किसी लाभार्थी को मृत कर्मचारियों के लिए अंतिम वेतन कैसे संसाधित करें

कर्मचारी की मृत्यु के बारे में कोई भी नहीं सीखना चाहता है, लेकिन जब आप करते हैं, तो आपके और आपकी कंपनी के बीच कैसे व्यवहार होगा, इसके लिए एक योजना है। इस योजना में कर्मचारियों के लाभार्थी, परिवार या निष्पादक को भेजने के लिए आवश्यक रूपों की एक सूची शामिल होनी चाहिए, और कर्मचारी के अंतिम पेचेक जारी करने से पहले और बाद में आपको जो कदम उठाने चाहिए। राज्य के कानून संघीय दिशानिर्देशों का पालन करते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए अपने राज्य के साथ जांच करें।

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किराए के समय पर

सभी नए काम पर रखे गए कर्मचारियों की कागजी कार्रवाई में लाभार्थी के रूप का एक पदनाम शामिल करें। इस फॉर्म को पूरा करने के बाद, एक कर्मचारी को यह पता चल जाता है कि उसे उस घटना में अपना अंतिम वेतन प्राप्त करना चाहिए जिसे वह नियोजित करते समय मर जाता है। प्रत्येक वर्ष कर्मचारियों को याद दिलाने के लिए फॉर्म की समीक्षा करने के लिए सुनिश्चित करें कि इसकी जानकारी चालू है और कर्मचारी की इच्छा के अनुरूप है। यदि आपका कर्मचारी किसी लाभार्थी को नामित नहीं करता है, तो आप एक निष्पादक या परिजनों के पास अंतिम पेचेक जारी कर सकते हैं, बशर्ते कि उनके पास आवश्यक कागजी कार्यवाही जैसे मूल पत्र या प्रशासन का एक पत्र, मृत्यु प्रमाणपत्र की प्रमाणित प्रति और लागू डब्ल्यू -9 फॉर्म

एक कर्मचारी की मृत्यु के बारे में जानने के बाद

कर्मचारी की मृत्यु के बारे में जानने के बाद, कर्मचारी के परिवार और / या लाभार्थी के पदनाम की जानकारी का एक पैकेट तैयार करें और भेजें। इस पैकेट में किसी भी लाभ के बारे में जानकारी, जिन रूपों को पूरा करने की जरूरत है, डाक-भुगतान रिटर्न लिफाफे शामिल हैं यदि आवश्यक हो, तो संपर्क जानकारी और किसी भी मजदूरी के बारे में जानकारी अभी भी और जब उन्हें भुगतान किया जाएगा। कर्मचारी की मृत्यु के पेरोल विभाग को तुरंत सूचित करें। इस विभाग को आवश्यक कागजी कार्रवाई प्राप्त होने तक कर्मचारी के वेतन को जमा करने और किसी भी प्रत्यक्ष जमा को रोकने की आवश्यकता होगी, जिसमें एक मृत्यु प्रमाण पत्र और लाभार्थी या संपत्ति के लिए डब्ल्यू -9 शामिल है। पेरोल विभाग को अंतिम पेचेक की राशि की गणना भी करनी चाहिए, जिसमें वेतन और अन्य प्रकार के वेतन शामिल होने चाहिए जैसे कि छुट्टी का समय या अर्जित बीमार समय, यदि लागू हो। यदि आप पेरोल प्रसंस्करण सेवा का उपयोग करते हैं, तो आपको कर्मचारी के अंतिम पेचेक को संसाधित करने से पहले कर्मचारी के मृत्यु प्रमाण पत्र की प्रमाणित प्रति देने की आवश्यकता हो सकती है। ये कदम महत्वपूर्ण हैं क्योंकि एक बैंक मृतक के बैंक खाते को फ्रीज कर सकता है, जो अंतिम पेचेक की प्राप्ति को प्रभावित कर सकता है।

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अंतिम भुगतान संसाधित करना

यदि कर्मचारी ने भुगतान किया है, लेकिन अभी तक एक पेचेक नहीं भुनाया है, तो आपको चेक पर भुगतान रोकना चाहिए और कर्मचारी के लाभार्थी या एस्टेट को उस राशि के लिए एक नया चेक जारी करना चाहिए। यदि कर्मचारी पर बकाया कमाई के लिए बकाया है, तो उसे कर्मचारी के लाभार्थी या संपत्ति को जारी करें। किसी भी विशेष शर्तों को नियंत्रित करने वाले राज्य कानूनों की जांच करें जो अंतिम पेचेक जारी करने से पहले आपको मिलना चाहिए।

आईआरएस को आय की रिपोर्ट करना

कर्मचारी की मृत्यु के रूप में उसी कैलेंडर वर्ष के दौरान बकाया और भुगतान किए गए वेतन के लिए, आपको कर्मचारी के फॉर्म डब्ल्यू -2 में मजदूरी को शामिल करना होगा और लाभार्थी या निष्पादक के नाम पर फॉर्म 1099-एमआईएससी में अंतिम पेचेक की राशि की रिपोर्ट करना होगा। । यदि मजदूरी उस वर्ष के बाद देय होती है जिसमें कर्मचारी की मृत्यु हो जाती है, तो उस कर्मचारी के नाम पर डब्ल्यू -2 जारी न करें जिसमें आप उस वर्ष का अंतिम वेतन जारी करते हैं। इसके बजाय, लाभार्थी या निष्पादक को फॉर्म 1099-MISC जारी करें जिसमें अंतिम पेचेक की राशि शामिल हो। आप इन रूपों की प्रतियां आईआरएस से प्राप्त कर सकते हैं, जो इन रूपों को पूरा करने और जारी करने पर अतिरिक्त मार्गदर्शन भी दे सकता है।