सरकार के विभिन्न स्तरों में काम करने वाले कर्मचारियों के सदस्यों में से एक, नीति निर्माताओं के लिए ब्रीफिंग मेमो लिख रहा है, जो मुद्दों के बारे में खुद को शिक्षित करने और प्रोटोकॉल, प्रक्रिया और कानून बनाने में उनका मार्गदर्शन करने के लिए मेमो का उपयोग करते हैं। एक ब्रीफिंग मेमो एक मुद्दे या मामले का संक्षिप्त सारांश है जो पाठक को कार्रवाई के लिए एक कॉल प्रस्तुत करता है। एक सफल ज्ञापन पाठक को ठोस सबूत प्रदान करने के लिए प्रेरित करता है जो समझने और मूल्यांकन करने में आसान है।
$config[code] not found"टू:" और "फ्रॉम:" लिखकर मेमो की शुरुआत करें और कॉलन के बाद भेजने वाले और प्राप्तकर्ता का नाम डालें। अगली पंक्ति में, वह तारीख लिखिए जो आपने मेमो लिखी है। इस विषय को "विषय:" लिखकर समाप्त करें, इसके बाद उस विषय को याद करें जिसे मेमो संदर्भ देता है।
मेमो के पहले वाक्य या पैराग्राफ में वह क्रिया निर्दिष्ट करें जिसे आप पाठक को लेना चाहते हैं।
संक्षिप्त, संक्षिप्त पैराग्राफों का उपयोग करके पाठक का ध्यान बनाए रखें, जो 5 से अधिक लंबे वाक्य नहीं हैं। कार्रवाई करने के कारणों को बताते हुए, प्रत्येक कारण को अलग अनुच्छेद में सूचीबद्ध करें।
कार्रवाई के प्रस्तावित पाठ्यक्रम की आवश्यकता के पाठक को मनाने के लिए अनुभवजन्य साक्ष्य का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, किसी दिए गए ज़ोनिंग पॉलिसी में बदलाव की मांग करते समय कम आय वाले आवास आँकड़ों का हवाला दें। सामान्यीकरण से बचें जो आप तथ्यों का समर्थन नहीं कर सकते।
प्रत्येक के फायदे और नुकसान का वर्णन करते हुए, क्रियाओं या नीतियों के वैकल्पिक पाठ्यक्रमों की रूपरेखा तैयार करें।
उदाहरण के लिए "हमारी चर्चा के अनुसार," और तकनीकी शब्दजाल से बचें जब आप तथ्यों और आंकड़ों का हवाला दे रहे हों। सरल, प्रत्यक्ष भाषा का उपयोग करें जिसे कोई भी पाठक समझ सकता है।
क्रिया को प्रोत्साहित करने के लिए ज्ञापन में, निष्क्रिय के विपरीत, सक्रिय आवाज़ का उपयोग करें। यदि आप मेमो को प्राप्त करने वाले को अच्छी तरह से जानते हैं, तो पहले व्यक्ति सर्वनामों का उपयोग करें जैसे "मैं" और "हम", क्योंकि लोग उन लोगों के लिए कुछ करने की अधिक संभावना रखते हैं जिन्हें वे महसूस करते हैं कि वे व्यक्तिगत रूप से जानते हैं। संकुचन का उपयोग करके ऐसे व्यक्तिगत कनेक्शन पर जोर दें, जैसे "मैं"।
ज्ञापन के अंत में कार्रवाई के लिए आवश्यकता को दोहराएं। यह इंगित करने के लिए सुनिश्चित करें कि क्या कार्रवाई के लिए कोई समय सीमा है जो पूरी होनी चाहिए।
चेतावनी
एक ब्रीफिंग मेमो जो लंबाई में दो पृष्ठों से अधिक है, एक रिपोर्ट बन जाती है, जिसे पाठक को प्राप्त होने पर तुरंत पढ़ने की संभावना नहीं है।
