प्रशासनिक सहायक नौकरी का विवरण उस व्यक्ति और संगठन की आवश्यकताओं के अनुरूप होना चाहिए जिसे वे सहायता प्रदान करेंगे। उन्हें कुछ सोच विचार और योजना बनानी चाहिए, खासकर जब से इसे कानूनी अनुबंध माना जा सकता है। एक अच्छा विवरण प्रशासनिक सहायक द्वारा काम करने के लिए एक विस्तृत टू-डू सूची और बेंचमार्क देता है।
नौकरी के लिए बुनियादी श्रेणियों को रेखांकित करें। इनमें शीर्षक (यानी VP के लिए प्रशासनिक सहायक), विभाग, प्रत्यक्ष पर्यवेक्षक, निरीक्षण के सामान्य क्षेत्र, कार्य, रोजगार की शर्तें और योग्यता शामिल होनी चाहिए।
$config[code] not foundस्पष्ट करें कि कर्मचारी किसकी सहायता के लिए है। यह भविष्य में किसी भी संभावित कार्यालय संघर्ष को रोक देगा। यदि यह सहायक पदों का एक पूल प्रदान करता है, तो इसे स्पष्ट करें। लिखित में रखें यदि यह सहायक पूरी तरह से एक कार्यकारी के विवेक पर नियोजित है। कमांड की श्रृंखला और उचित रिपोर्टिंग संरचना भी इंगित करें।
प्राथमिक कार्यों को परिभाषित करें। नौकरी के विवरण के लिए आलसी, कैच-सभी वाक्यांशों से सावधान रहें जैसे कि "सभी आवश्यक कार्य।" विशिष्ट होना। क्या प्रशासनिक सहायक यात्रा शेड्यूल करना, बुकिंग दर्ज करना, डिक्टेशन लेना, बैठकों के लिए मिनट लेना, कैलेंडर शेड्यूल प्रबंधित करना, फाइल सिस्टम को व्यवस्थित करना या अन्य सहायक कर्मचारियों की देखरेख करेगा? प्रत्येक बुलेट बुलेट सूची में एक्शन क्रिया (रखरखाव, सॉर्ट, ओवरसाइज़, क्रिएट, डिफाइन, रिमाइंड इत्यादि) के साथ शामिल करें।
उत्कृष्ट प्रदर्शन के लिए आवश्यक विशेषताओं को परिभाषित करें। ये यथासंभव विशिष्ट होने चाहिए। उदाहरण के लिए, कंप्यूटर साक्षरता के बजाय वर्ड, एक्सेल और फोटोशॉप में विशेषज्ञता के लिए पूछें।
शिक्षा और अनुभव का एक उपयुक्त स्तर स्थापित करें। यह आवश्यक विशिष्ट कर्तव्यों पर आधारित होना चाहिए। कुछ प्रशासनिक-सहायक पदों के लिए, हाई स्कूल डिप्लोमा से अधिक कुछ भी नहीं चाहिए। हालांकि, व्यवसाय प्रशासन में कॉलेज की डिग्री या कुछ अन्य आधिकारिक सचिव प्रशिक्षण वांछित हो सकते हैं। उच्च-स्तरीय प्रशासनिक सहायकों के लिए, पूर्व अनुभव आवश्यक है।
टिप
किसी भी बयान के लिए नौकरी के विवरण की जांच करने के लिए सावधान रहें, जिसे पूर्वाग्रह या अवैध के रूप में देखा जा सकता है।
