बजट कटौती के बारे में बुरी खबर रखने वाला एक ज्ञापन उस व्यक्ति के लिए उतना ही तनावपूर्ण है, जितना इसे लिखना है जो इसे प्राप्त करने वाले कर्मचारियों के लिए है। लेकिन इस दुखी कार्य के लिए मेमो के सही प्रकार को तैयार करने के तरीके को संभालने के तरीके हैं, और इसमें टोन, प्रत्यक्षता और सहानुभूति जैसे गुणों को ध्यान में रखना शामिल है। अपने मेमो में बुरी खबर का सामना करें, समझाइए कि आगे क्या होता है, और आप इस नकारात्मक स्थिति की एक तर्कपूर्ण स्वीकृति की ओर एक लंबा रास्ता तय करेंगे।
$config[code] not foundअनुदेश
मेमो में जितनी जल्दी हो सके समझाएं। इस मान्यता से शुरू करें कि आप जिस समाचार को वितरित करने जा रहे हैं वह अवांछित है। फिर बजट में कटौती के कारणों का पता लगाएं, और एक शांत, तर्कसंगत तरीके से ऐसा करें।
बताएं कि बजट में कटौती का मतलब कर्मचारी नौकरियों के लिए क्या है। यही सबसे बड़ा प्रश्न है जो आपके पास होगा और आपको इसे जल्दी संबोधित करने की आवश्यकता है। बताएं कि आपकी कंपनी के कौन से विभाग कटौती से प्रभावित होंगे, और कितने काम लाइन में होंगे।
अपने ज्ञापन में कहीं भी क्रोधित, कृपालु या मज़ाकिया भाषा का प्रयोग करने से बचें। अपने कर्मचारियों को सच्चाई बताकर और करुणामय अंदाज में सम्मान दें। लेकिन आप कितना परेशान महसूस करते हैं, इस बारे में माफी न मांगें और न ही ज्यादा लिखें। आपके कर्मचारियों को इस तरह की टिप्पणियों को देखने की संभावना है।
प्रतिक्रिया में व्यक्त करें। अपने कर्मचारियों को सूचित करें कि वे बजट कटौती के बारे में सवालों के साथ आप तक कैसे पहुँच सकते हैं। उन प्रश्नों के प्रकार का अनुमान लगाने की कोशिश करें जो वे पूछेंगे, और विश्वसनीय, संक्षिप्त उत्तर देने के लिए तैयार रहें।
न केवल मेमो पढ़ने के लिए, बल्कि अपनी मेहनत और काम के प्रति प्रतिबद्धता के लिए, कर्मचारियों को उनके समय के लिए धन्यवाद। फनी करुणा से बचें। इसके बजाय, सहानुभूति और चिंता दिखाएं। काउंसलिंग के बारे में अपने ज्ञापन में जानकारी और उपलब्ध होने वाली कर्मचारी सहायता के अन्य रूपों को शामिल करके उन्हें समर्थन दें।
बजट में कटौती के बारे में अधिक जानकारी के लिए कर्मचारियों को मानव संसाधन के लिए निर्देशित करें। जबकि उस विभाग को कर्मचारियों को विच्छेद वेतन, बीमा, और नौकरी की नियुक्ति जैसी व्यवस्थाओं के बारे में सूचित करना चाहिए, चिंताजनक सवालों के जवाब देने के लिए कर्मचारियों को वहां भेजने से बचें। यह आपकी ज़िम्मेदारी है कि आप कर्मचारियों को अधिक सहज महसूस कराएँ, और उन्हें उन प्रश्नों के साथ आपके पास आना चाहिए।
बजट में कटौती के संबंध में आपके पास कोई भी अनुलग्नक शामिल हो सकता है। किसी भी प्रश्न के लिए उपलब्धता की प्रतिज्ञा के साथ अपने ज्ञापन पर हस्ताक्षर करने के बाद, आप एक पोस्टस्क्रिप्ट भी जोड़ सकते हैं जो पाठकों को चार्ट और अन्य सांख्यिकीय जानकारी को निर्देशित करता है जो बजट में कटौती करने के निर्णय का समर्थन करता है। इससे कर्मचारियों को चाल के कारण को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिल सकती है।
टिप
जैसे ही संभव हो, मेमो लिखकर अफवाहों को दूर करें। बुरी खबरें लगाने के बारे में अफवाहें ध्यान देने वाली मनोबल की समस्याएं पैदा कर सकती हैं, जिन्हें जल्दी से दूर करने की जरूरत है।
व्याकरण, भाषा या वर्तनी की किसी भी त्रुटि के लिए अपने ज्ञापन को ध्यान से देखें। गलतियाँ आपकी घोषणा के गंभीर आयात को नष्ट कर देंगी।
