छोटे व्यवसाय के मालिक कुछ सबसे कठिन कार्यकर्ता हैं। आप अपनी जरूरतों को पूरा करने के लिए संघर्ष करते हैं, और अपनी कंपनी में चल रही हर चीज पर नज़र रखते हैं। कई छोटे स्टार्ट-अप शॉइस्ट्रिंग पर चल रहे हैं, और दरवाजे पर आने वाले पैसे को रखने के लिए अपने कीमती ग्राहकों और ग्राहकों को बनाए रखने पर पूरी तरह से निर्भर हैं।
इतना ही नहीं, लेकिन छोटे व्यवसाय के मालिकों को पता है कि कितने टोपी पहनना है (और उनमें बहुत अच्छा लग रहा है!)। एक मिनट आप बिक्री कॉल कर सकते हैं, अगले मिनट आप डेटा प्रविष्टि कर सकते हैं, कॉपियर को अन-जाम कर सकते हैं, ग्राहक चालान का प्रसंस्करण कर सकते हैं या कार्यालय की आपूर्ति का आदेश दे सकते हैं। आप यह सब करते हैं।
$config[code] not foundछोटे व्यवसाय के मालिकों को बहुत सारी जिम्मेदारियों का सामना करना पड़ता है … और फिर खर्च होते हैं! स्टार्टअप के पहले कुछ वर्षों में या किसी छोटे से कार्यालय का प्रबंधन करने वाले कोई भी व्यक्ति आपको बता सकता है - बजट पर सब कुछ कागज़ात से लेकर सॉफ्टवेयर तक की जाँच है। कुछ सौ डॉलर का मतलब पेरोल बनाने और ऑफिस का किराया चुकाने (या अपने यहां तक कि अपने किराए का भुगतान करने) के बीच का अंतर हो सकता है।
यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है, छोटे व्यवसाय के मालिकों को कभी-कभी तनावग्रस्त और फैला हुआ महसूस होता है। यह एक बहुत बड़ी ज़िम्मेदारी है, और यद्यपि एक छोटे से व्यवसाय को चलाने और अपने मालिक (हुर्रे!) होने में बहुत खुशी की बात है, चिंता का एक बड़ा कारण भी है। यदि कोई समय सीमा समाप्त हो गई है या कोई ग्राहक छूट गया है, तो यह आपको बंद कर सकता है।
स्प्रेडशीट पागलपन से खुद को
कई छोटे व्यवसाय के मालिक इस पर नज़र रखने के लिए विस्तृत स्प्रेडशीट सिस्टम के साथ आते हैं। आखिरकार, आपको हर ग्राहक संपर्क, उनके आदेश और उन आदेशों, समय सीमा, परियोजना लक्ष्यों और मील के पत्थर से जुड़े दस्तावेजों पर नजर रखने का एक तरीका खोजना होगा।
फिर कैलेंडर होते हैं: एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में आपको पाँच या छह अलग-अलग कैलेंडर (कम से कम) की आवश्यकता होगी। एक उत्पादन कैलेंडर, बिक्री और ग्राहक नियुक्तियों को ट्रैक करने के लिए एक कैलेंडर, निश्चित रूप से आपका अपना कैलेंडर, महत्वपूर्ण घटनाओं के साथ अपनी घटनाओं को संयोग और समय के लिए एक सामुदायिक कैलेंडर … सूची पर जाता है।
जब आप अंतिम रूप से ग्राहकों को ईमेल करते हैं और जब आपने अंतिम बार उनकी संपर्क जानकारी अपडेट की होती है, तो आपको ट्रैक करने के लिए एक स्प्रेडशीट सेट करना चाहते हैं, जिसे आपके ईमेल सिस्टम में अपडेट करना होगा। आप अपने ईमेल सिस्टम, सोशल मीडिया अपडेट, एनालिटिक्स, सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और चालान, अकाउंटिंग और सेल्स सॉफ्टवेयर की स्प्रेडशीट भी चाहते हैं। ओह … और, निश्चित रूप से, आप अपने स्प्रैडशीट की एक स्प्रेडशीट बनाना चाहते हैं।
पागलपन बंद करो!
आपको एक परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम की आवश्यकता है
इस आम गलतफहमी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर केवल बड़ी कंपनियों के लिए है। वास्तव में, हालांकि यह छोटे व्यवसायों के लिए बिल्कुल महत्वपूर्ण है। बड़ी कंपनियां यहां और वहां ग्राहक खो सकती हैं, लेकिन छोटे व्यवसाय नहीं कर सकते। बड़ी कंपनियों के पास कई लोग हैं जो एक कार्य का प्रबंधन और काम कर रहे हैं, और वे सभी परियोजना के सिर्फ एक हिस्से पर नज़र रख सकते हैं। छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए, आपको इसका ध्यान रखना होगा।
यही कारण है कि एक छोटे व्यवसाय के मालिक के रूप में, महान परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर होना महत्वपूर्ण है। यह उन चीज़ों को करने के लिए आपको मुक्त करता है जो आपको करने की ज़रूरत है। एक साधारण सवाल का जवाब खोजने के लिए बड़े पैमाने पर एक्सेल फाइलों के माध्यम से टैब करने की कोशिश कर रहे घंटे खर्च करना आपके लिए समय और पैसा खर्च कर सकते हैं। व्यवसाय में स्मार्ट प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल की ओर रुझान जारी है, और यह केवल मजबूत हो रहा है।
लागत कारक
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के बारे में आश्चर्यजनक बात यह है कि लगभग उतना महंगा नहीं है जितना आप सोच सकते हैं। उपयोगकर्ताओं की संख्या के आधार पर, आप कई कार्यक्रमों को मुफ्त में और अधिकांश के लिए एक महीने में सौ रुपये तक का उपयोग कर सकते हैं।
एक और चिंता का समय वह है जो "डेटा ले जाने" और सॉफ़्टवेयर सेट करने में ले सकता है। एक परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम खोजें जो आपके पास पहले से मौजूद सिस्टम के साथ एकीकृत होगा और आपके कैलेंडर और जीमेल और Google कैलेंडर, MailChimp और Evernote जैसे ग्राहक संपर्क कार्यक्रमों के साथ काम करेगा। एक बार जब आप एक परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए प्रतिबद्ध होते हैं, तो यह एक दिन में शाब्दिक रूप से ऊपर और चल सकता है।
संगठित हो जाओ
एक फ़ाइल कैबिनेट के रूप में परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के बारे में सोचो, कैलेंडर और बड़े व्हाइटबोर्ड सभी एक में लुढ़के। कल्पना कीजिए कि आप बीस साल पहले अपने कार्यालय में बैठे हैं, जो हर ग्राहक के लिए एक व्यवसाय कार्ड और रोलोडेक्स फ़ाइल से घिरा हुआ है। आपके पास आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक दस्तावेज़ की कागज़ प्रतियां हैं। आपके पास लेखांकन पुस्तकें, और फ़ाइलों पर फ़ाइलें हैं। आपके पास अपनी परियोजना की प्रत्येक परियोजना का ट्रैक रखने के लिए एक बड़ा बोर्ड है और प्रत्येक परियोजना के लिए नियत तारीखों को ट्रैक करने के लिए कई अलग-अलग कैलेंडर हैं।
क्या आप अभी तक अभिभूत महसूस करते हैं?
महान परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर आपके हाथ की हथेली में, या आपके डेस्कटॉप की स्क्रीन पर डेटा के इन सभी टुकड़ों तक पहुंच और संगठन प्रदान करता है। यह एक वर्चुअल प्रोजेक्ट मैनेजर है, जो आपको नियत तारीखों और समय-सीमा की याद दिलाता है, और जब आपको किसी से संपर्क करने की आवश्यकता होती है, तो आपको एक सौम्य अनुभव प्रदान करता है।
एक छोटे व्यवसाय के स्वामी के रूप में, सवाल यह नहीं होना चाहिए कि क्या आप परियोजना प्रबंधन कार्यक्रम का उपयोग करने के लिए समय और ऊर्जा खर्च कर सकते हैं - लेकिन पृथ्वी पर आप कैसे नहीं कर सकते?
शटरस्टॉक के माध्यम से लघु कार्यसमूह फोटो
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