क्या आप कर्मचारी रिकार्डिंग आवश्यकताओं के साथ रख रहे हैं? आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं

क्या आप जानते हैं कि जो नियोक्ता आईआरएस के साथ आवश्यक वहन योग्य देखभाल अधिनियम (Obamacare) रिपोर्टिंग फॉर्म फाइल नहीं करते हैं, वे $ 3 मिलियन अधिकतम जुर्माना के अधीन हो सकते हैं? यह आपको रात में रखने के लिए पर्याप्त है! और यह सिर्फ एक कानूनी आवश्यकता है।

नियोक्ताओं को आज कर्मचारी रिकॉर्ड की आवश्यकताओं की एक विस्तृत श्रृंखला का सामना करना पड़ता है, क्योंकि अनुपालन बोझ के छोटे व्यवसाय के मालिकों को मुक्त करने के लिए समर्पित कंपनी ComplyRight से यह इन्फोग्राफिक स्पष्ट करता है। और उन आवश्यकताओं को हर साल बढ़ने लगता है।

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कागजी कार्रवाई और रिकॉर्ड करने वाले बोझ छोटे व्यवसायों पर भारी पड़ सकते हैं क्योंकि छोटी संस्थाओं के पास मानव संसाधन कार्यों का प्रबंधन करने के लिए कम कर्मचारी होते हैं, या उनके पास मानव संसाधन संसाधन समर्पित नहीं हो सकते हैं। लेकिन अच्छी खबर यह है कि प्रौद्योगिकी एक नियोक्ता के रूप में नियामक अनुपालन आवश्यकताओं के शीर्ष पर बने रहने में आपकी मदद कर सकती है।

यहां कुछ कर्मचारी रिकॉर्ड की आवश्यकताएं हैं जो आपको आश्चर्यचकित कर सकती हैं (या झटका):

नौकरी पोस्टिंग

जब नियोक्ता नई नौकरी के उद्घाटन के लिए विज्ञापन पोस्ट करते हैं, तो उन्हें रोजगार अधिनियम (ADEA) में आयु भेदभाव के अनुसार एक वर्ष के लिए रिकॉर्ड बनाए रखना होगा।

नौकरी के लिए आवेदन पत्र

ADEA के तहत आने वाले नियोक्ता, विकलांग अधिनियम (ADA) और / या नागरिक अधिकार अधिनियम (शीर्षक VII) के शीर्षक VII में सभी नौकरी के आवेदन कम से कम एक वर्ष के लिए फाइल पर रखने चाहिए। एक साल की आवश्यकता मौसमी और अस्थायी श्रमिकों पर भी लागू होती है।

शुरू

ADEA और ADA के अनुसार एक वर्ष के लिए सॉल्यूशन रिज्यूमे को फाइल पर रखना होगा। हालांकि, अवांछित रिज्यूमे को बनाए रखने की कोई आवश्यकता नहीं है।

समाप्ति रिकॉर्ड

एडीए और शीर्षक VII के लिए आवश्यक है कि कर्मचारी की समाप्ति तिथि के बाद सभी समाप्ति रिकॉर्ड एक वर्ष के लिए रखे जाएं।

लाभ योजनाएं

ADEA के तहत योजना की समाप्ति के बाद एक वर्ष के लिए लाभ योजनाओं को रिकॉर्ड पर रखने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, कर्मचारी रिटायरमेंट इनकम सिक्योरिटी एक्ट (ERISA) में लाभ योजना के रिकॉर्ड को छह साल तक फाइल पर रखने की आवश्यकता होती है।

प्रदर्शन का मूल्यांकन

फेयर लेबर स्टैंडर्ड एक्ट (एफएलएसए) में दो साल के लिए रखे जाने वाले प्रदर्शन मूल्यांकन की आवश्यकता होती है।

बेरोजगारी कर रिकॉर्ड

संघीय बेरोजगारी कर अधिनियम (FUTA) के अनुसार, आपको कर देय तिथि या भुगतान से चार साल के लिए बेरोजगारी कर रिकॉर्ड रखना चाहिए, जो भी बाद में हो।

I-9 प्रपत्र

I-9 फॉर्म और अतिरिक्त सत्यापन जानकारी यह सत्यापित करती है कि कर्मचारियों को यू.एस. में काम करने की अनुमति दी गई है, उन्हें किराए की तारीख से तीन साल या समाप्ति की तारीख के एक साल बाद, जो भी बाद में आने की आवश्यकता है, रखा जाना चाहिए। लागू कानून आव्रजन सुधार और नियंत्रण अधिनियम (IRCA) है।

रोजगार संपर्क

यदि आपके पास कर्मचारियों के साथ रोजगार अनुबंध हैं, तो आपको FLSA प्रति तीन साल के लिए सभी अनुबंध रखने की आवश्यकता है।

चोट और बीमारी के लिए OSHA फॉर्म

11 या अधिक कर्मचारियों वाले नियोक्ताओं को कैलेंडर वर्ष की समाप्ति के बाद कम से कम पांच साल तक सभी प्रकार की चोट या बीमारी की रिपोर्ट करनी चाहिए।

एक चक्कर अनुपालन लैंडस्केप

जैसा कि उपर्युक्त सूची से पता चलता है, नियोक्ता कर्मचारी रिकॉर्डिंग कानूनों के बढ़ते पैचवर्क के अधीन हैं।

यह केवल कानूनी आवश्यकताओं की संख्या नहीं है जो अनुपालन को चुनौतीपूर्ण बनाता है। यह तथ्य है कि कानून कभी भी बदल रहे हैं - और जटिल।

कानून अक्सर बारीकियों, अपवादों और विस्तृत परिभाषाओं से भरे होते हैं। रिकॉर्डकीपिंग की आवश्यकताएं कुछ नियोक्ताओं को उनके आकार या उद्योग के आधार पर कवर कर सकती हैं, लेकिन दूसरों को नहीं।

कानून भी बार-बार बदलते हैं, और नए कानून और नियम जोड़े जाते हैं। यदि आप किसी बदलाव या नए कानून से अनभिज्ञ हैं, तो आपकी कंपनी भारी जुर्माना चुका सकती है। याद रखें, ज्ञान की कमी आमतौर पर एक रक्षा नहीं है।

प्रौद्योगिकी: नियोक्ता अनुपालन के लिए आवश्यक फाउंडेशन

कर्मचारी रिकॉर्डकीपिंग आज उन क्षेत्रों में से एक है जहां प्रौद्योगिकी छोटे व्यवसायों के लिए खेल के स्तर को बढ़ाती है।

एक अच्छा कर्मचारी रिकॉर्ड करने वाला ऐप आपके व्यवसाय में लागू होने वाली कानूनी आवश्यकताओं को बेहतर तरीके से पूरा करने में आपकी मदद कर सकता है - जो कि एक दिया गया है।

लेकिन आज का सबसे अच्छा नस्ल रिकॉर्डकीपिंग सॉफ्टवेयर इतना अधिक मूल्य जोड़ सकता है।

छोटी व्यावसायिक टीमों को बेहतर तरीके से काम करने में मदद करने से सर्वश्रेष्ठ ऐप्स उत्पादकता की सहायता करते हैं, कठिन नहीं। युक्ति: ऐसे सॉफ़्टवेयर की तलाश करें जो तेज़, सहज और उपयोग में आसान हो। अतिरिक्त दक्षता के लिए स्वचालित संकेत और अनुस्मारक जैसी सुविधाओं के लिए भी देखें।

एक अच्छा कर्मचारी रिकॉर्डकीपिंग ऐप जोखिम प्रबंधन के द्वारा पैसे बचा सकता है। आप मन की शांति प्राप्त करते हैं और अपने छोटे व्यवसाय को जानते हुए बेहतर नींद लेते हैं, बड़े निगमों की तरह, जटिल रिकॉर्डकीपिंग आवश्यकताओं का पालन करने के लिए उपकरण हैं।

यहां प्रौद्योगिकी का एक अन्य बड़ा लाभ है: कागज के बजाय इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड। कर्मचारी रिकॉर्ड की हार्ड कॉपी बनाए रखने के लिए न केवल बड़ी मात्रा में भौतिक स्थान की आवश्यकता होती है, बल्कि चरम संगठन की भी मांग होती है। औसत कर्मचारी प्रत्येक वर्ष 400 घंटे बर्बाद करता है जो कागज के दस्तावेजों की खोज करता है।

ComplyRight के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक प्रलेखन कागज पर कर्षण प्राप्त कर रहा है। यह कोई आश्चर्य की बात क्यों नहीं है। जब रिकॉर्ड इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किए जाते हैं, तो जानकारी को एक स्थान पर समेकित किया जाता है और आसानी से खोजा जा सकता है। कर्मचारी कुछ क्लिकों में कर्मचारी डेटा पुनः प्राप्त कर सकते हैं।

और जैसे-जैसे आपकी कंपनी बढ़ती है, और रिकॉर्ड कई गुना बढ़ जाता है, इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्डकीपिंग सिस्टम डेटा के बढ़ते संस्करणों को व्यवस्थित और पुनः प्राप्त करना आसान बनाता है। अकुशल कागज को खींचने के बिना, आप अपने व्यवसाय को तेजी से बढ़ा सकते हैं।

जहां कर्मचारी रिकॉर्ड सहायता प्राप्त करें

कर्मचारी रिकॉर्ड की आवश्यकताओं की पूरी सूची देखने के लिए और अपने व्यवसाय पर लागू होने वाले लोगों की पहचान करने के लिए, ComplyRight से नियोक्ता और मानव संसाधन प्रबंधकों के लिए "कर्मचारी रिकॉर्ड प्रतिधारण दिशानिर्देश" डाउनलोड करें।

और HRDirect से कर्मचारी रिकॉर्ड्स ऐप देखें। यह आरंभ करने के लिए मुफ़्त और त्वरित है - और यह कर्मचारी रिकॉर्ड के प्रबंधन को सरल करता है।

शटरस्टॉक के माध्यम से प्रबंधक फोटो

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