धारित टेम्पलेट या संरचना है। उदाहरण के लिए, यदि आप नियमित रूप से Microsoft Word दस्तावेज़ बनाते हैं, तो आप उन्हें एक फ़ाइल नाम के साथ सहेज सकते हैं जो निर्माण की तारीख से शुरू होता है। यदि आपके दस्तावेज़ों में विभिन्न घटनाओं से संकलित जानकारी है, तो आप अपनी फ़ाइलों को "के रूप में सहेज सकते हैं" दिनांक + घटना का नाम + दस्तावेज़ विवरण । "यह आपकी फ़ाइलों को तिथि के अनुसार समूहीकृत करने की अनुमति देता है और फ़ोल्डर के भीतर दूसरी घटना करता है।

जगह में एक नामकरण सम्मेलन के साथ, जब आप फ़ाइल नामों की एक सूची देखते हैं, तो आप उन्हें तुरंत पहचान लेंगे और आपको जो आवश्यक है वह ढूंढने में सक्षम होंगे। नामकरण सम्मेलन का उपयोग करने से दुनिया में सभी अंतर होते हैं, जैसा कि आप इन उदाहरणों में देख सकते हैं जो RevEngine Marketing द्वारा प्रकाशित हैं।

आपके द्वारा उपयोग किया जाने वाला कोई भी नामकरण सम्मेलन इस बात पर आधारित होना चाहिए कि आप बाद में अपनी फ़ाइलों और फ़ोल्डरों की खोज कैसे करेंगे। कई सहायक संगठन टूल के विवरणों के बीच, सेटप एक महत्वपूर्ण बिंदु है: एक अच्छा फ़ाइल नाम आपको यह जानने की अनुमति देता है कि फ़ाइल को खोलने के बिना उसमें क्या है। यदि बहुत देर हो चुकी है और आपको असमान नामों के साथ ढेर सारी फाइलें मिल गई हैं, तो आपको काम करने के लिए नामकरण सम्मेलन और थोक नाम बदलने वाले ऐप के साथ आने के लिए कुछ मिनट चाहिए।

इससे पहले कि आप फ़ाइलों और फ़ोल्डरों का नाम बदलना शुरू करें, स्पष्ट नामकरण सम्मेलन के साथ आएं। एक नामकरण सम्मेलन में फ़ाइल नाम में महत्वपूर्ण जानकारी शामिल होनी चाहिए जैसे:

फ़ाइल बनाने की तिथि। फ़ाइलों की मार्केटिंग के लिए, यह अच्छी तरह से काम करता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आप अपने ईमेल न्यूज़लेटर्स को Word दस्तावेज़ों में भेजने से पहले बनाते हैं और आप कई संशोधन बनाते हैं। आप अपने द्वारा बनाए गए दिनांक के साथ प्रत्येक नए मसौदे को सहेजना चाहते हैं। इस तरह, यदि आप तय करते हैं कि आप अपने द्वारा बनाए गए मसौदे पर वापस लौटना चाहते हैं, तो आप कर सकते हैं।
फ़ाइल सामग्री का प्रतिनिधित्व करने की तारीख। उदाहरण के लिए, यदि आप एक समय में दर्ज किए जाने वाले ऐतिहासिक घटनाओं पर डेटा एकत्र कर रहे हैं, तो आप फ़ाइल नाम में ऐतिहासिक घटना की तारीख का उपयोग करना चाह सकते हैं। जब आप इन फ़ाइलों को किसी फ़ोल्डर में देखते हैं, तो वे अल्फ़ान्यूमेरिक रूप से तारीख तक व्यवस्थित होंगे, जिससे कालानुक्रमिक क्रम में सामग्री को निकालना आसान हो जाता है।
आपकी सामग्री जिस स्थान से प्राप्त हुई थी। यदि आप नेटवर्किंग ईवेंट में भाग लेते समय जानकारी एकत्र करते हैं, तो फ़ाइल नाम में स्थान जोड़ने से आपको बाद में सही जानकारी प्राप्त करने में मदद मिलेगी। आपको अचानक एहसास हो सकता है और फ़ाइल को पिछले साल के डिजिटल हॉलीवुड से जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है, लेकिन जब तक आप फ़ाइल नाम में "डिजिटल हॉलीवुड" या "डीएच" नहीं डालते हैं, आपको इसे खोजने के लिए दस्तावेज़ खोलने होंगे।
विशिष्ट तिथि विकल्प। "08-12-2015" की तरह एक पूर्ण तिथि का उपयोग करने के बजाय, आप अपने फ़ाइल नाम में क्वार्टर को संदर्भित करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, “2015-Q3” 2015 की तीसरी तिमाही का प्रतिनिधित्व करेगा। यदि आपको किसी भी वर्ष की तीसरी तिमाही से संदर्भ जानकारी की आवश्यकता है, तो आपके फ़ाइल नामों को तिमाही द्वारा आयोजित किया जाना चाहिए। अन्यथा, आपको सही फ़ाइल प्राप्त करने से पहले क्वार्टर में विशिष्ट तिथियों का अनुवाद करने के लिए गणित करना होगा।

आप सहज नामकरण परंपराओं की आवश्यकता है

नामकरण सम्मेलनों के बिना सहेजे गए फ़ाइलों को ढूंढना मुश्किल है। यदि आप या आपकी कंपनी का कोई भी व्यक्ति फाइल्स खोजने के लिए संघर्ष करता है, तो नामकरण सम्मेलन बनाने और लागू करने में देर नहीं लगती है।

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