ग्राहक सेवा प्रतिनिधि क्या करता है?

अमेरिका के श्रम सांख्यिकी ब्यूरो ने अनुमान लगाया कि 2006 में लगभग 2.2 मिलियन लोगों ने ग्राहक सेवा पदों पर कब्जा किया था। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि अपनी कंपनी के लिए फ्रंट लाइन लेते हैं। वे ग्राहक के साथ बातचीत करने वाले पहले व्यक्ति हैं, साथ ही कर्मचारी जो ग्राहक याद करते हैं कि वे कब निकलते हैं। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि विभिन्न प्रकार के कार्य करते हैं, जिनमें से सभी कंपनी के संचालन और उत्पादों का समर्थन करते हैं।

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ग्राहक सहायता

सभी ग्राहक सेवा प्रतिनिधियों को अपने ग्राहकों की सहायता करने की आवश्यकता होती है। वे यह सवाल और पूछताछ के जवाब प्रदान करके, ग्राहकों की चिंताओं को दूर करने और तत्काल ग्राहक मुद्दों को हल करने के लिए करते हैं। ये प्रतिनिधि व्यक्ति को टेलीफोन, फैक्स, ईमेल, मानक मेल, इंटरनेट चैट और इंस्टेंट मैसेंजर के माध्यम से सहायता प्रदान करते हैं।

चिंताओं का मूल्यांकन करें

यद्यपि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि आमतौर पर किसी ग्राहक के साथ बातचीत करने वाले पहले होते हैं, वे ग्राहक की सभी चिंताओं को दूर करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं। इस मामले में, प्रतिनिधि ग्राहक के साथ बोलता है कि उन्हें उचित विभाग या प्रतिनिधि को निर्देशित करने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करें। यह संक्षिप्त वार्तालाप प्रतिनिधि को ग्राहक की चिंताओं की पहचान करने, उपयुक्त व्यक्ति या विभाग का निर्धारण करने में मदद करता है जो ग्राहक की मदद कर सकता है और उसके अगले कदमों पर ग्राहक को निर्देश दे सकता है।

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बिक्री

कई स्थितियों में उत्पाद या सेवा को बेचने या अपग्रेड करने के लिए ग्राहक सेवा प्रतिनिधि की आवश्यकता हो सकती है। यदि ग्राहक किसी उत्पाद या सेवा के बारे में अतिरिक्त जानकारी का अनुरोध करता है और रुचि दिखाता है, तो ग्राहक सेवा प्रतिनिधि उस ग्राहक को अपग्रेड के साथ सहायता करने के लिए पहल करता है। ग्राहक के मुद्दे को हल करने के प्रतिनिधि के प्रयासों के दौरान, प्रतिनिधि को एक अतिरिक्त उत्पाद या वारंटी बेचने की आवश्यकता हो सकती है। ये "सॉफ्ट सेल्स" कौशल प्रतिनिधि को ग्राहक की जरूरतों को बेहतर ढंग से पूरा करने में सक्षम बनाते हैं।

रिकॉर्ड रखने वाले

रिकॉर्ड रखते हुए प्रभावी व्यापार इंटरैक्शन और सर्विसिंग का एक अनिवार्य हिस्सा बनता है। एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि के पास अक्सर खातों को देखने, रिकॉर्ड के दस्तावेज, प्रसंस्करण के आदेश और रिकॉर्डिंग पूछताछ की जिम्मेदारी होती है। इन विस्तृत रिकॉर्डों को सहमति से संसाधित किया जाना चाहिए और कंपनी की आवश्यकता के अनुसार व्यवस्थित किया जाना चाहिए। बदले में, एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि को प्रभावी ढंग से और स्पष्ट रूप से जानकारी संवाद करने में सक्षम होना चाहिए।

संकल्प विशेषज्ञ

चूंकि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि व्यवसाय की अग्रिम पंक्ति में सेवा करते हैं, इसलिए वे अक्सर ग्राहकों, विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं का सामना करने वाले पहले व्यक्ति होते हैं। इन प्रतिनिधियों के पास धैर्य के साथ-साथ पेशेवर तरीके से ग्राहकों को परेशान करने की क्षमता होनी चाहिए। सबसे प्रभावी रिज़ॉल्यूशन विशेषज्ञों को कंपनी के उत्पादों और सेवाओं का एक मजबूत ज्ञान और ग्राहक की सहायता के लिए अपने संसाधनों का उपयोग करने की स्पष्ट समझ है।

प्रौद्योगिकी उपयोगकर्ता

आज के व्यवसाय कार्यालय उपकरण और कंप्यूटरों की एक सरणी का उपयोग करते हैं। ग्राहक सेवा प्रतिनिधि इस उपकरण का उपयोग कार्यों, सेवा ग्राहकों और रिकॉर्ड जानकारी को पूरा करने के लिए करते हैं। प्रतिनिधियों को इस उपकरण के उपयोग के साथ सहज होना चाहिए और अपने ग्राहकों, विक्रेताओं और आपूर्तिकर्ताओं को निर्देश देना चाहिए कि वे उपकरण का उपयोग कैसे करें।