लिपिक कर्तव्यों और कार्यालय दिनचर्या

लिपिक कर्मचारी एक कंपनी के भीतर विभागों के समर्थन के रूप में काम करते हैं। वे कई प्रकार के कार्य करते हैं और एक व्यवसाय में आने वाले कागजी कार्रवाई के थोक को संभालते हैं। कार्यालय में लिपिक कर्मचारी फोन का जवाब देते हैं और आगंतुकों को बधाई देते हैं। वे कागजी कार्रवाई करते हैं और सही स्थानों पर आवश्यक दस्तावेज दाखिल करते हैं।

फ्रंट डेस्क और रिसेप्शनिस्ट कर्तव्यों

कई कार्यालय रिसेप्शनिस्ट और सहायकों के साथ काम करते हैं, जो फोन और स्क्रीन इनकमिंग कॉल का जवाब देते हैं। उन्हें कंपनी के बारे में जानकारी होनी चाहिए ताकि आने वाले प्रश्नों का उत्तर दिया जा सके। वे कॉल को रूट करते हैं और स्टाफ अनुपलब्ध होने पर संदेश लेते हैं। कई कंपनियों को बड़ी मात्रा में फोन कॉल प्राप्त होते हैं, और रिसेप्शनिस्ट को उन्हें ठीक से और प्रभावी ढंग से संभालने में सक्षम होना चाहिए। फ्रंट डेस्क पर मौजूद कर्मचारी कंपनी में आने वाले सभी आगंतुकों, सहकर्मियों और ग्राहकों का अभिवादन करते हैं। वे स्क्रीन और तुरंत निर्धारित करना चाहिए कि आगंतुक को किस प्रकार की पहुंच की आवश्यकता होगी। वे सुरक्षा से संपर्क करने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, जब किसी आगंतुक को इमारत से बाहर निकाला जाना चाहिए।कुछ कर्मचारी इस बात की जानकारी के साथ अपॉइंटमेंट लॉग बनाए रखते हैं कि किसे विशेष समय पर उम्मीद है और उन्हें कहां भेजना है।

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कागजी कार्रवाई से निपटने

पेपरवर्क से जुड़े कार्य कंपनी की प्रकृति के आधार पर भिन्न होते हैं। चिकित्सा सेटिंग्स में, रिकॉर्ड बनाया जाना चाहिए, अद्यतन और दायर किया जाना चाहिए; बिलिंग जानकारी प्राप्त की जानी चाहिए; और बीमा कंपनी की कागजी कार्रवाई को पूरा किया और दायर किया। एक कानूनी कार्यालय में, वकीलों के लिए दस्तावेज तैयार करना आवश्यक हो सकता है; कुछ वकील कानूनी पत्रिकाओं का उपयोग करने वाले अनुसंधान का संचालन करने के लिए कार्यालय के कर्मचारियों को निर्देशित कर सकते हैं। एक शैक्षिक संस्थान में, कार्यालय के कर्मचारियों को छात्र के रिकॉर्ड को अपडेट करना और क्लास शेड्यूल को ट्रैक करना पड़ सकता है। कुछ कर्मचारियों को पेरोल की जानकारी को अपडेट करना और बिलों का भुगतान करना पड़ सकता है। अन्य क्लर्कों को चालान, खरीद आदेश और अन्य लेखांकन दस्तावेज कंप्यूटर सिस्टम में दर्ज करने पड़ सकते हैं। कागजी कार्रवाई दाखिल करना और स्कैन करना अन्य सामान्य कार्य हैं। क्लेरिकल स्टाफ इनकमिंग और आउटगोइंग मेल को भी प्रोसेस करता है।

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समन्वय और निर्धारण

कुछ कार्यालय कर्मचारी कंपनी नेतृत्व के समर्थन के रूप में काम करते हैं। वे स्टाफ सदस्य कॉन्फ्रेंस कॉल को समन्वित करते हैं और अन्य कार्यालय कर्मचारियों के लिए पर्यवेक्षक के रूप में कार्य कर सकते हैं। वे प्राथमिकता के लिए मेमो, पत्र और अन्य आने वाले पत्राचार की समीक्षा कर सकते हैं। वे आगामी बैठकों के लिए एजेंडा तैयार करते हैं और बैठकों और सम्मेलन कॉल से किसी भी आवश्यक जानकारी को स्थानांतरित करते हैं। वे पत्रों और ज्ञापनों पर श्रुतलेख लेते हैं और फाइलों में सभी आवश्यक कागजी कार्रवाई का आयोजन करते हैं। वे प्रबंधन के लिए किसी भी यात्रा व्यवस्था को निर्धारित करते हैं और समन्वयित करते हैं और होटल, किराये की कार और रेस्तरां बुक कर सकते हैं।

दफ्तर के उपकरण

कार्यालय कर्मचारी आमतौर पर कंपनी के स्टॉक रूम में कार्यालय की आपूर्ति का प्रबंधन करते हैं। उन्हें व्यवसाय चलाने के लिए कागज, प्रिंटर स्याही कारतूस, पेन, पेंसिल, मेमो पैड, हाइलाइटर्स, लिफाफे, लेटरहेड, और अन्य आपूर्ति करनी पड़ सकती है। वे रखरखाव कंपनियों को फैक्स मशीन और प्रिंटर पर आवश्यक रूप से जांच करने के लिए कहते हैं। नए कार्यालय उपकरण और स्थापना की खरीद आमतौर पर कार्यालय में किसी की जिम्मेदारी है।

2016 सचिवों और प्रशासनिक सहायकों के लिए वेतन सूचना

अमेरिकी श्रम ब्यूरो के अनुसार सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने 2016 में $ 38,730 का औसत वार्षिक वेतन अर्जित किया। कम अंत पर, सचिवों और प्रशासनिक सहायकों ने $ 30,500 का 25 वां प्रतिशत वेतन अर्जित किया, जिसका अर्थ है कि इस राशि से 75 प्रतिशत अधिक कमाई हुई। 75 वाँ प्रतिशत वेतन $ 48,680 है, जिसका अर्थ है कि 25 प्रतिशत अधिक कमाते हैं। 2016 में, अमेरिकी और प्रशासनिक सहायकों के रूप में 3,990,400 लोग कार्यरत थे।