रिसेप्शनिस्ट की स्थिति में, एक व्यक्ति कंपनी का प्रतिनिधित्व करते हुए फ्रंट डेस्क को सुचारू रूप से और कुशलता से चलाने के लिए जिम्मेदार है। आखिरकार, जब आप किसी व्यवसाय में चलते हैं, तो पहला व्यक्ति आमतौर पर रिसेप्शनिस्ट होता है। एक प्रभावी रिसेप्शनिस्ट होने के नाते, एक व्यक्ति को प्रशासनिक और लिपिक कौशल और पारस्परिक संचार पर एक मजबूत पकड़ रखने की आवश्यकता होती है।
कंप्यूटर के आसपास अपना रास्ता जानें। एक अच्छा फ्रंट डेस्क चलाने के लिए, एक व्यक्ति को कंप्यूटर को अच्छी तरह से नेविगेट करने की क्षमता की आवश्यकता होती है। रिसेप्शनिस्ट होने के नाते ईमेल का जवाब देना, साप्ताहिक एजेंडों को प्रिंट करना और स्टाफ के सदस्यों को नोटिस वितरित करना शामिल है। कुछ प्रोग्राम जो रिसेप्शनिस्टों के लिए उपयोगी हैं, उनमें Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks और Access शामिल हैं। जल्दी और सटीकता के साथ टाइप करना भी एक प्लस है।
$config[code] not foundसिर पर समस्याओं का सामना करना। एक प्रभावी रिसेप्शनिस्ट होने का एक बड़ा हिस्सा यह जानता है कि समस्याओं को कुशलतापूर्वक और समय पर कैसे हल किया जाए। त्वरित महत्वपूर्ण सोच कौशल एक जरूरी है, चाहे आपको प्रिंटर पेपर जाम को संभालने की आवश्यकता हो या किसी अन्य शहर में महत्वपूर्ण बैठक के लिए आपके बॉस को देर हो रही हो।
दूसरों के साथ प्रभावी ढंग से संवाद करें। वर्किंग फ्रंट डेस्क उन लोगों के लिए एक आदर्श स्थिति है, जिनके पास अनुकूल, उज्ज्वल व्यक्तित्व और मजबूत पारस्परिक कौशल हैं। काम निश्चित रूप से असामाजिक के लिए नहीं है। रिसेप्शनिस्ट होने के लिए, आपको अन्य लोगों के साथ स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से संवाद करने में सक्षम होना चाहिए। यह भी महत्वपूर्ण है कि आप हमेशा एक शांत, तनावमुक्त और पेशेवर बने रहें, चाहे आप कितने भी व्यस्त या भारी हों।
टेलीफोन का उपयोग प्रो की तरह करें। फ्रंट डेस्क पर, टेलीफोन को आपका सबसे अच्छा दोस्त होना चाहिए। रिसेप्शनिस्ट दिन का एक बड़ा हिस्सा फोन पर बिताते हैं, चाहे बॉस के लिए संदेश ले रहे हों, स्टाफ के सदस्यों की व्यक्तिगत लाइनों पर कॉल करने का निर्देश दे रहे हों या कॉन्फ्रेंस कॉल सेट कर रहे हों। फोन को ठीक से काम करने के लिए, एक रिसेप्शनिस्ट को हमेशा विनम्र लहजे में बात करने की जरूरत है, बात करते समय खाने से बचें, खराब भाषा का इस्तेमाल करने से बचना चाहिए और लाइन के दूसरे छोर पर व्यक्ति की सहायता करने में वास्तविक चिंता दिखाएं।
संगठन की गहरी समझ प्रदर्शित करें। फ्रंट डेस्क को अच्छी तरह से संचालित करने के लिए संगठनात्मक कौशल आवश्यक हैं। रिसेप्शनिस्ट बनना मल्टी टास्किंग है।कभी-कभी, आप एक समय में एक दर्जन चीजों को संभालने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं, किसी को पकड़कर बोलने के लिए, किसी को नियुक्ति के लिए इंतजार करने के लिए, फैक्स भेजने और चालान टाइप करने के लिए। स्थिति अराजक हो सकती है, लेकिन एक कुशल रिसेप्शनिस्ट के लिए इसे आसानी से संभालने की क्षमता होनी चाहिए।
टिप
लचीला और मिलनसार होना। रिसेप्शनिस्ट के रूप में चमकने के लिए, आपको नई भूमिकाओं को लेने और ऊपर जाने और उससे आगे जाने की इच्छा रखने की आवश्यकता है, भले ही वह आपके नौकरी विवरण का हिस्सा न हो। यदि इंटर्न दिन के लिए बाहर है, और एक बड़ी बैठक आ रही है, तो कार्यालय के अधिकारियों के लिए एक त्वरित कॉफी रन पर जाने में संकोच न करें।
