कॉर्पोरेट मिनट कंपनी की बैठक के आधिकारिक दस्तावेज के रूप में कार्य करते हैं। उचित रूप से रखे गए मिनट बोर्ड और समिति की कार्यवाही का एक उद्देश्य सारांश प्रस्तुत करते हैं, जबकि विनियामक और विवादास्पद दायित्वों के अनुपालन के प्रमाण के रूप में कार्य करते हैं।
पहले बेसिक विवरण भरें
पहले पैराग्राफ में आवश्यक तथ्य दर्ज करें। ध्यान दें कि बैठक कब और कहाँ हुई, और यह कब तक चली, साथ ही कोरम की उपस्थिति या अनुपस्थिति। बोर्ड के सदस्यों और निर्देशकों के साथ शुरू करते हुए, सभी प्रतिभागियों को पहचानें। यदि कोई अनुपस्थित हो तो संकेत दें। एक अलग लाइन पर स्टाफ के सदस्यों या मेहमानों के नाम नोट करें। यह भी बताएं कि क्या यह आयोजन एक नियमित या विशेष बैठक थी।
$config[code] not foundमुख्य क्रियाओं को पहचानें
प्रत्येक प्रस्ताव के लिए एक पैराग्राफ समर्पित करें, जो पिछली बैठक के मिनटों की मंजूरी के साथ शुरू होता है। पहचानें कि प्रस्ताव किसने बनाया, और परिणाम, लेकिन उन लोगों के नाम के बारे में चिंता न करें जिन्होंने प्रस्ताव को नामांकित किया था। यदि वोट एक रोल कॉल है, तो प्रत्येक व्यक्ति का नाम बताएं। शब्द के लिए गति शब्द रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें।
टिप
यदि आपको यकीन नहीं है कि किसने प्रस्ताव बनाया है, तो पूछने से न डरें। हालाँकि, यदि आप किसी विशिष्ट बिंदु को नहीं समझते हैं, तो इसे अपने स्टेनो पैड - या अपने लैपटॉप पर किसी न किसी नोट पर हाइलाइट करें - ताकि आप चेयरमैन से इसके बारे में पूछ सकें।
आवश्यक बिंदुओं को सारांशित करें
संक्षेप में लंबी चर्चा। बोर्ड के सदस्य कैसे तय करते हैं कि कोई मुद्दा उन तरीकों की तुलना में अधिक प्रासंगिक है जिस पर वे एक आम सहमति पर पहुंचते थे। यदि विनियामक या प्रत्ययी दायित्वों की आवश्यकता है कि आप कुछ जानकारी दर्ज करते हैं, तो केवल उन कारकों को रिकॉर्ड करें जो किसी विशेष वोट को प्रभावित करते हैं, जैसे कि प्रस्ताव के पेशेवरों और विपक्ष के बारे में बहस।
टिप
नोट्स रिकॉर्ड करने में मदद के लिए, जहाँ भी संभव हो, कीवर्ड का उपयोग करें। यदि आप एक का उपयोग कर रहे हैं, तो अपने स्टेनो पैड के बाईं ओर कीवर्ड में लिखें। दाईं ओर प्रत्येक कीवर्ड के बारे में नोट्स बनाएं।
रिकॉर्ड डिसेंट और एब्सेंट
विघटन या अमूर्त जैसे घटनाओं की पहचान करें जब बोर्ड के सदस्य या निर्देशक रिकॉर्ड के लिए उन विचारों को चाहते हैं, या प्रक्रियात्मक नियमों की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, कोई सदस्य वास्तविक या कथित हितों के टकराव के कारण किसी मुद्दे पर वोट नहीं दे सकता है। उस स्थिति में, आप लिखते हैं, "बोर्ड के सदस्य एक्स को चर्चा करने या मतदान करने से बहाना था।
टिप
यदि कार्यकारी बोर्ड बुलाता है, तो कार्यकारी सत्रों के लिए विस्तृत नोटबंदी से बचें। बस प्रतिभागियों, साथ ही तारीख, समय, स्थान और अवधि पर ध्यान दें।
अपने काम की समीक्षा करें
अपने ड्राफ्ट मिनटों को सही और सही करें, अधिमानतः बैठक के बाद, और फिर उन्हें अध्यक्ष को समीक्षा के लिए प्रस्तुत करें। प्रमुख संपादन को प्रोत्साहित न करें क्योंकि यह आपके काम की सटीकता से समझौता कर सकता है। बोर्ड द्वारा उन्हें अनुमोदित करने के बाद अपने मिनटों पर हस्ताक्षर करें और तारीख दें। उन्हें समिति की रिपोर्ट, पत्राचार और लिखित रिपोर्ट की सभी मूल हस्ताक्षरित प्रतियों के साथ संलग्न करें। संगठन की मिनट बुक में आधिकारिक प्रति दर्ज करें।
टिप
एक बार बोर्ड के सदस्यों और निदेशकों को मिनट मिल जाते हैं, तो अटैचमेंट को शामिल करना आवश्यक नहीं है। इसके बजाय, उन्हें अपने मिनटों में संक्षेप में बताएं।
चेतावनी
अपने मिनटों में भावनात्मक या निर्णयात्मक भाषा का उपयोग करने से बचें। एक तटस्थ पर्यवेक्षक के रूप में अपने रुख को बनाए रखें।
