एक कर्मचारी की छुट्टी के समय को अस्वीकार करने वाले पत्र कैसे लिखें

स्थानांतरण के लिए एक कर्मचारी के अनुरोध को अस्वीकार करना, वेतन में वृद्धि या व्यक्तिगत या चिकित्सा कारणों के लिए बस समय शायद नंबर 2 - एक समाप्ति बैठक आयोजित करने के बाद - मानव संसाधन कर्मचारियों के लिए सबसे कठिन कार्यों के रूप में। यह विशेष रूप से मुश्किल है अगर कर्मचारी छुट्टी के लिए एक उचित दस्तावेज और समय पर अनुरोध प्रस्तुत करता है, अगर आपको विश्वास है कि समय बंद करना आवश्यक है और कर्मचारी को लाभ होगा। कर्मचारी के अनुरोध को अस्वीकार करने के लिए एक पत्र लिखना, हालांकि, कार्यस्थल नीतियों, उचित रोजगार प्रथाओं के लगातार आवेदन और कुछ मामलों में, संघीय या राज्य के नियमों के लिए आवश्यक है।

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पुष्टीकरण

कर्मचारी को बताएं कि आपने उसका अनुरोध प्राप्त कर लिया है, और यदि समय एक समस्या है, तो वह तिथि शामिल करें जिस पर आपको अनुरोध प्राप्त हुआ था। समय एक मुद्दा हो सकता है जब कर्मचारी समय पर अनुरोध प्रस्तुत करने में विफल रहा या छुट्टी का अनुरोध करने की प्रक्रिया का पालन नहीं किया। अपने पत्र में, कर्मचारी के अनुरोध के लिए आधार को पुनर्स्थापित करें, जैसे "परिवार और चिकित्सा अवकाश अधिनियम के तहत छह सप्ताह के लिए आपका अनुरोध अगस्त 1, 2013 को प्राप्त हुआ था।"

कंपनी की नीति

यदि आपको कंपनी की नीति के आधार पर कर्मचारी के अनुरोध को अस्वीकार करना है, तो पॉलिसी का हवाला दें और कर्मचारी पुस्तिका में इसे कहां ढूंढें। इसके अलावा, कंपनी की नीति के प्रासंगिक भाग को शामिल करें जो कर्मचारी के अनुरोध को अस्वीकार करने का समर्थन करता है। आप लिख सकते हैं, "व्यक्तिगत छुट्टी के अनुरोधों पर एबीसी एंटरप्राइजेज पॉलिसी के अनुसार, कर्मचारियों को व्यक्तिगत छुट्टी शुरू होने से कम से कम 30 दिन पहले समय का अनुरोध करने के लिए एक लिखित बयान प्रस्तुत करना आवश्यक है। यह नीति गैर-एफएमएलए व्यक्तिगत अवकाश अनुरोधों पर लागू होती है। कृपया प्रक्रिया की पूरी व्याख्या के लिए एबीसी कर्मचारी पुस्तिका के पृष्ठ 30 का संदर्भ लें। ”

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नियोक्ता विनियम

शासित अवकाश के बारे में अपने संघीय या राज्य के नियमों की जाँच करें। FMLA नियमों की आवश्यकता है कि नियोक्ता उन कर्मचारियों को लिखित सूचना प्रदान करने में कुछ नियमों का पालन करते हैं जो छुट्टी का अनुरोध करते हैं। इसके अलावा, माता-पिता की छुट्टी पर कुछ राज्य कानूनों की आवश्यकता है कि आप कर्मचारी को अवकाश पात्रता के बारे में सूचित करने के लिए कुछ प्रोटोकॉल का पालन करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप कैलिफ़ोर्निया में हैं, तो आपकी कंपनी के पास कैलिफ़ोर्निया फ़ैमिली राइट्स एक्ट या प्रेग्नेंसी डिस्चार्ज लीव कानून के तहत राज्य-शासित नियोक्ता नोटिस दायित्वों हो सकते हैं।

कर्मचारी पात्रता

कई मामलों में, कर्मचारी पात्रता अनुरोध को अस्वीकार करने का एक कारक हो सकता है।कार्यस्थल नीति की ओर इशारा करने के अलावा, यदि कोई विनियमन है जो निर्धारित करता है कि क्या कर्मचारी छुट्टी के लिए पात्र है, तो यह भी उद्धृत करें। उदाहरण के लिए, FMLA के पास विशिष्ट कर्मचारी पात्रता दिशानिर्देश हैं - कर्मचारी को अवकाश अवधि की शुरुआत से पहले कम से कम 12 महीने के लिए नियोजित किया जाना चाहिए और उस समय के दौरान कम से कम 1,250 घंटे का समय होना चाहिए। इसके अलावा, एफएमएलए के पास दिशानिर्देश हैं कि कौन परिवार के सदस्य के रूप में अर्हता प्राप्त करता है, जो अक्सर अवकाश पात्रता शर्तों को जटिल करता है। इन मामलों में, कर्मचारी को उचित कानून या नियमों का संदर्भ दें, और यदि कोई फैक्ट शीट उपलब्ध हो, जैसे कि एफएमएलए छुट्टी के लिए, आपके पत्र की एक प्रति संलग्न करें।

वैकल्पिक

सभी कर्मचारी निर्णयों में नियोक्ता-कर्मचारी संबंध को संरक्षित करना एक महत्वपूर्ण विचार है। यदि आप विकल्प देने की स्थिति में हैं, तो एक फ्लैट-आउट इनकार के झटका को नरम करने के लिए ऐसा करें। किसी अन्य कंपनी की नीति का संदर्भ दें जो कर्मचारी के अनुरोध को पूरा कर सकती है या सुझाव दे सकती है कि कर्मचारी अवकाश के लिए पुन: आवेदन करे या उसके अनुरोध को संशोधित करे ताकि यह आवश्यकताओं को पूरा करे। उदाहरण के लिए, यदि कर्मचारी का अनुरोध FMLA अवकाश के लिए योग्य नहीं है, तो गैर-FMLA और अनुपस्थिति की व्यक्तिगत पत्तियों पर कंपनी की नीति स्पष्ट करें।

परामर्श

आप नियोक्ता के साथ कर्मचारी की निजी मुलाकात में अपने इनकार के कारणों को स्पष्ट रूप से समझाकर नियोक्ता-कर्मचारी संबंध को संरक्षित कर सकते हैं। यदि संभव हो तो, आमने-सामने परामर्श में कर्मचारी के साथ अपने इनकार पत्र की समीक्षा करें। ऐसा करने से निर्णय को सही ठहराने और कर्मचारी को प्रभावित करने में मदद मिल सकती है कि यदि आप छुट्टी को मंजूरी दे सकते हैं, तो आप करेंगे। यह कर्मचारी की कंपनी की स्थिति को समझने में मदद करने के लिए अंतर की दुनिया भी बनाता है, और यह कर्मचारियों की धारणा को रोकता है कि मानव संसाधन निर्णय अवैयक्तिक हैं।