एक सचिवालय के कर्तव्य क्या हैं?

एक सचिवालय के कर्तव्यों में एक संगठन के लिए दैनिक प्रशासनिक कार्यों को निष्पादित करने वाले कई व्यक्ति शामिल होते हैं। सरकार, शैक्षिक और अन्य बड़े संस्थान एक सचिवालय विभाग का उपयोग करते हैं। कर्तव्यों में मानव संसाधन और कर्मियों के मुद्दों को संभालना शामिल है। संगठन के आधार पर, सचिवालय कंपनी के वित्त को संभालता है, कार्यालय डिजाइन के लिए जिम्मेदार है और कंपनी डेटाबेस का प्रबंधन करता है।

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मानव संसाधन

एक सचिवालय के कर्तव्यों में से एक संगठन के भीतर मानव संसाधनों को संभालना शामिल है। कुछ सचिवालय कर्मचारी कार्मिक भर्ती संभालते हैं। अन्य वर्तमान कर्मचारियों के लिए कर्मियों की फाइलें बनाए रखते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सभी जानकारी वर्तमान है। सचिवालय के कर्मचारी नौकरी में पदोन्नति के अनुरोध या विशेष असाइनमेंट प्लेसमेंट के लिए आंतरिक अनुप्रयोगों की भी प्रक्रिया करते हैं। कर्मचारी सदस्य सभी कर्मियों की जानकारी एक संगठनात्मक डेटाबेस में डालते हैं, जिसे हर समय चालू रखना चाहिए। अतिरिक्त जिम्मेदारियों में विशेष असाइनमेंट से लौटने वाले कर्मचारियों को पुन: असाइन करना शामिल है।

कार्यान्वयन

एक सचिवालय के कर्तव्यों में एक संगठन के शासी निकाय द्वारा सौंपी गई नीतियों का कार्यान्वयन शामिल है। सचिवालय में निर्णय लेने की शक्तियाँ नहीं हैं। सचिवालय के कर्मचारियों के प्रबंधन और प्रबंधन द्वारा स्वीकार किए जाने के बाद वे मुद्दों को संभालते हैं। 2004 में, यू.एन. सचिवालय के कर्मचारियों ने आधिकारिक रूप से शासनादेश प्राप्त करने के बाद ही पर्यावरणीय रूप से स्थायी सामग्रियों में संगठन के भीतर कार्यालयों को नया स्वरूप देना शुरू किया। सचिवालय के कर्मचारी संगठनात्मक आवश्यकताओं के अनुसार डेटा प्रबंधन और धन तकनीकों को अद्यतन करते हैं।

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मीडिया / पब्लिक रिलेशंस

मीडिया अनुरोधों को संभालना एक सचिवालय का एक और कर्तव्य है। कर्मचारी सदस्य संगठन और आगामी कार्यक्रमों द्वारा किए गए काम के बारे में मीडिया आउटलेट्स को सूचित करते हैं। सचिवालय सम्मेलनों का आयोजन करता है और संभावित धन स्रोतों की पहचान करता है। सचिवालय कर्मचारी संगठनात्मक ग्राहकों, निवेशकों या सहयोगियों के सवालों और चिंताओं को संभालता है। कर्मचारी अपने संगठन द्वारा प्रस्तुत या वितरित की गई सामग्री का भी अनुवाद करते हैं। सचिवालय संगठन के कर्मचारियों और आम जनता के लिए समाचार पत्र प्रकाशन को संभालता है। सचिवालय कर्मचारियों द्वारा जारी सभी सूचनाओं का प्रबंधन बारीकी से निरीक्षण और नियंत्रण करता है।

ट्रेंड ट्रैकिंग

एक सचिवालय के कर्तव्यों में ट्रेंड ट्रैकिंग शामिल है। सचिवालय के कर्मचारी डेटा इकट्ठा करते हैं जो आर्थिक और / या तकनीकी प्रवृत्तियों और समस्याओं को दस्तावेज़ित करते हैं। स्टाफ के सदस्य नियमित रूप से शोध करते हैं। कभी-कभी अतिरिक्त अस्थायी कर्मचारी प्रवृत्ति संग्रह प्रक्रिया के साथ सहायता करते हैं। जानकारी नए कार्यक्रमों को विकसित करने या पुराने को अपडेट करने में संगठनात्मक दलों को नियंत्रित करने में सहायता करती है। सचिवालय कर्मचारी दस्तावेज भी बनाते हैं यदि संगठनात्मक अभ्यास डेटा प्रबंधन और राजकोषीय अधिग्रहण तकनीकों की निगरानी के द्वारा उत्पादक होते हैं। वार्षिक आधार पर प्रबंधन के लिए निष्कर्ष प्रस्तुत किए जाते हैं।