सीईओ, कंपनी उपाध्यक्ष और संचालन प्रबंधक जैसे शीर्ष अधिकारी कार्यकारी प्रशासनिक सहायता की सहायता से अपने संगठनों को संभालते हैं। अक्सर कार्यकारी सचिव, कार्यकारी प्रशासक या कार्यकारी सहायक कहलाते हैं, ये पेशेवर अपने मालिकों के लिए और प्रशासनिक विवरणों की जानकारी की जरूरतों को संभालते हैं। संगठन के शीर्ष कर्मचारियों के साथ उनके संपर्क के कारण, वे कई उच्च-स्तरीय कार्य कर सकते हैं, जैसे महत्वपूर्ण बैठकें करना और महत्वपूर्ण शोध करना।
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क्योंकि वे संगठन के सभी स्तरों पर प्रबंधकों, अधिकारियों, तकनीकी कर्मचारियों और क्लर्कों के साथ व्यवहार करते हैं, साथ ही ग्राहकों, कार्यकारी प्रशासकों को उत्कृष्ट पारस्परिक कौशल की आवश्यकता होती है। उन्हें अपने मालिकों से निर्देशों को सक्रिय रूप से सुनना चाहिए, अधीनस्थों को मौखिक रूप से जानकारी की व्याख्या करना चाहिए और ऐसी रिपोर्टें लिखना चाहिए जो सामान्य कर्मचारी समझते हैं। उनकी सामाजिक धारणा उन्हें लोगों से जानकारी प्राप्त करने और दूसरों को कार्रवाई के लिए प्रेरित करने में मदद करती है। अच्छे संगठनात्मक और समय-प्रबंधन कौशल की आवश्यकता होती है क्योंकि वे एक ही समय में कई कार्यों को टालते हैं और एक से अधिक कार्यकारी के लिए काम कर सकते हैं। सॉफ्टवेयर को प्रोसेस करने, व्यवस्थित करने और डेटा को प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने के लिए कार्यकारी प्रशासकों के पास प्रभावी कंप्यूटर कौशल होना चाहिए।
कर्तव्य
कार्यकारी प्रशासक अपने फोन कॉल और पत्रों को स्क्रीन करके और संदेश लेकर अपने अधिकारियों के लिए द्वारपाल के रूप में कार्य करते हैं। कंपनी आगंतुकों को उनके माध्यम से पारित किया जाना चाहिए ताकि वे यह तय कर सकें कि प्रमुख अधिकारियों तक पहुंच की अनुमति है या नहीं। वे यात्रा की व्यवस्था भी करते हैं, बैठकों की योजना बनाते हैं और मिनटों को रिकॉर्ड करने के लिए उपस्थित होते हैं, और उन आंकड़ों को संकलित करते हैं जो उनके मालिक अनुरोध करते हैं। वे अधिकारियों द्वारा पत्राचार और अन्य व्यवसाय दस्तावेजों को प्रूफरीड और लिखते हैं, और मेमो या अन्य लिखित संचार वितरित करते हैं। उनकी विशेषज्ञता के हिस्से के रूप में, वे कंप्यूटर, कॉपियर, फैक्स मशीन और फोन सिस्टम जैसे विभिन्न कार्यालय उपकरण संचालित कर सकते हैं।
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बड़े संगठनों में, कार्यकारी प्रशासक अन्य सचिवों, सहायकों और क्लर्कों के प्रभारी हो सकते हैं, इसलिए वे अपने कार्य विवरण में प्रबंधन कार्यों को जोड़ सकते हैं। वे नौकरी का विवरण पोस्ट करते हैं, और फिर साक्षात्कार और उम्मीदवारों की योग्यता की जांच करते हैं। वे तब अधीनस्थ प्रशासकों को किराए पर लेते हैं, प्रशिक्षित करते हैं और प्रेरित करते हैं। वे कार्य और कार्यक्रम भी प्रदान करते हैं, कार्यालय स्थान और आपूर्ति आवंटित करते हैं, और कार्य प्रगति और गुणवत्ता की निगरानी करते हैं। कार्यकारी प्रशासक भी उठाता है और पदोन्नति के लिए जिम्मेदार हो सकता है - साथ ही गोलीबारी - अधीनस्थों।
योग्यता
ओ * नेट ओनलीन से पता चलता है कि 41 प्रतिशत कार्यकारी प्रशासकों में कुछ उत्तर-वर्गीय कक्षाएं हैं, लेकिन कोई डिग्री नहीं है, 28 प्रतिशत में हाई स्कूल डिप्लोमा या जीईडी है, और 26 प्रतिशत के पास एक सहयोगी डिग्री है। कुछ प्रशासक निचले स्तर के लिपिक पदों पर शुरू होते हैं, लेकिन कार्यकारी स्तर तक पहुंचने तक जिम्मेदारी बढ़ाने के अनुभव और अतिरिक्त प्रशिक्षण के साथ। कार्यकारी सहायकों के लिए एसोसिएट डिग्री पूरी होने में दो साल लगते हैं और यह बिजनेस स्कूलों और सामुदायिक कॉलेजों से उपलब्ध हैं। कुछ कार्यकारी सचिव विश्वविद्यालयों से व्यवसाय प्रशासन में स्नातक की डिग्री के लिए जाते हैं, जिसमें चार साल लगते हैं। स्वैच्छिक प्रमाणीकरण राष्ट्रीय संगठनों से उपलब्ध है, जिससे नौकरी के अवसर बढ़ सकते हैं।
