एक कार्यालय में काम करने के लिए आपको एक विशिष्ट कौशल सेट की आवश्यकता होती है और कुछ प्रकार के उपकरणों का उपयोग करने में सक्षम होते हैं जो कई कार्यालयों के लिए सामान्य हैं। यदि आप उपकरण के एक टुकड़े से परिचित नहीं हैं, तो आपको सीखने की आवश्यकता होगी। जिन उपकरणों और कौशल की आवश्यकता होती है वे कार्यालय से कार्यालय में थोड़े भिन्न हो सकते हैं, लेकिन कुल मिलाकर समान हैं।
कागज से संबंधित उपकरण
कार्यालय उपकरण के कुछ टुकड़े व्यवसाय के कागज पहलुओं के लिए आवश्यक हैं। फोटोकॉपी मशीनों का उपयोग दस्तावेजों की प्रतियों को वितरित करने या दस्तावेजों को हल्का या गहरा बनाने के लिए किया जाता है। प्रिंटर का उपयोग दस्तावेज़ों और ईमेलों को प्रिंट करने के लिए भी किया जाता है, जिन्हें दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है। कई कार्यालय भी संवेदनशील दस्तावेजों के निपटान के लिए श्रेडर का उपयोग करते हैं जिनकी अब आवश्यकता नहीं है। फैक्स मशीनें अभी भी कार्यालयों में पाई जा सकती हैं, लेकिन उतनी आम नहीं हैं। कुछ फोटोकॉपीर्स में फैक्स करने की क्षमताएं होती हैं।
$config[code] not foundकंप्यूटर
आज, कई कार्यालय व्यवसाय करने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करते हैं। कर्मचारी सह-कर्मचारियों और ग्राहकों के बीच संचार के लिए ईमेल का उपयोग करते हैं। कंप्यूटर पर आयोजित वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर और स्प्रेडशीट का उपयोग करके दस्तावेज़ बनाए जाते हैं। कुछ कार्यालय किसी भी कागज़ात दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में स्कैन करने के लिए दस्तावेज़ स्कैनर का उपयोग करते हैं। ये स्कैनर कंप्यूटर से जुड़े होते हैं और कागज के दस्तावेज़ों को कंप्यूटर फ़ाइलों में स्थानांतरित कर देते हैं, जो तब एक ऑपरेटर द्वारा कंप्यूटर में दर्ज किए जाते हैं। कार्यालय में कर्मचारी कभी-कभी अपने कंप्यूटर का उपयोग डेटा प्रविष्टि के लिए भी करते हैं, जो कार्यालय के प्रकार पर निर्भर करता है।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायासंचार कौशल
कार्यालय के माहौल में सफल होने के लिए, एक कर्मचारी को अच्छी तरह से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। नौकरी विवरण के आधार पर संचार का प्रकार अलग-अलग होगा। कुछ कर्मचारियों को अच्छी तरह से लिखने और ईमेल या संभवतः नियमित मेल के माध्यम से संवाद करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। मौखिक संचार भी महत्वपूर्ण हो सकता है। कुछ कार्यालय कर्मचारी नियमित रूप से फोन कॉल का जवाब देते हैं और कंपनी के लिए ग्राहकों से बात करते हैं। यहां तक कि उन कर्मचारियों को जो बाहर के ग्राहकों के साथ संवाद नहीं करते हैं, उनके सहकर्मियों और मालिकों के बीच अच्छा संचार बहुत महत्वपूर्ण है। नौकरी के आधार पर, बातचीत भी आवश्यक हो सकती है।
प्रबंध
यहां तक कि वे कर्मचारी जो प्रबंधन के पदों पर नहीं हैं, उन्हें अपनी नौकरी में खुद को प्रबंधित करने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। एक कर्मचारी को अपने कार्य भार को देखने और यह निर्धारित करने में सक्षम होना चाहिए कि कौन से कार्य पहले किए जाने के लिए अधिक महत्वपूर्ण हैं और कौन से लोग इंतजार कर सकते हैं। वह पूरे दिन अपने समय का प्रबंधन करने में सक्षम होना चाहिए और इसका उपयोग यथासंभव अधिक से अधिक कार्यों को पूरा करने के लिए करना चाहिए। निश्चित समय पर कुछ फ़ोन कॉल किए जाने चाहिए, जबकि दैनिक कार्य कुछ समय के लिए प्रतीक्षा करने में सक्षम हो सकते हैं।
समस्या को सुलझाना
एक कार्यालय की नौकरी के सभी पहलुओं में कटौती और सूख नहीं होती है। किसी कर्मचारी को कार्यों को पूरा करने का सबसे अच्छा तरीका निकालने में मदद करने के लिए समस्या-सुलझाने के कौशल का उपयोग करने की आवश्यकता होगी और जो भी मुद्दे उत्पन्न हो सकते हैं उन्हें ठीक करने के लिए क्या किया जा सकता है। कर्मचारी समस्याओं को हल करने और परियोजनाओं को पूरा करने में सक्षम होने के लिए एक साथ काम करने और बुद्धिशीलता तकनीकों का उपयोग करने में सक्षम होना चाहिए। समाधान के साथ आने और उन्हें अपनी परियोजनाओं में लागू करने के लिए रचनात्मकता का उपयोग करने से एक कर्मचारी को लाभ होगा।
कंप्यूटर कौशल
कई कार्यालय ऐसे कर्मचारियों को नियुक्त करना पसंद करते हैं जिनके पास विशिष्ट प्रकार के सॉफ़्टवेयर के साथ अनुभव होता है जो कंपनी वित्तीय सॉफ़्टवेयर जैसे उपयोग करती है। यदि किसी को काम पर रखा जाता है जिसके पास ये कौशल नहीं हैं, तो अतिरिक्त प्रशिक्षण की आवश्यकता होगी ताकि वह अपना काम अच्छे से कर सके। कुछ कार्यालयों को टाइपिंग टेस्ट लेने के लिए संभावित कर्मचारी की भी आवश्यकता होगी। एक व्यक्ति जितनी तेजी से सटीक रूप से टाइप कर सकता है, उतना ही कुशल कर्मचारी होगा। कंप्यूटर की समस्याओं को जल्दी से सीखने और हल करने की क्षमता भी कर्मचारियों के लिए एक महत्वपूर्ण कौशल है।
