एक कार्यालय सचिव अक्सर गोंद होता है जो एक कार्यालय या व्यवसाय को एक साथ रखता है क्योंकि वह विभिन्न प्रकार के स्टाफ सदस्यों और विभागों को सहायता प्रदान करता है। कार्यालय सचिवों को किसी भी औपचारिक शिक्षा की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन अधिकांश कंपनियां संपत्ति के रूप में कंप्यूटर कौशल और अन्य कार्यालय से संबंधित कौशल में शोध पूरा करने पर गौर करेंगी। Payscale.com के अनुसार, 2010 तक, कार्यालय सचिव $ 20,893 और $ 30,990 के बीच औसतन सालाना कमाते हैं।
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कार्यालय सचिव ग्राहकों, नौकरी आवेदकों और अन्य आगंतुकों का स्वागत करते हैं जब वे कार्यालय में आते हैं। यदि आगंतुक की कंपनी में काम करने वाले किसी व्यक्ति के साथ कोई नियुक्ति है, तो कार्यालय सचिव आगंतुक की जाँच करेगा और उचित स्टाफ सदस्य के आने की घोषणा करेगा।
क्योंकि कार्यालय सचिव अक्सर पहली छाप लोगों की कंपनी की होती है, उसे हर समय एक पेशेवर उपस्थिति और प्रदर्शन को बनाए रखना चाहिए। उचित शिष्टाचार और एक दोस्ताना रवैया का उपयोग कार्यालय सचिव की नौकरी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। आगमन पर एक हैंडशेक और आंखों के संपर्क से आगंतुक को पता चलता है कि उसकी उपस्थिति को स्वीकार किया गया है और उसकी सराहना की गई है। जब कोई आगंतुक या ग्राहक इमारत से बाहर निकलता है, तो कार्यालय सचिव उसे आने के लिए धन्यवाद देगा और यदि आवश्यक हो, तो उसकी जांच करेगा।
संचार और पत्राचार
फोन और लिखित संचार कंपनी को आगे बढ़ने और व्यवसाय बनाने में मदद करने के लिए महत्वपूर्ण है। कार्यालय सचिव कंपनी और कंपनी के भीतर संचार प्रक्रिया में एक बड़ी भूमिका निभाता है। वह फोन कॉल लेता है, कॉल करने वाले को उपयुक्त व्यक्ति पर पुनर्निर्देशित करता है या एक संदेश लेता है, ग्राहकों को फोन करता है, और मदद मांगने वालों को सूचना या निर्देश प्रदान करता है।
फोन संचार के अलावा, कार्यालय सचिव लिखित और ईमेल पत्राचार में भी शामिल है। कार्यकारी अधिकारी या प्रबंधक कार्यालय सचिव को पत्र लिखने या ग्राहक पूछताछ का जवाब देने के लिए कह सकते हैं। चाहे फोन पर संचार या पत्राचार हो, पत्र के माध्यम से या ईमेल में, कार्यालय सचिव को हमेशा पेशेवर तरीके से संवाद करना चाहिए, जिस प्रतिष्ठा के साथ कंपनी ने काम किया है।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायारिकॉर्ड रखना
एक व्यस्त कार्यालय को रिकॉर्ड और डेटा के निरंतर अद्यतन की आवश्यकता होगी। यदि कंपनी उत्पादों या सेवाओं की बिक्री, बिक्री रिकॉर्ड, इन्वेंट्री और ग्राहकों के अनुरोधों में शामिल है, तो प्रत्येक दिन अपडेट करना होगा। कार्यालय सचिव ग्राहकों और ग्राहकों द्वारा किए गए भुगतान में प्रवेश करता है और विक्रेताओं को भेजे गए भुगतान के अद्यतन रिकॉर्ड के साथ लेखा विभाग की सहायता भी कर सकता है।
बिक्री से संबंधित रिकॉर्ड के अलावा, कार्यालय सचिव मीटिंग के माध्यम से मीटिंग के रिकॉर्ड भी रखता है। रिकॉर्ड कीपिंग कंपनी को इतिहास प्रदान करती है कि क्या हुआ है और कंपनी की प्रगति के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है। कार्यालय सचिव द्वारा, कंप्यूटर पर लिखित रिकॉर्ड और रिकॉर्ड को अपडेट करने और बनाए रखने के लिए कई घंटे बिताए जाते हैं।
