एक घटना की योजना बनाना एक ऐसी प्रक्रिया है जो चुनौतीपूर्ण और समय लेने वाली दोनों हो सकती है, फिर भी व्यवसायों के लिए अपने माल और सेवाओं को बढ़ावा देने के लिए एक बहुत प्रभावी तरीका है। कुछ चुनौतियों में एक स्थान चुनना, निमंत्रणों को प्रबंधित करना, प्रतिक्रियाओं को व्यवस्थित करना और भुगतान ट्रैक करना शामिल है।
इन चुनौतियों से पार पाने और अपनी घटना के दृष्टिकोण को एक असाधारण वास्तविकता में बदलने में मदद करने के लिए निम्नलिखित युक्तियों पर एक नज़र डालें:
सफलता के लिए योजना
किसी कार्यक्रम का समय निर्धारण करते समय अपने दर्शकों पर विचार करें। उपस्थिति को अधिकतम करने के लिए "कब" और "कहाँ" महत्वपूर्ण विचार हैं। हर घटना के लिए, आपको दो लक्ष्य निर्धारित करने चाहिए: जो आप पूरा करने की उम्मीद करते हैं, और जो आप आशा करते हैं कि आपके सहभागी पूरा करेंगे। ये नियोजन युक्तियां आपके प्रयासों पर ध्यान केंद्रित करने, प्रभावी ढंग से संवाद करने और सभी को शामिल करने के लिए एक सार्थक अनुभव प्रदान करने में मदद करेंगी।
निमंत्रण - इसे व्यक्तिगत बनाएं
इस बात की बहुत अच्छी संभावना है कि आपके ग्राहक की आपके ईवेंट के बारे में पहली छाप आपके ईमेल आमंत्रण के परिणामस्वरूप होगी, इसलिए आपका आमंत्रण आकर्षक होना चाहिए। आपके आमंत्रण को पेशेवर दिखना चाहिए और अपने ईवेंट के बारे में बुनियादी जानकारी का संचार करना चाहिए। यहाँ महान ऑनलाइन निमंत्रण भेजने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:
- अपनी सूची सेगमेंट करना महत्वपूर्ण है। आप उन लोगों को आमंत्रित करना चाहते हैं जो सबसे अधिक रुचि रखते हैं।
- इसे निजीकृत करें (आमंत्रित नाम शामिल करें)।
- आपकी कंपनी के लोगो और रंगों के साथ आमंत्रण को ब्रांड करें। आपके ग्राहकों को एक शब्द देखे बिना ही यह पता चल जाना चाहिए कि वह आपसे आ रहा है।
- अपने ईवेंट में भाग लेने के लिए उद्देश्य, और के लाभों को शामिल करें।
- घटना से जुड़े, कब, और लागत के साथ-साथ संपर्क जानकारी पर स्पष्ट विवरण प्रदान करें।
- यदि संभव हो, और ड्राइविंग निर्देश
तुरंत प्रचार करें
पैक्ड घर की गारंटी देने के लिए निमंत्रण पर्याप्त नहीं हो सकता है। कुछ अतिरिक्त कदम हैं जो जागरूकता बढ़ाने, उपस्थिति को प्रोत्साहित करने और आपके इवेंट में सीटें भरने में मदद कर सकते हैं। सुझावों में शामिल हैं:
- एक घटना विशिष्ट वेबसाइट। यह घटना के सभी विवरणों को सूचीबद्ध करने के लिए एक शानदार जगह है: सामान्य विवरण, उद्देश्य, शुल्क, गतिविधियां, अन्य वेबसाइटों के लिंक, विशेष अतिथि और अतिरिक्त संसाधन।
- मूल निमंत्रण की तरह, सुनिश्चित करें कि सभी प्रचार में आपका ब्रांड, कंपनी का लोगो और रंग शामिल हों।
- यदि यह कार्यक्रम जनता के लिए खुला है, तो सोशल नेटवर्किंग साइटों पर अपने कार्यक्रम को बढ़ावा देने पर विचार करें। मेरा अनुभव यह है कि सोशल नेटवर्किंग ईमेल निमंत्रण जैसे प्रचार उपकरणों का पूरक है। मुझे लगता है कि मैं मिक्स में सोशल नेटवर्किंग को शामिल करके कम से कम 10% या उससे अधिक उपस्थिति बढ़ा सकता हूं।
- घटना के लिए अग्रणी दिनों में एक अनुस्मारक भेजने के लिए याद रखें।
- भविष्य की घटनाओं को बढ़ावा देने के लिए एक ईवेंट कैलेंडर शामिल करें।
- भविष्य के विपणन प्रयासों में उपयोग के लिए मानक जानकारी से अधिक पर कब्जा।
- यदि आपके ईवेंट के लिए शुल्क हैं, तो पंजीकरण के दौरान इन्हें एकत्र करें। फीस जमा करना इलेक्ट्रॉनिक रूप से आपके कंप्यूटर पर क्रेडिट कार्ड नंबर के प्रबंधन और भंडारण के सुरक्षा जोखिमों से बचा जाता है। और, यदि आप पंजीकरण के समय भुगतान करने के लिए कुलसचिव प्राप्त कर सकते हैं, तो आप उन व्यक्तियों से एक दृढ़ प्रतिबद्धता प्राप्त कर रहे हैं कि वे इस कार्यक्रम में भाग लेंगे।
- यदि आप फीस जमा करते हैं, तो हमेशा एक वापसी नीति शामिल करें।
सही उपकरण का लाभ उठाएं
छोटे व्यवसायों को अपने ब्रांड को महत्व देना चाहिए और अपने ग्राहकों और संभावनाओं के साथ संचार करते समय व्यावसायिकता के लिए प्रयास करना चाहिए। पेशेवर उपयोग के लिए बनाया गया एक उपकरण इन मांगों को पूरा करने के लिए सबसे अच्छा समाधान प्रदान करता है। ईमेल मार्केटिंग और ऑनलाइन सर्वेक्षण के साथ, आपके ईवेंट की योजना बनाने, ट्रैक करने और प्रबंधित करने में आपकी सहायता के लिए ऑनलाइन टूल उपलब्ध हैं।
यादगार बनाना
तथ्य के बाद आपकी घटना में सुधार करने का हमेशा अवसर होता है। घटना के बाद की गतिविधियों से पता चलता है कि आपने क्या काम किया और आप अपने अगले कार्यक्रम को कैसे बेहतर बना सकते हैं।
- उन लोगों को ट्रैक करें जिन्होंने बनाम भाग लिया, जिन्होंने नहीं किया।
- घटना, चित्रों और समग्र सारांश के मुख्य आकर्षण को शामिल करने के लिए एक समय पर अनुवर्ती संचार भेजें।
- घटना में अपने अनुभव को पकड़ने के लिए उपस्थितियों के बाद के घटना-सर्वेक्षण का संचालन करें।
- अपने अगले कार्यक्रम में सुधार के लिए क्षेत्रों के बारे में पूछें।
प्री-इवेंट प्लानिंग से लेकर पोस्ट-इवेंट एनालिसिस तक, सही ऑनलाइन सॉल्यूशन का उपयोग करने से एक सफल ईवेंट को बहुत फायदा होगा। इन सुझावों का पालन करके, आप कम समय में अधिक उत्पादक हो सकते हैं, पेशेवर दिख सकते हैं, और अपने उपस्थित लोगों के लिए एक संतोषजनक घटना अनुभव प्रदान कर सकते हैं।
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