"फ़ाइल" को संबोधित कार्यस्थल संचार को रोजगार रिकॉर्ड के लिए प्रक्रिया और संरचना के साथ-साथ व्यापार पत्राचार के लिए बुनियादी प्रारूप का पालन करना होगा। फाइल मेमो का उद्देश्य ऐसे कार्यों का दस्तावेजीकरण करना है जैसे कर्मचारी परिवर्तन या रोजगार संबंधी निर्णय। इसके अलावा, वे मानव संसाधन गतिविधियों और कार्यस्थल जांच से संबंधित तथ्यों और परिस्थितियों को संरक्षित करते हैं।
पता करने वाला
यद्यपि आपका मेमो फ़ाइल का दस्तावेज बनाने का इरादा है, फिर भी ऐसे पते हो सकते हैं जिन्हें सीधे संचार की एक प्रति प्राप्त होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी पदोन्नति के लिए उसके विचार के बारे में किसी कर्मचारी की फाइल का दस्तावेजीकरण कर रहे हैं, तो आप अपने वर्तमान पर्यवेक्षक और पर्यवेक्षक को शामिल करना चाह सकते हैं, जिसे वह नई भूमिका में रिपोर्ट करेगा। इसके अलावा, कर्मचारी को मेमो की एक प्रति प्रदान करें।
$config[code] not foundसंवेदनशील जानकारी
संवेदनशील जानकारी के बारे में कार्यस्थल ज्ञापन केवल उन लोगों को पता होना चाहिए जिन्हें पता होना चाहिए और मेमो को स्पष्ट रूप से "गोपनीय" चिह्नित किया जाना चाहिए, यदि उनके पास ऐसी जानकारी है जो मानव संसाधन और कर्मचारी के पर्यवेक्षक के बीच चर्चा नहीं होनी चाहिए। कुछ मामलों में, संवेदनशील मामलों के बारे में फाइल करने के ज्ञापन को कर्मचारी की फाइल में बिल्कुल नहीं रखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, कार्यस्थल की जांच के मामलों में, जैसे कि यौन उत्पीड़न, एक ज्ञापन फ़ाइल जांच फ़ाइल में जाती है न कि कर्मचारी के कर्मियों की फ़ाइल में।खोजी उद्देश्यों के लिए फाइल करने के लिए ज्ञापन केवल गोपनीय रहने के लिए कर्मचारियों के लिए गोपनीय और सुलभ रहते हैं, जैसे कि एचआर स्टाफ, कंपनी के अधिकारी और मालिक, या कानूनी परामर्शदाता।
मेमो सामग्री
जब तक यह ज्ञापन चल रहे पत्राचार का हिस्सा नहीं है, तब तक आपको परिस्थितियों का वर्णन करने या अपने प्रलेखन का कारण बताने की आवश्यकता हो सकती है। यदि यह एक कार्मिक मामला है - एक जांच के अलावा - कर्मचारी के नाम, विभाग, स्थिति और रोजगार की लंबाई के साथ मेमो शुरू करें। उदाहरण के लिए, यदि आप स्थानांतरण के लिए किसी कर्मचारी के अनुरोध को सारांशित कर रहे हैं, तो आपके पहले पैराग्राफ में प्रासंगिक जानकारी होनी चाहिए, जैसे कि कर्मचारी की स्थिति और स्थिति या विभाग जिसके लिए उसने स्थानांतरण का अनुरोध किया है। ज्ञापन में इस बारे में विवरण भी होगा कि क्या उसका स्थानांतरण अनुरोध, विचार या अस्वीकार किया गया था।
वितरण और अभिलेखागार
यदि आप किसी कर्मचारी की फ़ाइल में लिख रहे हैं, तो मेमो की एक प्रति एचआर जनरल पत्राचार फ़ाइल में वितरण सूची के हिस्से के रूप में जानी चाहिए। इसके अलावा, कर्मचारी एक प्रति प्राप्त करता है और इसलिए अन्य पक्ष जो कर्मचारी जानकारी के लिए निजी हो सकते हैं, जब तक कि मेमो गोपनीय कार्यस्थल जांच का हिस्सा न हो। उस स्थिति में, केवल मानव संसाधन और जांच पर काम करने वाले कर्मचारियों के पास मेमो तक पहुंच होनी चाहिए। जब मेमो वाली फ़ाइल आपके अभिलेखागार को भेजी जाती है, तो मानव संसाधन विभाग विभाग के सामान्य पत्राचार फ़ाइल में स्थित ज्ञापन की एक प्रति रखता है।
