मीटिंग मिनट क्या हैं और आप उन्हें कैसे रिकॉर्ड करते हैं?

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यदि आपने अपने व्यवसाय को एस कॉर्पोरेशन या सी कॉर्पोरेशन के रूप में शामिल किया है, तो अधिकांश राज्यों के लिए आवश्यक है कि आप कंपनी की गतिविधियों का ध्यान रखें। जब भी आपके निदेशक मंडल की बैठक होती है, आपकी कंपनी को नियामक अनुपालन उद्देश्यों के लिए फाइल पर रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है।

संभावित लेनदेन और प्रस्तावों की एक लंबी सूची है जिसे आपको रिकॉर्ड पर रखने की आवश्यकता हो सकती है। इसमें कुछ भी शामिल हो सकते हैं:

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  • एक नए अधिकारी की नियुक्ति।
  • एक निर्देशक का इस्तीफा।
  • क्रय बीमा।
  • स्टॉक बेचना
  • कंपनी के नाम पर क्रेडिट / क्रेडिट कार्ड की एक लाइन प्राप्त करना।

रिकॉर्ड रखना सीधे रखने के लिए बहुत कुछ हो सकता है, खासकर छोटे व्यवसाय के मालिक के लिए। हालांकि, आपके निगम को अच्छी स्थिति में रखने और आपकी व्यक्तिगत देयता शील्ड को बनाए रखने के लिए उचित मीटिंग मिनट आवश्यक हैं। नीचे कुछ महत्वपूर्ण बातें दी गई हैं, जिन्हें आपको अपनी मीटिंग के मिनटों में रखने की आवश्यकता है।

मीटिंग मिनट क्या हैं?

मीटिंग के मिनटों का औपचारिक लेखा जोखा या किए गए किसी भी निर्णय सहित की गई कार्यवाहियों के बारे में एक आधिकारिक लेखा-जोखा रखना चाहिए।

उन्हें निगम के निदेशक मंडल या शेयरधारकों की एक औपचारिक बैठक के दौरान लिया जाता है, जैसे प्रारंभिक और वार्षिक बैठकें। आमतौर पर, बैठक के मिनट निगम के सचिव (या बैठक में नियुक्त किसी अन्य व्यक्ति) द्वारा दर्ज किए जाते हैं।

मीटिंग मिनट्स में क्या शामिल होना चाहिए?

आपकी मीटिंग के मिनटों को हर छोटे विवरण को शामिल करने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस महत्वपूर्ण जानकारी और किए गए किसी भी निर्णय या कार्यों को दस्तावेज करने की आवश्यकता है। सामान्य तौर पर, आपके मिनटों को आपके निगम की "संस्थागत स्मृति" के रूप में सेवा करने के लिए पर्याप्त विस्तृत होना चाहिए।

विशिष्ट मिनटों में निम्नलिखित शामिल होंगे:

  • बैठक के बारे में बुनियादी जानकारी: तारीख, समय, स्थान।
  • जो उपस्थित थे, उन मामलों में एक विशेष नोट के साथ जहां उपस्थित लोग देर से आए या जल्दी छूट गए।
  • प्रत्येक आइटम का एक संक्षिप्त विवरण के साथ एजेंडा आइटम।
  • किसी व्यक्ति के साथ-साथ प्रत्येक व्यक्ति ने कैसे मतदान किया, इसके विस्तृत विवरण के साथ मतदान की क्रिया।
  • जब बैठक स्थगित की गई थी।

ज्यादातर मामलों में, आपको स्क्रैच से मिनट बनाने की आवश्यकता नहीं है। आप एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में सेवा करने के लिए मुफ्त टेम्पलेट ऑनलाइन पा सकते हैं। अपने प्रकार के मिनटों / दस्तावेज़ों को चुनें, रिक्त स्थान भरें और इसे प्रिंट करें, और आप अपने रिकॉर्डकीपिंग दायित्वों को पूरा करेंगे।

मीटिंग मिनट रखने के लिए कौन आवश्यक है?

राज्यों के बहुमत के लिए प्रमुख व्यापार निर्णयों और आपके द्वारा आयोजित प्रमुख बैठकों के दस्तावेज के लिए एस निगम और सी निगम दोनों की आवश्यकता होती है।

वर्तमान में, निम्नलिखित राज्यों ऐसा न करें रखने के लिए आवश्यक मिनट:

  • डेलावेयर
  • कान्सास
  • नेवादा
  • उत्तरी डकोटा
  • ओकलाहोमा

इसके अतिरिक्त, एलएलसी को मिनट रखने की आवश्यकता नहीं होती है।

वे रिकॉर्ड किए जाने के बाद मिनटों के साथ मुझे क्या करना चाहिए?

मिनटों को राज्य के साथ दायर करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन इसके बजाय आपके अन्य कॉर्पोरेट रिकॉर्ड के साथ रखा जा सकता है, जैसे कि निगमन, उपनियम और प्रस्तावों के लेख।

अन्य दस्तावेजों की तरह, आपको कम से कम सात साल तक हाथ पर हाथ रखना चाहिए। निगम के सदस्य, जैसे कि शेयरधारकों, अधिकारियों और निदेशकों, निगम को "उचित अनुरोध" पर बैठक के मिनटों की समीक्षा करने के हकदार हैं।

जब आपको राज्य के साथ इन दस्तावेजों को दर्ज करने की आवश्यकता नहीं होती है, तब भी उन्हें महत्वपूर्ण दस्तावेज माना जाना चाहिए और आपके निगम की अच्छी स्थिति और आपकी सीमित देयता स्थिति की सुरक्षा के लिए आवश्यक हैं।

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