राजनयिक कार्य ईमेल सीधे और विनम्र हैं, और यह सुनिश्चित करने का प्रयास करते हैं कि प्राप्तकर्ता जानकारी को गलत नहीं समझते हैं या गलत व्याख्या नहीं करते हैं। एक राजनयिक ईमेल लिखते समय, औपचारिक, सटीक भाषा का उपयोग करें और भावनात्मक शब्दों से बचें। लक्ष्य स्पष्ट भाषा का उपयोग करना है - ऐसे शब्द जो स्पष्ट रूप से महत्वपूर्ण संदेशों को रिले करते हैं - बिना बुरी भावनाओं के।
माहोल बनाये
अपने विचारों, संदेशों या निर्देशों पर ध्यान केंद्रित करके स्वर सेट करें जिससे आपके कर्मचारियों को मदद मिलेगी। किसी भी काम से संबंधित संघर्षों को स्वीकार करें, जैसे कि तकनीकी समस्याएं या असफलताएं, और मांग के बजाय - जब कोई ऐसी चीज हो जो आपको चाहिए या जरूरत हो। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी मौजूदा प्रोजेक्ट में अधिक स्टाफ जोड़ रहे हैं, तो लिखें, "मुझे पता है कि इस प्रोजेक्ट ने आपकी टीम पर अतिरिक्त तनाव रखा है, इसलिए मैंने जेन डो को कॉपी एडिटिंग में सहायता करने के लिए कहा। क्या आप उसे प्रदान कर पाएंगे सप्ताहांत से पहले एक मोटा मसौदा? " राजनयिक भाषा में एक विनम्र स्वर होता है जो प्राप्तकर्ताओं को सहजता से प्रस्तुत करने का प्रयास करता है.
$config[code] not foundकीप इट प्रोफेशनल
व्यक्तिगत, गोपनीय या संवेदनशील विषयों से बचें, जैसे कि वेतन संबंधी जानकारी, कर्मियों की समस्याएं या आंतरिक संघर्ष, एक राजनयिक ईमेल में। केवल सार्वजनिक मामलों पर चर्चा करें, इंक। पत्रिका का सुझाव देता है। यदि आमने-सामने की बैठक संभव नहीं है, तो हमेशा व्यक्तिगत या गोपनीय मुद्दों को आमने-सामने या फोन द्वारा संबोधित करें। आपको कभी नहीं पता होगा कि कार्यालय के आसपास कब कोई ईमेल पास हो सकता है। पेशेवर अभिवादन और समापन का उपयोग करें, इसलिए प्राप्तकर्ता जानते हैं कि पत्राचार काम से संबंधित है, प्रकृति में व्यक्तिगत नहीं है।उदाहरण के लिए, "हैलो," "अभिवादन" या "सुप्रभात" के साथ ईमेल शुरू करें - न कि "हे," "यो" या "मेरे झांकने के लिए।"
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाअपने शब्दों को बुद्धिमानी से चुनें
"मैं" बयानों पर ध्यान दें, बजाय "आप" बयानों के, खासकर जब आप किसी ईमेल में खामियों, गलतियों या सुधारों को संबोधित कर रहे हों। अपने बयानों की व्याख्या करें, इसलिए प्राप्तकर्ता आपके लक्ष्यों और इरादों की स्पष्ट समझ प्राप्त करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप समय सीमा को पूरा करने के महत्व के बारे में एक कंपनी-व्यापी ईमेल भेजना चाहते हैं, तो लिखें, “मजबूत ग्राहक सहायता आधार बनाए रखने के लिए समय सीमा को पूरा करना हमेशा मेरा लक्ष्य रहा है। समयबद्धता और दक्षता मेरी शीर्ष प्राथमिकताओं में से दो हैं।, तो कृपया मुझसे संपर्क करें यदि परिस्थितियां उत्पन्न होती हैं जो समय सीमा कठिनाइयों का कारण बन सकती हैं। "
प्रत्यक्ष और विशिष्ट बनो
अपने पत्राचार के साथ ईमानदार और प्रत्यक्ष रहें, इसलिए आपके सहकर्मियों को लाइनों के बीच पढ़ने की ज़रूरत नहीं है या दूसरी-अनुमान लगाएं कि आप क्या कहना चाह रहे हैं। डिप्लोमैटिक लैंग्वेज टैक्टफुल, कॉन्सियस और टू द पॉइंट है। अतिरिक्त शब्द, विचार या विचार निकालें जो आपके कर्मचारियों को भ्रमित कर सकते हैं या आपके ईमेल को काट सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप शिक्षकों को ईमेल में कर्मचारी ड्रेस कोड उल्लंघनों को संबोधित करना चाहते हैं, तो लिखें, "कृपया कर्मचारी हैंडबुक में ड्रेस कोड आवश्यकताओं की समीक्षा करें। स्कूल के घंटों के दौरान कोई शॉर्ट्स, टैंक टॉप या फ्लिप फ्लॉप नहीं।" "सभी कर्मचारियों को" ईमेल को संबोधित करें, इसलिए कोई भी एकल नहीं है।
