एक जिम्मेदारी है कि अधिकांश छोटे व्यवसाय के मालिक शायद भूल जाना चाहेंगे। लेकिन किसी भी व्यक्ति के लिए एकमात्र स्वामित्व से बड़ा कुछ भी चलाना अनिवार्य है। अपने कर्मचारियों पर रिकॉर्ड रखना आपकी जिम्मेदारी है। हालांकि यह व्यवसाय चलाने का सबसे रोमांचक हिस्सा नहीं हो सकता है, यह महत्वपूर्ण है।
कर्मचारी रिकॉर्ड अवधारण आवश्यकताएँ
संघीय, राज्य और स्थानीय सरकारें सभी की विभिन्न आवश्यकताएं होती हैं जब कर्मचारियों और व्यवसायों दोनों की सुरक्षा के लिए भर्ती और अन्य मानव संसाधन कार्यों के बारे में सटीक दस्तावेज रखने की बात आती है। एक व्यवसाय के रूप में, इन रिकॉर्डों को हाथ में रखने में विफल रहने से आप गलत तरीके से समाप्ति सूट या इसी तरह के नतीजों के बिना किसी कागजी कार्रवाई के बिना खुद को बचाने के लिए खुला छोड़ सकते हैं। यहां कुछ आवश्यकताओं की आवश्यकता होती है जब आपके व्यवसाय को कर्मचारी रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है।
$config[code] not foundएक साल के लिए हायरिंग रिकॉर्ड रखें
जब आप एक नई स्थिति के लिए काम पर रखते हैं, तो अमेरिकियों जैसे विकलांग अधिनियम और शीर्षक VII की संघीय विधियों को आपको अपनी भर्ती प्रक्रिया में गैर-भेदभावपूर्ण होना चाहिए। इसलिए आपको नौकरी से भरने के बाद कम से कम एक साल के लिए सभी आवेदनों, रिज्यूमे और अन्य दस्तावेज़ीकरण को हायरिंग प्रक्रिया से अलग रखना चाहिए, अगर नौकरी पाने वाले किसी भी पक्ष ने मुकदमा दायर करने का फैसला नहीं किया है।
तीन साल के लिए पेरोल रिकॉर्ड रखें
पेरोल रिकॉर्ड यह सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक हैं कि कर्मचारियों को उनके द्वारा काम किए गए घंटों के लिए काफी मुआवजा दिया जाए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका व्यवसाय किसी भी ओवरटाइम और न्यूनतम मजदूरी आवश्यकताओं का अनुपालन करता है। कानून की आवश्यकता है कि आप इन रिकॉर्ड को गैर-छूट वाले कर्मचारियों के लिए तीन साल तक संभाल कर रखें। हालांकि, कर्मचारी अगर वे किसी भी ओवरटाइम काम के लिए वापस भुगतान कर रहे हैं, तो उन्हें लगता है कि मुकदमा दायर करना चुन सकते हैं। इसलिए यह आपके लिए फायदेमंद हो सकता है कि समाप्ति के पांच साल बाद तक उन्हें संभाल कर रखें।
समाप्ति के बाद एक वर्ष के लिए I-9 फॉर्म रखें
व्यवसायों को दिखाने के लिए I-9 रूपों की आवश्यकता है कि वे सत्यापित करते हैं कि एक कर्मचारी संयुक्त राज्य में काम के लिए पात्र है। कायदे से, आपको किसी कर्मचारी को नियुक्त करने के तीन साल बाद तक या कर्मचारी के समाप्त होने के एक साल बाद, जो भी बाद में आता है, उसे रखने के लिए आवश्यक है। आपको इन प्रपत्रों को अन्य कार्मिक रिकॉर्ड से अलग संग्रहीत करने की आवश्यकता है।
समाप्ति के बाद पांच साल के लिए पृथक्करण कागजी कार्रवाई रखें
यदि आप किसी भी गलत समाप्ति मुद्दों के साथ सामना कर रहे हैं, तो समाप्ति या अलगाव से संबंधित कागजी कार्रवाई आवश्यक है। कर्मचारी पत्र छोड़ने और पांच साल के लिए अलग होने की कागजी कार्रवाई के बाद इस्तीफा पत्र और हाथ पर साक्षात्कार कागजी कार्रवाई से बाहर निकलें।
समाप्ति के बाद तीन साल के लिए FMLA अवकाश रिपोर्ट रखें
परिवार के चिकित्सा अवकाश अधिनियम में यह सुनिश्चित करने के लिए है कि पात्र कर्मचारियों को अवैतनिक अवकाश प्राप्त हो, जहां चिकित्सा या पारिवारिक मुद्दे की स्थिति में उनकी नौकरी सुरक्षित हो। यदि कोई कर्मचारी FMLA की छुट्टी के लिए अनुरोध प्रस्तुत करता है, तो आपको उस जानकारी को कम से कम तीन साल तक अपने रिकॉर्ड में रखना चाहिए, उसके बाद कर्मचारी आपके व्यवसाय के कुछ हिस्सों की परवाह किए बिना कि क्या छुट्टी दी गई थी या नहीं।
छह साल के लिए सेवानिवृत्ति लाभ फॉर्म रखें
यदि आप कर्मचारियों को सेवानिवृत्ति लाभ प्रदान करते हैं, तो आपको कर्मचारी के सेवानिवृत्ति आय सुरक्षा अधिनियम के अनुसार, कर्मचारी के छोड़ने या समाप्त होने के बाद कम से कम छह साल तक उस जानकारी को हाथ में रखना चाहिए। इसके अलावा, अदालतों ने निर्धारित किया है कि यह साबित करने की कंपनी की ज़िम्मेदारी है कि वे कर्मचारी के मुकदमे में पर्याप्त कवरेज और लाभ प्रदान करें, बजाय इसके कि कर्मचारी की ज़िम्मेदारी यह साबित करने के लिए है कि कवरेज अपर्याप्त थी।
पांच साल के लिए ड्रग टेस्ट रिकॉर्ड रखें
कुछ मामलों में, पृष्ठभूमि की जाँच और दवा परीक्षण की जानकारी अन्य काम पर रखने की जानकारी के मानक के अंतर्गत आ सकती है। हालांकि, यदि नौकरी परिवहन से संबंधित है, तो आपको परिवहन विभाग के सुरक्षा नियमों के भाग के रूप में पांच वर्षों तक किए गए किसी भी दवा परीक्षणों का रिकॉर्ड रखना होगा।
चार साल के लिए कर्मचारी कर रिकॉर्ड रखें
जब कर्मचारियों से संबंधित करों की बात आती है, तो आईआरएस ऑडिट के मामले में चार साल तक रिकॉर्ड रखने की सलाह देता है। इसमें सभी मजदूरी, पेंशन भुगतान, टिप सूचना, डब्ल्यू -2 और डब्ल्यू -4 फॉर्म, और अन्य संबंधित जानकारी शामिल होनी चाहिए।
पांच साल के लिए कर्मचारी स्वास्थ्य और सुरक्षा रिकॉर्ड रखें
व्यावसायिक सुरक्षा और स्वास्थ्य अधिनियम आपको किसी भी कर्मचारी की चोटों और कार्यस्थल में प्राप्त बीमारियों और संक्षिप्त विवरण और किसी अन्य प्रासंगिक जानकारी के रिकॉर्ड को रखने और रखने की आवश्यकता है। यह सुनिश्चित करना है कि कर्मचारियों को एक सुरक्षित काम के माहौल के साथ प्रदान किया जाता है और किसी भी मुद्दे को तदनुसार नियंत्रित किया जाता है।
सात साल तक के लिए बेरोजगारी बीमा जानकारी रखें
बेरोजगारी बीमा रिकॉर्ड आवश्यकताओं को राज्य द्वारा भिन्न होता है। हालांकि, कुछ मामलों में, आपको उन रिकॉर्ड्स को चार से सात साल के बीच रखने की आवश्यकता हो सकती है। विशेष रूप से, वाशिंगटन डी। सी। को सात वर्षों तक उन रिकॉर्ड को रखने के लिए व्यवसायों की आवश्यकता होती है।
पांच साल तक के लिए अनुबंध रखें
यदि आप स्वतंत्र ठेकेदारों या तीसरे पक्ष के साथ काम करते हैं, तो आपको आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए कुछ राज्य रिकॉर्ड को पूरा करने की भी आवश्यकता हो सकती है। वर्जीनिया में, अनुबंध किए जाने के बाद व्यवसायों को पांच साल तक अनुबंध पर रखने की आवश्यकता होती है। और कुछ अन्य राज्यों में भी तीन और चार वर्षों के बीच समान आवश्यकताएं हैं।
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