एक प्रशासक का कर्तव्य उद्योगों के बीच भिन्न होता है; हालाँकि, कुछ कर्तव्य पूरे बोर्ड में समान हैं। कार्यालय प्रशासक की एक महत्वपूर्ण भूमिका कार्यालय के समग्र संगठन में योगदान दे रही है। प्रशासक एक सहायक भूमिका में अपने प्रबंधकों का समर्थन करते हैं और दिन के कार्यों को कवर करते हैं, जिससे उन्हें अधिक महत्वपूर्ण कंपनी कर्तव्यों पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति मिलती है।
आपूर्ति
एक प्रशासक यह सुनिश्चित करता है कि कार्यालय सुचारू रूप से चलता है, विशेष रूप से कार्यकारी जिसके लिए वे सीधे रिपोर्ट करते हैं। एक प्रशासक के रूप में, आप कुछ हाउसकीपिंग कार्यों के प्रभारी होंगे जैसे कि कार्यालय की आपूर्ति पूरी तरह से स्टॉक की जाती है। पेपर, इंक कार्ट्रिज और पेन जैसी चीजें आपकी जिम्मेदारी का हिस्सा हो सकती हैं। आपूर्ति के अलावा, आप एक "गो-फेर" के रूप में भी काम कर सकते हैं और अपने काम से संबंधित नहीं होने वाले कामों के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। कुछ उद्योगों में, आपको अपने बॉस के लिए व्यक्तिगत, गैर-काम से संबंधित काम करने के लिए कहा जा सकता है।
$config[code] not foundनिर्धारण
अधिकारियों की बैठकों में भाग लेने के लिए अक्सर बाढ़ आ जाती है। एक व्यवस्थापक के रूप में, आपका एक कार्य आपके बॉस के कार्यक्रम को व्यवस्थित करना होगा। आप अपने बॉस के लिए बैठकों का समन्वय करेंगे और सुनिश्चित करेंगे कि कोई भी डबल बुक की हुई बैठकें न हों।एक बार एक बैठक निर्धारित होने के बाद, आप दूसरी पार्टी को कॉल करने और यह पुष्टि करने के लिए भी जिम्मेदार होंगे कि वे मिलने में सक्षम हैं। यदि आपके बॉस को काम के लिए यात्रा करनी है, तो आप उसकी यात्रा व्यवस्था की बुकिंग के लिए भी जिम्मेदार हो सकते हैं।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायासंचार
चूंकि अधिकारी एक कंपनी के प्रमुख सदस्य होते हैं, इसलिए उन पर बहुत सारी इनकमिंग कॉल का निर्देशन किया जाएगा। प्रशासक फोन कॉल की स्क्रीनिंग के प्रभारी होंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वास्तव में एक कार्यकारी को बोलने की आवश्यकता वाले लोगों को ही ऐसा करने की अनुमति है। फोन कर्तव्यों के अलावा, प्रशासकों को एक कार्यकारी प्राप्त सामान्य ईमेल में से कुछ को पढ़ने और जवाब देने के लिए कहा जा सकता है। व्यवस्थापक द्वारा नियंत्रित संचार कार्य कार्यकारी के लिए जीवन को आसान बनाता है।
उत्पादकता और व्यवस्था
एक प्रशासक को हमेशा कार्यालय को अधिक कुशल बनाने के तरीकों के बारे में सोचना चाहिए। इसका अर्थ यह हो सकता है कि ईमेल का जवाब देने के लिए एक नया तरीका विकसित करना, सस्ता विकल्प ढूंढना जो कार्यालय की लागत को कम रखता है या यहां तक कि एक बैठने की चार्ट के साथ आ रहा है जो कर्मचारी के विक्षेप को सीमित करता है। यदि कोई समस्या है जो कार्यालय उत्पादकता को सीमित कर सकती है, तो व्यवस्थापक को समस्या को सुधारने की दिशा में कदम उठाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि प्रिंटर या कंप्यूटर में समस्या है, तो व्यवस्थापक समस्या को हल करने के लिए एक तकनीशियन को बुलाएगा।
