एक सचिव के कर्तव्यों में आमतौर पर उसके बॉस और / या अन्य कर्मचारियों के लिए यात्रा की व्यवस्था करना शामिल होता है। चूंकि सचिव व्यस्त अधिकारियों के लिए अनुसूची रखने के लिए आमतौर पर जिम्मेदार होते हैं, वे अपनी यात्रा योजनाओं का भी ध्यान रखते हैं और यह सुनिश्चित करते हैं कि होटल आरक्षण और कार किराए पर लेने सहित व्यवस्था का ध्यान रखा जाए।
यात्रा व्यवस्था बनाने की योजना
एक बार एक सचिव को पता चलता है कि उसके मालिक को व्यवसाय के लिए यात्रा करनी है, तो उसे प्रत्याशित यात्रा की सही तारीखें सीखनी चाहिए। यदि आप अपने विभाग या कार्यालय में सभी के लिए यात्रा की व्यवस्था करने के लिए ज़िम्मेदार हैं, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि अन्य कर्मचारी भी उसी समय यात्रा कर रहे हैं या नहीं। जिस कंपनी के लिए आप काम करते हैं, उसके आधार पर आपको यात्रा के खर्चों के लिए बजट का निर्धारण करना होगा या यात्राओं के लिए बजट में पैसा है या नहीं यह देखने के लिए लेखा विभाग से संपर्क करें। आपको यह पता लगाना चाहिए कि आपके मालिक जिस क्षेत्र में हैं, उस क्षेत्र में कौन सी होटल की यात्रा होगी, अगर उसकी कोई प्राथमिकता है, और कमरों की लागत और उपलब्धता प्राप्त करें।
$config[code] not foundयात्रा व्यवस्था बनाना
अब जब आपने यात्रा करने वाले लोगों के दिनों और संख्या की पुष्टि कर दी है, तो आपको वास्तविक यात्रा की व्यवस्था करनी चाहिए। एक सचिव के कर्तव्यों में ऑनलाइन जाना और आरक्षण स्वयं करना या सभी विवरणों के साथ किसी ट्रैवल एजेंसी से संपर्क करना शामिल हो सकता है। बड़ी कंपनियों के पास एक यात्रा विभाग हो सकता है जहां सचिव को केवल प्रस्तावित यात्रा कार्यक्रम प्रदान करना होता है और यात्रा स्टाफ के पास वास्तव में सभी व्यवस्थाओं को बनाने की जिम्मेदारी होती है। आपकी जिम्मेदारी में व्यवस्थाओं की पुष्टि की समीक्षा करना और यह सुनिश्चित करना भी शामिल है कि वे सही हैं। आपको पता होना चाहिए कि क्या आपके बॉस की हवाई जहाज पर बैठने की कोई प्राथमिकता है, सामान के कितने टुकड़े लिए जाएंगे और अगर किसी की जाँच होनी चाहिए। आपके बॉस की बैठक या सम्मेलन में उसकी सीट जमा करने की आवश्यकता हो सकती है और आप शायद अपनी ओर से आरएसवीपी भेजने के लिए जिम्मेदार होंगे।
व्यवस्थाओं को पूरा करना
यात्रा व्यवस्था बनाने का एक और हिस्सा अपने बॉस के लिए यात्रा की जरूरतों का ख्याल रखना भी शामिल है, जबकि वह दूर है। आपको पता होना चाहिए कि क्या आपके बॉस को हवाई अड्डे तक परिवहन की आवश्यकता है या यदि वह अपनी कार को हवाई अड्डे पर पार्किंग की लागत के लिए प्रतिपूर्ति करेगा। आपको अपने मालिक के लिए यात्रा कार्यक्रम की एक मुद्रित प्रतिलिपि प्रदान करनी चाहिए, जब वह अपने गंतव्य पर पहुंचती है, तो वह अपने दैनिक कार्यक्रम को जान लेगी और होटल के पते और बैठक या सम्मेलन के स्थान को शामिल कर लेगी। आप पहले से किराये की कार आरक्षित कर सकते हैं जो उसके आने पर उपलब्ध होगी या होटल के शटल को होटल में ले जाने की व्यवस्था करेगी। यात्रा की व्यवस्था करते समय एक सचिव के कर्तव्यों में यह सुनिश्चित करना शामिल है कि यात्रा के हर पहलू को कवर किया गया है।
