कंपनी के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए संगठन के संसाधनों की योजना बनाने और नियंत्रित करने में प्रभावी संचार आवश्यक है। व्यावसायिक संदेशों का महत्व प्रभावी संचार कौशल को एक महत्वपूर्ण व्यावसायिक उपकरण और एक आवश्यक कर्मचारी विशेषता बनाता है। हर्टा मर्फी, हर्बट हिल्डब्रांड और जेन थॉमस के अनुसार, "इफेक्टिव बिज़नेस कम्युनिकेशंस" के लेखक, "सात सी" का उपयोग, जैसे पूर्णता और संक्षिप्तता, यह सुनिश्चित करेगा कि कर्मचारी बेहतर संचारक बनें, संदेश सामग्री और शैली का चयन करने में सक्षम हों। यह संदेश के उद्देश्य और प्राप्तकर्ता को सबसे अच्छा लगता है।
$config[code] not foundसंपूर्णता
एक संपूर्ण व्यावसायिक संदेश में वह सभी जानकारी शामिल होती है जिसे रिसीवर को समझने की आवश्यकता होती है और संभवतः संदेश पर प्रतिक्रिया देता है। एक पूर्ण संदेश छह सवालों के जवाब देता है: कौन, क्या, कब, कहां, क्यों और कैसे। उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी को एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए कहने के लिए, आपको यह बताना होगा कि रिपोर्ट की आवश्यकता क्या है, रिपोर्ट कब पूरी होनी चाहिए, किसको और कहाँ कर्मचारी को रिपोर्ट देनी है और रिपोर्ट कैसे बनानी है।
संक्षिप्ति
संक्षिप्त व्यापार संदेश समय और लागत प्रभावी दोनों होते हैं क्योंकि संदेश विचारों की पुनरावृत्ति के बिना संक्षिप्त रूप में केवल प्रासंगिक जानकारी देते हैं। संक्षिप्त संदेशों में अनावश्यक विवरणों को शामिल नहीं किया जाता है और वाक्यांशों के बजाय एकल शब्द संभव होने पर उपयोग किए जाते हैं। इसके अलावा, संचारक "जो" और "उस" वाक्यांशों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, "इस महीने के तीन-चौथाई के लिए केवल पांच विक्रेताओं का खाता देय है।"
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाविचार
एक प्रभावी संचार वह है जो एक विशिष्ट श्रोता की जरूरतों को पूरा करता है। उदाहरण के लिए, "यदि आप खुले खाते के सामंजस्य और जर्नल सुलह रिपोर्ट का उपयोग करते हैं तो आप कंपनी के खातों को और अधिक तेज़ी से सामंजस्य स्थापित कर पाएंगे जो आपके डेस्क पर तीन बजे तक होगा।"
स्थूलता
विचारों को संप्रेषित करने के लिए विशिष्ट संचारक जो तथ्यों या आंकड़ों का उपयोग करते हैं, जैसे विचारों को व्यक्त करने के लिए अस्पष्ट संचार से बचा जाता है। उदाहरण के लिए, "हमारे खातों की देय उम्र बढ़ने की रिपोर्ट से संकेत मिलता है कि हम स्मिथ इलेक्ट्रिकल को 30 दिनों में $ 15,000, 60 दिनों में $ 45,000, कुल $ 60,000 के लिए बकाया हैं।" यदि स्पष्ट शब्दों का उपयोग किया जाता है तो संदेश भी अधिक ठोस होते हैं। उदाहरण के लिए, "पत्रिका सुलह रिपोर्ट" "देय देय सामंजस्य रिपोर्ट" की तुलना में अधिक निश्चित है।
स्पष्टता
स्पष्टता से एक श्रोता को संदेश को समझने में आसानी होती है। स्पष्ट रूप से बोलने के लिए, एक वक्ता सटीक भाषा और परिचित शब्दों का उपयोग करता है। उदाहरण के लिए, एक स्पीकर "खातों के सामंजस्य के बाद" के बजाय "खातों के सामंजस्य के बाद" कह सकता है। स्पष्टता के लिए तकनीकी और व्यावसायिक शब्दजाल से बचने की भी आवश्यकता होती है जब तक कि स्पीकर को यह विश्वास न हो कि श्रोता शर्तों से परिचित है। वक्ता को लंबे वाक्यों और शब्दों की अजीब व्यवस्था से भी बचना चाहिए।
विनम्र
साहसी संचार पाठक या श्रोता के सम्मानजनक होते हैं। इस तरह के संचार संदिग्ध हास्य से भी बचते हैं। उदाहरण के लिए, "आपका संदेश पूरी तरह से अशोभनीय है" के बजाय, एक विनम्र संदेश में कहा जा सकता है, "मेरे पास निर्देशों की ठीक से व्याख्या करने के लिए आवश्यक अनुभव नहीं है।"
यथार्थता
शुद्धता का तात्पर्य उचित विराम चिह्न, व्याकरण और वर्तनी और सटीक तथ्यों और आंकड़ों के उपयोग से है। इसके अलावा, शुद्धता बताती है कि संचार में सभी जानकारी सटीकता के लिए दोहराई जानी चाहिए और समय पर होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, शुद्धता के लिए आवश्यक है कि जब संभव हो तो मूल डेटा स्रोतों का उपयोग किया जाए।
