कैसे संलग्नक और शुरुआत के साथ एक औपचारिक ज्ञापन लिखने के लिए

एक औपचारिक ज्ञापन लिखना एक कंपनी के भीतर संवाद करने का एक प्रभावी तरीका है। मेमो को एक आधिकारिक आवाज़ के साथ लिखें जो पाठक को डराने के बजाय सूचित करना चाहता है। ज्ञापन के साथ शामिल पूरक जानकारी को अनुलग्नक के रूप में जाना जाता है और संलग्नक आमतौर पर पत्रों के साथ शामिल होते हैं। एक औपचारिक ज्ञापन में विशिष्ट खंड शामिल होते हैं और इसमें लेखक के अंत और सहायक के प्रारंभिक दोनों शामिल होते हैं। यद्यपि अधिकांश मेमो एक पृष्ठ या उससे कम होते हैं, याद रखें कि मेमो के अंत में एक सारांश पैराग्राफ को शामिल करना यदि यह एक पृष्ठ से अधिक लंबा हो।

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मेमो के लिए हेडिंग बनाएं, जिसमें "टू," "फ्रॉम" और "सब्जेक्ट" सेक्शन शामिल हैं। निर्णय लें कि ज्ञापन की एक प्रति किसे प्राप्त करनी है। यदि आप अटैचमेंट शामिल हैं, तो तय करें कि किसे अटैचमेंट प्राप्त करने की आवश्यकता है, और जिन्हें मेमो की एक प्रति की आवश्यकता है ताकि वे जानकारी के बारे में जान सकें और जो अटैचमेंट वितरित किए गए हैं (उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक ने अनुलग्नक बनाया हो सकता है और जरूरी नहीं कि एक प्रतिलिपि की आवश्यकता होगी)। शीर्षक के "टू" अनुभाग में मेमो प्राप्त करने के लिए सभी के नाम शामिल करें। जिन लोगों को आप कॉपी करना चाहते हैं वे मेमो के अंत में मेमो के "cc" भाग में जाते हैं। ऐसे लोग भी हो सकते हैं जिन्हें आप निजी तौर पर मेमो पर सूचित करना चाहते हैं। ये प्राप्तकर्ता "ब्लाइंड कॉपी" होंगे। उन्हें मेमो की एक प्रति दी जाएगी, लेकिन सार्वजनिक रूप से "टू" या "सीसी" खंडों में सूचीबद्ध नहीं किया जाएगा।

ज्ञापन के शरीर को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें। प्रत्यक्ष और औपचारिक भाषा का उपयोग करें, लेकिन मेमो को डराने या अपमानजनक लगने से बचाए रखें। लंबे मेमो में पैराग्राफ हेडिंग शामिल होनी चाहिए ताकि उन्हें पढ़ने में आसानी हो।

मेमो खत्म करो। ज्ञापन के शरीर के समापन पर, लेखक के शुरुआती को दिखाई देना चाहिए, एक स्लैश "XX / yy" के बाद सहायक के शुरुआती के साथ। लेखक के शुरुआती पूंजीकृत हैं; सहायक कम मामले में हैं। उसके नीचे, दो स्थान नीचे, एक से अधिक होने पर कोष्ठक में शामिल अनुलग्नकों की संख्या के साथ "अटैचमेंट्स (x)" शब्द होना चाहिए। अगला, उन लोगों को सूचीबद्ध करें जिन्हें आप कार्बन कॉपी या "सीसी" चाहते हैं। यह एक सूची प्रारूप में होना चाहिए। जो लोग नेत्रहीन नकल कर रहे हैं, उनकी प्रतियों पर हाथ से लिखा जाना चाहिए। "बीसीसी" को शामिल करना सुनिश्चित करें ताकि उन्हें पता हो कि उन्हें गुमनाम रूप से कॉपी किया गया है। ज्ञापन के लेखक को ज्ञापन वितरित करने से पहले शीर्षक के "से" खंड में उसके नाम से प्रारंभिक होना चाहिए।

टिप

एक अतिरिक्त प्रतिलिपि या दो मेमो को किसी फ़ाइल में संलग्नक के साथ रखें, यदि वितरण सूची में किसी और को जोड़ने की आवश्यकता हो।

चेकरों को याद करने वाले टाइपोग्राफिक त्रुटियों के लिए ज्ञापन को याद करें (फॉर्म / से)।

यदि आपकी कंपनी ने उपयोग करने के लिए निर्दिष्ट नहीं किया है, तो अधिकांश वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में एक मेमो टेम्पलेट शामिल है।

चेतावनी

सुनिश्चित करें कि आप मेमो के "टू" अनुभाग में सभी प्राप्तकर्ताओं को शामिल करते हैं।

मेमो का उपयोग केवल आंतरिक कंपनी संचार के लिए किया जाना चाहिए। विक्रेताओं या ग्राहकों के साथ संचार को एक पत्र प्रारूप में लिखा जाना चाहिए।