एक यात्रा समन्वयक के कर्तव्य

एक ट्रैवल कोऑर्डिनेटर एक प्रशासनिक पेशेवर है, जो एक संगठन द्वारा कंपनी के कर्मचारियों के लिए सभी व्यावसायिक यात्रा की व्यवस्था को व्यवस्थित करने के लिए लगा हुआ है। जबकि इस पद को प्राप्त करने के लिए कॉलेज की डिग्री की आवश्यकता नहीं होती है, अधिकांश नियोक्ताओं को आमतौर पर उच्च विद्यालय डिप्लोमा या इसके समकक्ष उम्मीदवार होने की आवश्यकता होती है। इसके अतिरिक्त, उन्हें मौखिक और लिखित दोनों में उत्कृष्ट संचारक होना चाहिए, क्योंकि उन्हें सभी स्तरों पर व्यक्तियों के साथ बातचीत करनी होगी। Salary.com के अनुसार, 2010 में यात्रा समन्वयकों ने प्रति वर्ष लगभग 43,851 डॉलर कमाए।

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टिकट

कंपनी के व्यवसायों की प्रकृति के आधार पर, विभिन्न कर्मचारियों को लगातार आधार पर यात्रा करने की आवश्यकता हो सकती है। जब ऐसा होता है, तो यात्रा समन्वयक यात्रा के लिए आवश्यक सभी आवश्यकताओं का पता लगाने के लिए प्रत्येक कर्मचारी या उसके प्रशासनिक सहायक के साथ संपर्क करता है। इसमें यात्रा की तारीखें, प्रस्थान और आगमन की समय की आवश्यकताओं के साथ-साथ किसी विशेष अनुरोध, जैसे कि खिड़की की सीटों या शाकाहारी भोजन के लिए वरीयता शामिल हैं।

यात्रा समन्वयक तब पसंदीदा एयरलाइन से संपर्क करेगा, या तो टेलीफोन या ईमेल के माध्यम से। वह कर्मचारी की उड़ान योजना की व्यवस्था करता है, नाम, संपर्क जानकारी और आवश्यक होने पर, पासपोर्ट जानकारी सहित कर्मचारी की सभी जानकारी को रिले करता है।

आवास

जब किसी व्यवसाय को एक कर्मचारी से एक दिन से अधिक की यात्रा करनी होती है, तो संगठन द्वारा ठहरने और भुगतान की आवश्यकता होती है। यात्रा समन्वयक पसंदीदा होटल या लॉजिंग विक्रेता से संपर्क करता है। वह उपयुक्त दिनों के लिए उपयुक्त कमरों की संख्या रखता है। इसके अतिरिक्त, वह इस समय एक गैर धूम्रपान मंजिल पर एक कमरे के रूप में किसी भी आवश्यकताओं या विशेष मांगों का अनुरोध करता है। एक बार कमरा आरक्षित हो जाने के बाद, यात्रा समन्वयक कर्मचारी या उसके प्रशासनिक सहायक को सभी आवास संबंधी जानकारी देता है। इसके अतिरिक्त, वह किराये की कार, शटल बस या यात्रा कर्मचारी के लिए एक कार सेवा जैसे जमीनी परिवहन का आयोजन करता है।

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बिलिंग

संगठन द्वारा खरीदे जाने वाले बिलों के मुद्दे अलग-अलग हैं। जब कोई कंपनी बहुत बड़ी होती है, तो प्रत्येक विभाग का अपना लागत केंद्र या बजट हो सकता है जब खर्च का भुगतान किया जाता है। एक यात्रा समन्वयक को सभी यात्रा खर्चों को रिकॉर्ड करना और उनकी निगरानी करना और उन्हें उचित विभाग को बिल देना चाहिए। यह विभिन्न तरीकों से पूरा किया जा सकता है। कुछ कंपनियां अरीबा जैसे क्रय सॉफ्टवेयर का उपयोग करती हैं। अन्य लोग प्रत्येक विभाग को सौंपे गए कंपनी क्रेडिट कार्ड का उपयोग करते हैं। अन्य लोग एक ही खाते से खरीदारी कर सकते हैं और महीने के अंत में सभी खर्चों को समेट सकते हैं, प्रत्येक विभाग को क्रेडिट या चालान कर सकते हैं।