प्रशासनिक सहायकों की भूमिका पेशेवर कर्मचारियों का समर्थन करना है ताकि वे अपने कर्तव्यों को प्रभावी ढंग से निभा सकें। सरकार, व्यवसाय, या गैर-लाभकारी संगठनों में, व्यवस्थापक कागज और कंप्यूटर रिकॉर्ड जैसे आवश्यक चीजों का ध्यान रखकर कार्यालय को गुनगुनाते रहते हैं। वे आम तौर पर कुछ प्रशासनिक कर्तव्यों का पालन भी करते हैं, लेकिन विशिष्ट कार्य नौकरी के स्तर और कार्यालय के प्रकार पर निर्भर करते हैं।
$config[code] not foundदिन-प्रतिदिन की जिम्मेदारियां
प्रशासनिक सहायक बैठकें आयोजित करने, नियुक्तियों को निर्धारित करने, कार्यालय कैलेंडर रखने, टेलीफोन का जवाब देने और पत्राचार का संपादन करने जैसे कर्तव्यों का पालन करते हैं। वे कार्यालय फ़ाइलों और डेटाबेसों को बनाए रखते हैं और कंप्यूटर स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियाँ बनाते हैं। अक्सर उनकी जिम्मेदारियों में क्रय आपूर्ति और आपूर्ति कक्ष का प्रबंधन करना भी शामिल होता है।
उनके ग्राहक सेवा कर्तव्यों में कार्यालय के आगंतुकों को प्राप्त करना और यह देखना है कि उन्हें वह सहायता मिलती है जिसकी उन्हें आवश्यकता होती है।
अतिरिक्त कर्तव्य
प्रशासनिक सहायकों का अन्य कार्य अक्सर विशेष उद्योग पर निर्भर करता है। कानूनी कार्यालयों में, व्यवस्थापक कानूनी दस्तावेज तैयार करने में मदद करते हैं, जबकि चिकित्सा कार्यालयों में वे बीमा कंपनियों को बिल देते हैं। स्कूल कार्यालयों में, छात्र के रिकॉर्ड को बनाए रखना और माता-पिता के साथ संवाद करना उनके कर्तव्यों में से एक है।
स्तर और नौकरी का शीर्षक निर्धारित करता है कि एक प्रशासनिक सहायक के लिए कितनी जिम्मेदारी आती है। प्रवेश स्तर के प्रवेश लिपिक कार्यों और बुनियादी कंप्यूटर कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, लेकिन उन्नत कंप्यूटर कौशल के साथ वरिष्ठ व्यवस्थापक आमतौर पर प्रशासनिक कर्तव्यों पर लेते हैं, जिसमें लिपिक कर्मचारियों की निगरानी और नए कामों को प्रशिक्षित करना शामिल है। अधिकारियों के प्रशासनिक सहायक भी अनुसंधान कर सकते हैं, रिपोर्ट लिख सकते हैं, बैठकों में मिनट ले सकते हैं, अन्य प्रवेशों की देखरेख कर सकते हैं और यात्रा की व्यवस्था कर सकते हैं।
ज्ञान और कौशल
संगठनात्मक क्षमता आवश्यक है क्योंकि व्यवस्थापक का प्राथमिक काम कार्यालय रिकॉर्ड को बनाए रखना और बैठकों और नियुक्तियों का ट्रैक रखना है। Admins को मौखिक रूप से और लिखित रूप में और इंटरनेट शोध करने के लिए अंग्रेजी में अच्छी तरह से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। नौकरी के लिए कार्यालय उपकरण के साथ प्रवीणता की आवश्यकता होती है, जिसमें कंप्यूटर, फोटोकॉपियर, टेलीफोन सिस्टम, फैक्स और वीडियोकांफ्रेंसिंग उपकरण शामिल हैं।
स्थिति और उद्योग के आधार पर, ईमेल, अकाउंटिंग, डेटाबेस, स्प्रेडशीट और वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर जैसे विभिन्न कंप्यूटर प्रोग्राम के साथ प्रवेश की आवश्यकता होती है.
नौकरी के लिए योग्य
प्रशासनिक सहायकों को एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा की आवश्यकता होती है जिसमें कार्यालय प्रथाओं और कंप्यूटर सॉफ्टवेयर में कक्षाएं शामिल होती हैं। अंग्रेजी और कंप्यूटर कौशल में अतिरिक्त प्रशिक्षण मददगार है, और कई प्रवेशकों ने कुछ तकनीकी स्कूल या कॉलेज की कक्षाएं ली हैं या उनके पास एक सहयोगी की डिग्री है। नियोक्ता आमतौर पर अपने कार्यालय प्रक्रियाओं और विशेष व्यवसाय की शब्दावली में नए कामों को भी प्रशिक्षित करते हैं - उदाहरण के लिए, कानूनी शब्दावली।
एडमिंस इंटरनेशनल एसोसिएशन ऑफ एडमिनिस्ट्रेटिव प्रोफेशनल्स से स्वैच्छिक प्रमाणीकरण प्राप्त कर सकते हैं। प्रमाणन के लिए दो से चार साल के अनुभव की आवश्यकता होती है, यह एक प्रशासक की शिक्षा पर निर्भर करता है, और आवेदकों को भी एक परीक्षा उत्तीर्ण करनी चाहिए।
