कार्यालय प्रशासन कर्मचारी कार्यालय के कर्मचारियों को सहायता प्रदान करते हैं। वे रिकॉर्ड और फाइलिंग सिस्टम बनाए रखते हैं और अक्सर डेटा प्रविष्टि के प्रभारी होते हैं।वे ग्राहकों या सूची के डेटाबेस को बनाए रख सकते हैं और मेलिंग के लिए पत्राचार का उत्पादन कर सकते हैं, और वे सही विभाग को मेल पढ़ते हैं और अग्रेषित करते हैं। किसी भी कार्यालय प्रशासक का समग्र लक्ष्य अपने पर्यवेक्षक का काम आसान बनाना होता है।
डेटाबेस प्रबंधन
एक कार्यालय प्रशासन के कर्मचारी से आमतौर पर एक डेटाबेस बनाने की उम्मीद नहीं की जाती है, लेकिन विवरण दर्ज करने और रिकॉर्ड्स को कॉल करने में सक्षम होना चाहिए जो कुछ क्षणों में कुछ मानदंडों को पूरा करते हैं। उन्हें डेटाबेस की जानकारी के आधार पर रिपोर्ट तैयार करनी होगी। इन रिपोर्टों को आमतौर पर वरिष्ठ स्टाफ सदस्यों के साथ पारित किया जाता है या सम्मेलन में प्रस्तुत किया जाता है।
पत्राचार तैयार करना
पत्राचार एक व्यक्तिगत पत्र या सभी ग्राहकों के लिए एक समाचार पत्र हो सकता है। कार्यालय प्रशासन के कर्मचारियों को मेमो और घोषणाएँ तैयार करनी होंगी और उन्हें सभी कर्मचारियों को भेजना होगा। कार्यालय प्रशासन के कर्मचारियों को ई-मेल पूछताछ से निपटने की उम्मीद है और या तो उपयुक्त विभाग को ई-मेल पास करें।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाअनुसूची प्रबंधन
नियुक्तियों को बुक करना, सम्मेलनों की योजना बनाना और शेड्यूल के कर्मचारियों को पारंपरिक रूप से सूचित करना मतलब केंद्रीय डायरी में सभी नियुक्तियों को लिखना और कर्मचारियों को साप्ताहिक या दैनिक अपडेट भेजना है। अब, अधिकांश शेड्यूलिंग को इलेक्ट्रॉनिक रूप से Outlook, iCal या Eudora जैसे डेटा प्रबंधन कार्यक्रमों के साथ पूरा किया जाता है। यह कार्यालय प्रशासन के कर्मचारी सदस्य को इलेक्ट्रॉनिक रूप से कई कैलेंडर अपडेट और प्रकाशित करने की अनुमति देता है। यह अन्य स्टाफ सदस्यों को एक साथ कैलेंडर की जांच करने की अनुमति देता है, जिससे समायोजन आवश्यक हो।
उत्तर टेलीफोन
कार्यालय प्रशासन के कर्मचारी फोन का जवाब देते हैं और या तो ग्राहकों के साथ व्यवहार करते हैं या अपने प्रश्नों का उत्तर देने के लिए बेहतर विभाग में स्थानांतरित करते हैं। कॉल के किसी भी संपर्क जानकारी के साथ विस्तृत संदेश रिकॉर्ड करना भी कार्यालय प्रशासन के कर्मचारियों का कर्तव्य है।
