आभासी रिसेप्शनिस्ट। आपने इससे पहले कार्यकाल सुना होगा, और यह तुरंत स्पष्ट नहीं है कि वे वास्तव में क्या हैं या वे किस उद्देश्य से सेवा करते हैं। क्या वे रोबोट हैं? क्या वे आपके कार्यालय के कोने में बैठते हैं, जेट्सन की रोबोट नौकरानी की तरह? (नहीं) यदि आप नहीं जानते कि एक आभासी रिसेप्शनिस्ट क्या है, तो आप अपने व्यवसाय के लिए उनकी सेवाएं क्यों लेंगे? बहुत ही सरल शब्दों में, आभासी रिसेप्शनिस्ट आपके फोन का दूर से जवाब देते हैं। लेकिन वहाँ बहुत अधिक है। हम आपके लिए यह सब स्पष्ट करने के लिए यहाँ हैं: हम बताएंगे कि एक आभासी रिसेप्शनिस्ट क्या है, वे आपके व्यवसाय के लिए क्या कर सकते हैं (बहुत कुछ!), और यह क्यों महत्वपूर्ण है कि आपके व्यवसाय में आने वाला हर फोन कॉल। जवाब मिलता है।
$config[code] not foundवे क्या हैं?
आभासी रिसेप्शनिस्ट सावधानीपूर्वक प्रशिक्षित, हमेशा उपलब्ध ग्राहक सेवा विशेषज्ञ हैं! वे एक पारंपरिक इन-हाउस रिसेप्शनिस्ट के लिए सब कुछ करते हैं, लेकिन उनमें से दर्जनों अक्सर घड़ी के आसपास उपलब्ध होते हैं। मूल रूप से, आपको नियमित पुराने रिसेप्शनिस्ट की क्षमताओं को कई दर्जन गुना बढ़ा दिया गया है, जिसमें से कोई भी भर्ती या सिरदर्द को काम पर नहीं रखता है।
यदि आप एक रिसेप्शनिस्ट को काम पर रखने के लिए बर्दाश्त नहीं कर सकते हैं और फोन कॉल से निपटने के लिए मूल्यवान समय का उपयोग करके खुद को पा सकते हैं, तो वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट सही समाधान हैं। एक आभासी रिसेप्शनिस्ट कुछ भी है जिसे आप चाहते हैं कि वह हो।
वो क्या करते हैं?
वर्चुअल रिसेप्शनिस्टों के कुछ काम यहाँ दिए गए हैं जो क्लाइंट्स के लिए काम करते हैं, जबकि सभी अपने व्यवसाय के एक हिस्से की तरह ही आवाज करते हैं:
उत्तर देने वाले प्रश्न: डॉक्टर के कार्यालयों से लेकर मार्शल आर्ट्स प्रशिक्षकों से लेकर लैंडस्केप्स तक के व्यवसाय, व्यवसाय के घंटे, पते और अन्य सरल प्रश्नों के सभी प्रकार के कॉल का जवाब देने के लिए वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट का उपयोग करते हैं, जिससे उन्हें अपने काम पर ध्यान केंद्रित करने में समय लगता है।
संदेश लेना: एक आभासी रिसेप्शनिस्ट की रोटी और मक्खन।वे आपके द्वारा इच्छित कॉल का जवाब देंगे, लेकिन कॉल करने वाले की जानकारी और संदेश को नीचे ले जाएंगे, फिर आपके लिए जानकारी को अग्रेषित करेंगे ताकि आप कोई महत्वपूर्ण विवरण न चूकें।
लीड ले लीजिए: जब आपको किसी इच्छुक पार्टी से कॉल आता है, तो आपका वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट सभी लीड सूचनाओं को एकत्रित करेगा ताकि आप कॉल करने वालों पर नज़र रख सकें और आपको फिट दिखाई दें। यदि आपको पहले से कोई CRM या अन्य ग्राहक डेटाबेस मिला है, तो आपका वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट आसानी से लीड जानकारी के साथ उन लोगों को भी अपडेट कर सकता है।
निर्धारण नियुक्तियाँ: वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट आमतौर पर आपके द्वारा निर्धारित किसी भी शेड्यूलिंग सॉफ़्टवेयर के साथ काम कर सकते हैं। वे ग्राहकों से कॉल ले सकते हैं और किसी भी तरह के व्यवसाय के लिए आवश्यकतानुसार पुन: शेड्यूल, या नियुक्तियों को रद्द कर सकते हैं।
प्रसंस्करण आदेश: किसी भी तरह के आदेश! ई-कॉमर्स फोन ऑर्डर से लेकर मेंटेनेंस रिक्वेस्ट से लेकर नेचुरल डिजास्टर के दौरान आउटेज रिपोर्ट के लिए वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट तक काम करते हैं।
घंटे के बाद समर्थन: वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट का उपयोग करने से आपको यह विश्वास मिलता है कि जो आपको कॉल करता है वह हर बार वास्तविक व्यक्ति तक पहुंचता है - कभी भी वॉइसमेल बॉक्स नहीं। अपने वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट को कम या ज्यादा कॉल करने दें, जैसे: पूरे दिन, बस घंटों, सप्ताहांत और छुट्टियों, या उन लोगों के किसी भी संयोजन के बाद।
लाइव ट्रांसफर: हो सकता है कि आपको यह देखने का मौका मिले कि कौन कॉल कर रहा है, फिर तय करें कि क्या आप व्यक्तिगत रूप से जवाब देना चाहते हैं या एक आभासी रिसेप्शनिस्ट को संभालना चाहते हैं। लाइव कॉल ट्रांसफर संभव बनाता है। यदि आप जवाब नहीं देते हैं, तो कुछ रिंग्स के बाद एक आभासी रिसेप्शनिस्ट को पहले आप को रिंग देते हैं। इसके विपरीत भी संभव है: वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट हर कॉल का जवाब दे सकते हैं, फिर कॉल करने वाले को एक संक्षिप्त होल्ड पर रखें, जब वे आपसे संपर्क करें, तो पूछें कि क्या आप कॉल लेना पसंद करते हैं, तो कॉल करने वाले को अपने आगे भेजें। किसी भी तरह से, आप नियंत्रण में हैं।
इससे क्या फर्क पड़ता है?
यह हर फोन कॉल का जवाब सुनिश्चित करने के लिए बहुत प्रयास की तरह लग सकता है। हर किसी की जेब में इंटरनेट के साथ, जो व्यवसायों को भी कॉल करता है, है ना? हर बार एक मिस्ड कॉल क्या है, है ना? गलत। गलत!! मत भूलना: आप वास्तव में कभी नहीं जानते कि उस फोन कॉल के अंत में कौन है। यह सिर्फ आपका नया सबसे बड़ा ग्राहक हो सकता है, और हर मिस्ड कॉल एक चूक मौका है। आपने शायद ऐसा पहले सुना हो, लेकिन अगर यह सच नहीं है तो हम इसे नहीं दोहराएंगे।
इंटरनेट की लगातार बढ़ती पहुंच ने वास्तव में व्यवसायों के लिए फ़ोन ट्रैफ़िक को बढ़ा दिया है, क्योंकि एक इच्छुक उपभोक्ता के लिए कीबोर्ड पर कुछ टैप के साथ खोज करना और उन्हें ढूंढना आज आसान है। इससे आपको और आपके प्रतिस्पर्धियों दोनों को खोजने में आसानी होती है, इसलिए यदि आप पहली बार जवाब नहीं देते हैं, तो शायद वे आपको दूसरा शॉट देने से पहले किसी और को कॉल करें। फॉरेस्टर की 2017 की एक रिपोर्ट के अनुसार, आप ऐसा नहीं कर सकते, क्योंकि कॉल करने वाले ग्राहकों के पास कार्रवाई करने की उच्च मंशा है। वास्तव में, जो ग्राहक फोन पर पहुंचते हैं, वे कुल मिलाकर अधिक मूल्यवान ग्राहक होते हैं: "इच्छुक पक्ष जो इनबाउंड कॉल शुरू करते हैं, वे 30% तेजी से परिवर्तित होते हैं, औसतन 28% अधिक खर्च करते हैं, और अन्य चैनलों के माध्यम से कड़ाई से संलग्न करने वालों की तुलना में प्रतिधारण दर 28% अधिक रखते हैं।"
मुद्दा यह है कि हर कॉल के मामलों का उत्तर अब पहले से कहीं अधिक है, और आपके व्यवसाय को चलाने में शामिल हर चीज के बीच में निश्चित रूप से करने के लिए दिन में कई घंटे हैं। घर में रिसेप्शनिस्ट महंगे हैं। वर्चुअल रिसेप्शनिस्ट आपके व्यवसाय के संदेश को लगातार प्रदान करने के लिए सस्ती, हमेशा उपलब्ध और प्रशिक्षित हैं कि आप कैसे चाहते हैं।
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