अपने बॉस को मेमो लिखना एक चुनौती भरा काम हो सकता है। यह आपके लिए एक विशेष विषय के बारे में अपने बॉस को लिखने का एक अवसर है जिसे आपको महसूस करने की आवश्यकता है। यह एक रिपोर्ट के लिए आपका निष्कर्ष हो सकता है जिसे उसने आपको पूरा करने के लिए कहा है। यह एक ऐसा मुद्दा भी हो सकता है जिसे आपने कार्यालय में देखा है जिसे आपको तय या संबोधित करने की आवश्यकता है। एक संगठित मेमो लिखना आपके बॉस को इस जानकारी को जल्दी से पचाने में मदद कर सकता है।
$config[code] not foundशीर्षासन से शुरुआत करें। शीर्षक में वह दिनांक होनी चाहिए जिसमें मेमो लिखा जा रहा है, साथ ही एक संक्षिप्त वाक्यांश जो यह बताता है कि यह किस बारे में है। इस तरह से आपके बॉस को पता है कि यह मुद्दा उसके ध्यान में कब लाया गया था और बाकी मेमो को पढ़ने से पहले यह मुद्दा क्या था। दस्तावेज़ में आपके बॉस का नाम शामिल होने की स्थिति में उसे गलत तरीके से शामिल किया गया है, और उसमें आपका भी शामिल है, इसलिए वह जानता है कि यह किसने लिखा है। ऐसा मत मानिए क्योंकि आपने इसकी एक प्रति अपने बॉस को ईमेल की थी कि उसे याद होगा कि किसने उसे ईमेल किया था।
दो से तीन वाक्यों में पहले पैराग्राफ में आप जो लिख रहे हैं, उसे संक्षेप में लिखें। ऑफिस में समय कीमती हो सकता है। इस सारांश में अपनी राय शामिल न करें, बस मुद्दे के तथ्यों को बताएं।
अपने ज्ञापन के दूसरे खंड में मुद्दे के मुख्य बिंदु प्रदान करें। यह एक बुलेटेड सूची या एक रूपरेखा के रूप में किया जा सकता है। अपने मुख्य बिंदुओं के साथ पहले पृष्ठ पर न जाएं, उन्हें वर्गीकृत करें यदि आपको लगता है कि इससे आपके बॉस को यह समझना आसान हो जाएगा कि प्रमुख बिंदु एक-दूसरे से कैसे संबंधित हैं।
अपने बॉस के लिए समस्या की पृष्ठभूमि की जानकारी शामिल करें। अपने बॉस को बताएं कि आपको यह जानकारी कहां से मिली। इस बिंदु पर यदि आपके बॉस ने मेमो में आपके द्वारा उठाए गए मुद्दे का फैसला किया है, तो महत्वपूर्ण है कि वह इसे सीधे आपके साथ संबोधित कर सकता है या अधिक जानकारी के लिए पढ़ना जारी रख सकता है।
आपने जो मुद्दा उठाया है, उस पर अपने विचारों को शामिल करें। यह मत समझिए कि आपका बॉस व्यक्तिगत रूप से आपके साथ समस्या का समाधान करने में सक्षम होगा। उसके पास वह अवसर हो सकता है, लेकिन अगर वह नहीं चाहती कि आप मेमो में अपना इनपुट उसके लिए पढ़ सकें, जबकि मुद्दा उसके दिमाग में ताजा हो। किसी भी प्रासंगिक संख्या या जानकारी प्रदान करें जो आपके समाधान के विचार का समर्थन करती है।
आपने जो मेमो भेजा है, उसके बारे में अपने बॉस से पूछें। अनुरोध करें कि आपके बॉस या तो आपके पास वापस लिखें, आपको कॉल करें, या अपने ज्ञापन में जानकारी पर चर्चा करने के लिए आपके साथ बैठक करें। इससे आपके बॉस को पता चलेगा कि आप जो महसूस कर रहे हैं वह आपके मेमो में उठाए गए मुद्दे से निपटने के लिए संचार का सबसे अच्छा तरीका है।
टिप
यदि आपका बॉस उसी कार्यालय में है, जो आप हैं, तो उसके लिए मेमो की एक प्रति प्रिंट कर लें। आप इसे ईमेल भी कर सकते हैं, लेकिन कॉपी को प्रिंट करके यह उसे एक कदम बचाता है अगर वह उसे कार्यालय के बाहर या उसके डेस्क से दूर पढ़ना चाहता है।
चेतावनी
व्यक्तिगत भावनाओं या भावनाओं को अपने ज्ञापन में प्रतिबिंबित होने देने से बचने के लिए यह एक अच्छा विचार है। अपने ज्ञापन में दूसरों या उनके विचारों के खिलाफ कोई भी व्यक्तिगत हमला करने से बचें, यह ध्यान में रखते हुए कि आपके दस्तावेज़ की समीक्षा आपके बॉस के अलावा अन्य व्यक्तियों द्वारा की जा सकती है।
