कल्पना करें कि दस्तावेज़ के एक महत्वपूर्ण टुकड़े के साथ एक पुराने फ़ोल्डर की तलाश में अलमारियाँ दाखिल करने के लिए मजबूर करने के लिए जिसे आपको ग्राहक जांच को हल करने की आवश्यकता है।
ठीक है, एक दायर कागज दस्तावेज़ के भीतर आयोजित की गई ऐसी जानकारी प्राप्त करना, कर लगाना, निराशा करना और कोई संदेह नहीं है जो आपको धीमा कर सकता है। हालाँकि, जब आप अपने पुराने दस्तावेज़ों को स्कैन करते हैं और उन्हें इलेक्ट्रॉनिक डेटाबेस में संग्रहीत करते हैं, तो यह दस्तावेज़ प्रबंधन को आपके व्यवसाय के लिए बहुत सरल और अधिक कुशल बना सकता है।
$config[code] not foundदस्तावेज़ स्कैनिंग क्या है?
दस्तावेज़ स्कैनिंग, जिसे दस्तावेज़ इमेजिंग के रूप में भी जाना जाता है, बस एक पेपर दस्तावेज़ (या एक माइक्रोफ़िल्म) की डिजिटल छवि को कैप्चर करने की प्रक्रिया के रूप में परिभाषित किया गया है।
यूके स्थित डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट और स्कैनिंग सर्विस केफ्रॉन के डॉक्यूमेंट इमेजिंग एक्सपर्ट नील मैककीवर ने एक ईमेल के जवाब में बताया कि आपके पेपर के दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक खोज योग्य छवियों में बदल जाते हैं, जो आपकी व्यावसायिक प्रक्रिया में बहुत मदद कर सकते हैं।
भौतिक दस्तावेजों को डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित करने की पूरी प्रक्रिया में ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकॉग्निशन (ओसीआर) सॉफ्टवेयर का उपयोग करके छवि को स्कैन और कैप्चर करना भी शामिल है। ओसीआर समझदारी से डिजिटल चित्रों को पहचानता है और उन्हें एक दस्तावेज़ के भीतर कीवर्ड खोज की अनुमति देने के लिए पाठ दस्तावेजों में बदल देता है।
"जब सही ढंग से किया जाता है, तो दस्तावेज़ स्कैनिंग आपके व्यवसाय को बेहतर तरीके से संचालित करने के तरीके को बदल सकती है, और आपको समय और धन दोनों बचा सकती है," मैककीवर ने कहा।
दस्तावेज़ स्कैन करने के व्यावसायिक लाभ
मैककीवर के अनुसार, जिनकी बताई गई नौकरी छोटे और कॉर्पोरेट ग्राहकों को अपनी सूचना प्रबंधन प्रणाली को सबसे प्रभावी और समय पर लागू करने और बनाए रखने में मदद करने के लिए है, ऐसे कई कारण हैं जिनसे दस्तावेज़ स्कैनिंग (या इमेजिंग) आपके व्यवसाय के लिए मूल्यवान हो सकते हैं।
वह व्यवसायों के लिए दस्तावेज़ स्कैनिंग के छह प्रमुख लाभ बताते हैं:
1. डॉक्यूमेंट स्कैनिंग सेविंग यू टाइम एंड मनी
एक बटन के क्लिक पर आपकी सभी फ़ाइलों और दस्तावेज़ों तक आसान पहुँच के साथ, आपको या आपके कर्मचारियों को आपके द्वारा आवश्यक दस्तावेज़ को खोजने के प्रयास में बक्से और फ़ाइलों के माध्यम से खोज करने में समय बर्बाद नहीं करना पड़ेगा। आप किसी ऐसे कार्य के लिए कर्मचारियों का भुगतान नहीं कर रहे हैं जो सेकंड के एक मामले में पूरा होने में घंटों लग सकता है।
2. दस्तावेज़ स्कैनिंग आपके ग्राहक सेवा में सुधार करती है
दस्तावेज़ इमेजिंग के साथ, आप फ़ाइल के प्रत्येक भाग को डिजिटल कर सकते हैं और मेटाडेटा की सीमा के साथ इसे अनुक्रमित कर सकते हैं। इसका मतलब है कि यदि आपको किसी विशिष्ट जानकारी की आवश्यकता होती है - जैसे कि चालान नंबर - तो आप इसे तुरंत पा सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी है यदि आप अपने ग्राहकों की जरूरतों को जल्द से जल्द पूरा करना चाहते हैं।
3. डॉक्यूमेंट स्कैनिंग स्टोरेज स्पेस को कम करता है
अपने सभी भौतिक दस्तावेज़ों को डिजिटल फ़ाइलों में परिवर्तित करके, अब आपको उन्हें स्टोर करने की आवश्यकता नहीं होगी जहां वे हाथ के करीब हैं। उन्हें बॉक्सिंग करके सुरक्षित, समर्पित साइटों पर भेज दिया जा सकता है, और अधिक महत्वपूर्ण चीजों के लिए आपके कार्यालय में स्थान खाली कर दिया जा सकता है और कागज फ़ाइल भंडारण से जुड़ी लागतों को कम किया जा सकता है।
4. दस्तावेज़ स्कैनिंग सुरक्षा में सुधार करता है
जैसे-जैसे आपको उन कागजी फ़ाइलों की आवश्यकता होती है, आप उन्हें उन सुरक्षित स्टोरेज सुविधाओं में रख सकते हैं जिनमें सुरक्षा प्रोटोकॉल बकाया हैं। आपको अपने कार्यालय में सुरक्षा के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, क्योंकि सभी डिजिटल फ़ाइलों और बैकअप को अत्यधिक सुरक्षित सर्वर पर दूरस्थ रूप से संग्रहीत किया जा सकता है।
5. दस्तावेज़ स्कैनिंग आपको साझा करने और सहयोग करने की अनुमति देता है
कागज पर डिजिटल फ़ाइलों का एक और बड़ा लाभ दस्तावेज़ साझा करना है। एक से अधिक सहकर्मी आवश्यकता पड़ने पर उसी दस्तावेज़ तक पहुंच सकते हैं, जिससे एक बार फिर से समय बर्बाद हो जाए, जहाँ एक विभाग से दूसरे विभाग में कागज़ की फाइलें पास होनी चाहिए।
6. दस्तावेज़ स्कैनिंग आपको अनुपालन विनियमों को पूरा करने में मदद करता है
अंत में, आप पा सकते हैं कि आपके उद्योग में अनुपालन प्रक्रियाओं के लिए आपको कुछ दस्तावेजों को डिजिटल रूप से, साथ ही साथ भौतिक रूप से रखने की आवश्यकता है। अब एक सुरक्षित और कुशल दस्तावेज़ इमेजिंग समाधान लाना, आपको समय और लाइन के नीचे के प्रयास को बचा सकता है।
शटरस्टॉक के माध्यम से स्कैनिंग फोटो
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