रिकॉर्ड-रखना आज कई व्यावसायिक प्रकारों का एक अनिवार्य हिस्सा है। चाहे आप एक चिकित्सा कार्यालय, विश्वविद्यालय, कानूनी फर्म या अन्य संस्थान में काम करते हैं, इन व्यवसायों को चालू रखने वाले रूपों का प्रबंधन करना अपने आप में एक पूर्णकालिक नौकरी है। कई बार, संगठन द्वारा उत्पन्न कागजी कार्रवाई की मात्रा भारी दिखाई दे सकती है। रिकॉर्ड प्रबंधन द्वारा सामना की जाने वाली सामान्य समस्याओं को उन्हें संभालने के लिए सिस्टम द्वारा कम किया जा सकता है।
$config[code] not foundखोया हुआ रिकॉर्ड
खोए हुए रिकॉर्ड व्यवसायों के लिए एक छोटी सी परेशानी से लेकर एक भारी परेशानी तक हो सकते हैं, जिसे हल करने में महीनों, या साल भी लग जाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि ग्राहक नियमित रूप से कंपनी से दस्तावेज़ों का अनुरोध करते हैं और आप उन्हें समय पर (या बिल्कुल भी) प्रदान करने में असमर्थ हैं, तो आप भविष्य में उनके व्यवसाय के नुकसान का जोखिम उठाते हैं। यदि किसी कानूनी मामले के लिए महत्वपूर्ण रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है, जैसे कि मुकदमे के खिलाफ कंपनी का बचाव करना, उचित दस्तावेजों की आपूर्ति नहीं करना भारी रकम खर्च कर सकता है, या यहां तक कि पूरी तरह से व्यापार के विघटन का मतलब है। रिकॉर्ड खोने से बचने का एक तरीका एक विस्तृत संगठन और भंडारण प्रक्रिया है।
रिकॉर्ड संगठन
उचित फ़ाइल संगठन अच्छे रिकॉर्ड प्रबंधन के कोने में से एक है। आमतौर पर, कंपनियाँ वर्ष के बाद और फिर क्लाइंट के नाम से वर्णानुक्रम में फाइल व्यवस्थित करती हैं। आपकी कंपनी के रिकॉर्ड की हार्ड कॉपी के अलावा, इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज एक व्यवहार्य विकल्प है जो अंतरिक्ष और समय दोनों को बचाता है जो आपके व्यवसाय को अन्य उपयोगों में डाल सकता है। हालांकि, भले ही आप अपने संगठन के कंप्यूटरों पर बहुसंख्यक मूल्यवान फाइलों को सहेजने का चुनाव करते हों, लेकिन हार्ड कॉपी का रिकॉर्ड भंडारण और संगठन में अपना स्थान है। मूल दस्तावेज, जैसे कि नोटरीकृत हस्ताक्षर वाले, अक्सर एक निश्चित संख्या में या कभी-कभी अनिश्चित काल के लिए रखा जाना चाहिए।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायारिकॉर्ड भंडारण
उस व्यवसाय के प्रकार पर निर्भर करता है जिसके लिए आप रिकॉर्ड रखते हैं, साथ ही साथ कंपनी ने कितने समय तक काम किया है, आप अपने आप को उन सभी फ़ाइल अलमारियाँ के लिए अंतरिक्ष से बाहर भागते हुए पा सकते हैं जो आपके पास रखने के लिए आवश्यक हैं। इस समस्या का एक संभावित समाधान किसी भी बाहरी रिकॉर्ड को रखना नहीं है। विचार करें कि आपके व्यवसाय को वास्तव में इन रूपों को कब तक हाथ में रखने की आवश्यकता है। संघीय कर उद्देश्यों के लिए, दस्तावेजों के बहुमत को निर्दिष्ट अवधि के बाद निपटाया जा सकता है, जैसा कि आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) द्वारा निर्देशित किया जाता है, जो दाखिल किए गए रिटर्न के प्रकार पर निर्भर करता है (संसाधन अनुभाग देखें)। अलग-अलग व्यवसायों, जैसे कि कानूनी और चिकित्सा कार्यालय, क्लाइंट की जानकारी को केवल एक निर्धारित संख्या में वर्षों तक रखने की आवश्यकता होती है, जिस स्थिति में वे काम करते हैं। एक अन्य समाधान एक अलग सुविधा पर रिकॉर्ड स्टोर करना है, जैसे किराये की भंडारण इकाई। इस तरह, वे आपके व्यवसाय के परिसर में मूल्यवान स्थान नहीं लेते हैं जिसका उपयोग आप संगठन को चलाने के लिए कर सकते हैं। हालाँकि, ध्यान रखें कि ऐसी इकाइयाँ आपके द्वारा संग्रहित किए जाने वाले रिकॉर्ड की संख्या के आधार पर महंगी हो सकती हैं।
