व्यावसायिक शिष्टाचार प्रभावित करता है कि अन्य लोग आपको कार्यस्थल में कैसे देखते हैं - सहकर्मियों, पर्यवेक्षकों और ग्राहकों सहित। यदि आपको मीटिंग के लिए मिनट लेने के लिए कहा जाता है, तो सबसे महत्वपूर्ण बिंदु उन्हें रखना है स्पष्ट, संक्षिप्त और सटीक.
तैयारी और मूल बातें
जब भी आप एक व्यावसायिक बैठक में भाग लेते हैं, तो वहां जल्दी पहुंचें और किसी भी कार्य के लिए तैयार रहें जो आपसे बैठक में अपेक्षित हो सकता है। यदि आप मिनट रख रहे हैं तो आपके पास होना चाहिए नोटबुक या कंप्यूटर तैयारअन्य आवश्यक वस्तुओं जैसे पेन या रिकॉर्डिंग उपकरणों के साथ। उपस्थिति मिनटों में दर्ज की गई है, इसलिए साइन-इन शीट तैयार करें समय से आगे। साइन-इन शीट में प्रत्येक सहभागी का नाम और आगमन समय को चिह्नित करने के लिए एक स्थान होना चाहिए।
$config[code] not foundयद्यपि यह व्यवसाय की बैठक में अन्य वक्ताओं को बाधित करने के लिए व्यापार शिष्टाचार के खिलाफ है, लेकिन बैठक में जो कहा गया और किया गया था, उसके सटीक नोट रखने के लिए मिनट लेने वाले से उम्मीद है किसी भी औपचारिक गतियों को शब्दशः दर्ज किया जाना चाहिए। यदि आपने कुछ सुना या समझा नहीं है तो उसे स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करने के लिए पर्याप्त रूप से बोलें और स्पष्ट करें।
एजेंडा बनाने और मीटिंग को ट्रैक पर रखने के लिए मीटिंग चलाने वाले व्यक्ति का काम है। यदि बैठक स्थापित एजेंडे से दूर चली जाती है, तो मिनटों को यह प्रतिबिंबित करना चाहिए। हमेशा इस बात की संभावना रहती है कि किसी दिन आपको स्पष्ट किया जाएगा कि किसी मीटिंग में क्या हुआ था। कोई बात नहीं, आपको अपने मिनटों को सुनिश्चित करना चाहिए वास्तव में जो हुआ उसका सही वर्णन करें और किस क्रम में
मिनट लेने वाली शिष्टाचार
मीटिंग में शामिल होने वाले लोगों की सुविधा के लिए मीटिंग मिनट केवल नोट्स नहीं हैं। एक बैठक के मिनट एक हैं कानूनी रिकॉर्ड पंजीकृत सांसद नैन्सी सिल्वेस्टर के एक लेख के अनुसार उस बैठक में क्या किया गया था।
आपको जो कहा गया था उसके हर विवरण को रिकॉर्ड करने की आवश्यकता नहीं है। आधिकारिक गतियों को छोड़कर, बस सामग्री को संक्षिप्त करें। केवल उन विवरणों को शामिल करें जो भविष्य में किसी को भी मिनटों में देख रहे हैं। प्रत्येक चर्चा के सार का योग करने के लिए कीवर्ड का उपयोग करें।
किसी भी टिप्पणी से बचें, मिनटों में व्यक्तिगत राय या वर्णनात्मक भाषा। न केवल ये व्यक्तिपरक हैं, लेकिन वे बाद में आपकी टिप्पणियों के विषय को शर्मिंदा कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह पढ़ सकते हैं कि "मि। स्मिथ दोपहर 2:45 बजे बैठक से बाहर निकल गए", लेकिन आपको यह नहीं कहना चाहिए कि "मि। स्मिथ सुश्री जोन्स पर क्रोधित हो गए और बैठक से बाहर निकल गए।"
अनावश्यक टिप्पणी से बचने के लिए, किसी भी तरह से बैठक के भावनात्मक स्वर का वर्णन करने की कोशिश न करें। उदाहरण के लिए, "सुश्री जोन्स ने जोर देकर कहा कि अगली तिमाही में बिक्री के आंकड़ों में सुधार होगा" बहुत व्यक्तिपरक है और बेहतर होगा क्योंकि "सुश्री जोन्स ने कहा कि अगली तिमाही में बिक्री के आंकड़े में सुधार होना चाहिए।" तथ्यों को अपने लिए बोलने दें।
