जूनियर सेक्रेटरी की नौकरी का विवरण

अक्सर एक प्रशासनिक सहायक कहा जाता है, एक सचिव कार्यालय में सभी को सहायता प्रदान कर सकता है, अधिकारियों का एक छोटा समूह या एक कार्यकारी। एक जूनियर सचिव आमतौर पर एक वरिष्ठ सचिव से रिपोर्ट करता है या निर्देशन करता है। एक सचिव का समग्र लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि कार्यालय प्रक्रिया सुचारू रूप से चले।

जिम्मेदारियों

आम तौर पर, जूनियर सचिव अपने कर्तव्यों में वरिष्ठ सचिवों का समर्थन करते हैं, वरिष्ठ सचिव द्वारा उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करते हैं। जिम्मेदारियों में पेशेवरों को प्रशासनिक और लिपिक सहायता प्रदान करना, ज्ञापन तैयार करना, आगंतुकों को बधाई देना, टेलीफोन का जवाब देना, कार्यक्रम रखना, यात्रा की व्यवस्था करना और कंपनी के कार्यक्रमों का आयोजन करना शामिल है।

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एक सचिव की जिम्मेदारियां कंपनी से कंपनी में भिन्न होती हैं और आमतौर पर कंपनी के व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर करती हैं। कुछ मामलों में, सचिव अंशकालिक कार्यरत हैं।

योग्यता

जूनियर सचिव उम्मीदवारों के पास मजबूत लिखित और मौखिक संचार कौशल होना चाहिए, साथ ही टाइपिंग में एक मजबूत पृष्ठभूमि होनी चाहिए। Microsoft Office, Microsoft Word, Excel और PowerPoint सहित कार्यक्रमों का ज्ञान महत्वपूर्ण है, जैसा कि विभिन्न टेलीफोन प्रणालियों के साथ परिचित है। उम्मीदवारों को भी दबाव में अच्छी तरह से काम करना चाहिए, दक्षता के साथ मल्टीटास्क और फोन कॉल करने में सहज महसूस करना चाहिए।

कंपनी के व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर, एक जूनियर सचिव उम्मीदवार को एक विशिष्ट क्षेत्र या कंप्यूटर प्रोग्राम में ज्ञान की आवश्यकता हो सकती है। कई बार, इन क्षेत्रों में सही उम्मीदवार को प्रशिक्षित किया जाएगा।

विशिष्ट मामलों में, एक कॉलेज की डिग्री की आवश्यकता होती है। ज्यादातर मामलों में, आवश्यकताओं में एक उच्च विद्यालय की शिक्षा या समकक्ष, साथ ही पिछले अनुभव या संबंधित अनुभव शामिल हैं।

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प्रशिक्षण

सही योग्यता होने के बावजूद, सचिवों को कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं को सीखने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी। अक्सर यह प्रशिक्षण एक वरिष्ठ सचिव द्वारा किया जाता है जो कार्यों को प्रस्तुत करता है। नवनियुक्त कनिष्ठ सचिवों को प्रशिक्षण सामग्री जैसे हैंडबुक या गाइड प्राप्त हो सकते हैं। प्रशिक्षण प्रत्येक कंपनी और उद्योग के साथ भिन्न होता है।

विकास के लिए कमरा

अक्सर, वरिष्ठ सचिव की अनुपस्थिति या प्रस्थान के दौरान, एक जूनियर सचिव को पदोन्नत किया जाएगा। एक नया उम्मीदवार कनिष्ठ सचिव के खुले पद को भरेगा।

एक सचिव के रूप में कार्य करना किसी व्यक्ति को क्षमताओं को प्रदर्शित करने और किसी कंपनी के विभिन्न पहलुओं से परिचित होने की अनुमति देता है, विभिन्न विभागों में पेशेवरों के साथ संबंध बनाता है। कई मामलों में, एक सचिव को कंपनी के भीतर किसी अन्य पद पर पदोन्नत किया जा सकता है जो अधिक अवसर और उच्च वेतन के लिए अनुमति देता है।

वेतन की जानकारी

मुआवजा अनुभव के वर्षों, कंपनी और योग्यता के साथ वर्षों पर आधारित है। सैलरी डॉट कॉम के अनुसार, एक सचिव के लिए नवंबर 2009 की औसत वार्षिक आय $ 32,030 है, लेकिन मुआवजा प्रत्येक कंपनी और प्रत्येक उद्योग में भिन्न होता है।