लिपिक सहायता परिभाषा;

किसी भी कार्यालय में, ऐसे कार्य हैं जिन्हें व्यवसाय को आगे बढ़ाने के लिए पूरा करने की आवश्यकता है। ये कार्य, जो लिपिक कार्य की छत्रछाया में आते हैं, आम तौर पर काफी सरल और सरल होते हैं, और आमतौर पर प्रवेश स्तर के श्रमिकों को सौंपे जाते हैं। इस तथ्य के बावजूद कि टाइपिंग और फाइलिंग जैसे लिपिक कार्य अपेक्षाकृत बुनियादी हैं, वे समय लेते हैं - और कई मामलों में, अधिकारियों और मिडलवे कर्मचारियों को अन्य प्राथमिकताओं पर ध्यान केंद्रित किया जाता है और उन सभी चीजों को ध्यान में रखने में असमर्थ होता है जिन्हें करने की आवश्यकता होती है। उस कारण से, कई कंपनियां लिपिकीय सहायता कर्मियों को नियुक्त करती हैं जिन पर इन कार्यों को संभालने के लिए विशेष रूप से शुल्क लिया जाता है।

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सामान्य लिपिकीय गतिविधियाँ

लिपिक सहायता कार्यकर्ता का शीर्षक उन व्यक्तियों को संदर्भित करता है जो कई प्रकार के कार्यों में सह-श्रमिकों का समर्थन या सहायता करते हैं। इस श्रेणी में आने वाली कुछ सबसे सामान्य नौकरियों में टाइपिंग डॉक्यूमेंट, फाइलिंग, आंसरिंग फोन, मैनेजिंग मेलिंग, डेटा एंट्री, फोटोकॉपी, फैक्स करना और सॉर्ट करना और इनकमिंग मेल डिलीवर करना शामिल हैं। लिपिक समर्थन पेशेवर भी आपूर्ति बनाए रखने और आदेश देने और असाइन किए गए अन्य कार्यों को संभालने के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं, जैसे कि बैठकों के लिए भोजन का आदेश देना। इन जिम्मेदारियों को लेने और उन्हें दूसरों की प्लेटों से दूर रखने से, वे कार्यालय को सुचारू रूप से चलाने में मदद करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ व्यवस्थित रहता है।

हालांकि सामान्य लिपिकीय समर्थन इन सामान्य कार्यों पर केंद्रित है, कुछ व्यवसायों या विभागों में लिपिकीय समर्थन को विशिष्ट गतिविधियों पर केंद्रित किया जा सकता है या अधिक विशिष्ट ज्ञान की आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक वित्त विभाग में लिपिक गतिविधियों में बहीखाता कार्य शामिल हो सकते हैं, देय खातों का प्रबंधन और प्राप्य खातों, पेरोल के साथ सहायता करना, या व्यय रिपोर्ट को सॉर्ट करना और सत्यापित करना। यदि आप एक सरकारी कार्यालय में काम करते हैं, तो आप परमिट दाखिल करने या मेल करने वालों के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हो सकते हैं। सेटिंग के बावजूद, हालांकि, अधिकांश लिपिक समर्थन में दोहराव, परिभाषित कार्य और रणनीतिक या परिचालन कार्य शामिल हैं।

कौशल और शिक्षा

अधिकांश लिपिक सहायता भूमिकाएं प्रवेश स्तर हैं, और इसलिए आम तौर पर एक उच्च विद्यालय डिप्लोमा या समकक्ष की आवश्यकता होती है। कुछ लोग एक वयस्क शिक्षा या सामुदायिक कॉलेज कार्यक्रम के माध्यम से कार्यालय प्रशासन में अतिरिक्त प्रशिक्षण पूरा करते हैं, जबकि अन्य इन भूमिकाओं में स्नातक की डिग्री के साथ एक कदम के रूप में अधिक जिम्मेदारियों और उच्च वेतन के साथ एक स्थिति के लिए अपने पैर पाने के साधन के रूप में आगे बढ़ते हैं।

मूल कार्यालय कार्यों के साथ एक परिचित लिपिक समर्थन भूमिकाओं के लिए सबसे महत्वपूर्ण योग्यता है। जबकि कंपनियां विशिष्ट प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं में ऑन-द-जॉब प्रशिक्षण प्रदान करेंगी, वे सामान्य कौशल सेट के साथ लिपिक समर्थन कार्यकर्ताओं को नौकरी में आने की उम्मीद करते हैं।इन कौशल में बुनियादी कार्यालय मशीनों (फैक्स, कॉपियर, आदि) का उपयोग करने का ज्ञान शामिल है; सामान्य कंप्यूटर कौशल, जिसमें 60 शब्द प्रति मिनट या तेज़ी से टाइप करने की क्षमता और मूल शब्द संसाधन और स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर शामिल हैं; दाखिल करने की क्षमता; डेटा प्रविष्टि कौशल; और फोन का उपयोग करने और कंपनी के फोन सिस्टम को सीखने की क्षमता।

लिपिक सहायता नौकरियों के लिए भी कई नरम कौशल की आवश्यकता होती है। एक पेशेवर आचरण एक जरूरी है, साथ ही साथ असाधारण संगठनात्मक कौशल भी है। ग्राहक सेवा कौशल महत्वपूर्ण हैं, खासकर यदि आप जनता के साथ बातचीत कर रहे हैं, और यह महत्वपूर्ण है कि यह उन्मुख हो। कुछ उद्योगों में, जैसे कि स्वास्थ्य देखभाल और वित्त, लिपिक सहायता कार्यकर्ताओं को भी सूचना सुरक्षा और व्यक्तिगत डेटा के बारे में उद्योग के नियमों से परिचित होने की उम्मीद है, और तदनुसार अपना काम करने के लिए।

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लिपिक सहायता वेतन

क्योंकि लिपिकीय समर्थन को एक प्रवेश-स्तर की स्थिति माना जाता है, वेतन तुलनात्मक रूप से कम है। PayScale.com के अनुसार, लगभग 30,000 प्रतिवर्ष के वार्षिक वेतन के लिए लिपिक सहायता पदों के लिए औसत प्रति घंटा दर $ 12.87 है। वेतन आम तौर पर अनुभव के अनुरूप होता है, लेकिन यहां तक ​​कि सबसे अनुभवी सहायक पेशेवर शायद ही कभी प्रति वर्ष $ 40,000 से अधिक कमाते हैं। इस क्षेत्र में विकास की गुंजाइश है, हालांकि, कई लोग उच्च-भुगतान वाली प्रशासनिक या कार्यकारी सहायक भूमिकाओं में जाते हैं, या संगठन के भीतर विभिन्न नौकरियों के लिए आगे बढ़ते हैं। PayScale.com के अनुसार, चिकित्सा क्षेत्र में एक लिपिक सहायता प्रदाता के लिए चिकित्सा सहायक, पंजीकृत नर्स या नर्स व्यवसायी बनने के लिए आगे बढ़ना बहुत आम है।

लिपिक सहायता के लिए सबसे अधिक भुगतान करने वाले उद्योग सरकार और पेशेवर, वैज्ञानिक और तकनीकी सेवाएं हैं। हालांकि, स्वास्थ्य सेवा भी एक उच्च भुगतान क्षेत्र है, और एक उद्योग है जहां आने वाले वर्षों में कम से कम कुछ वृद्धि होने की उम्मीद है।

लिपिक सहायता उद्योग के रुझान

कई उद्योगों के साथ, प्रौद्योगिकी लिपिकीय समर्थन और कार्य को संभालने के तरीके को बदल रही है। कई कार्य जो पहले मैन्युअल रूप से किए गए थे, अब कंप्यूटर के माध्यम से किए जा सकते हैं, समय की बचत और अतिरिक्त प्रशिक्षण की आवश्यकता बढ़ सकती है। इस दायरे में, आकार लेने के दो प्रमुख रुझान हैं जो लिपिक समर्थन के चेहरे को बदल रहे हैं।

सबसे पहले, पेपरलेस कार्यालयों की ओर रुख बदल रहा है - और कुछ मामलों में, लिपिकीय समर्थन की आवश्यकता को समाप्त करना। बेहतर स्थिरता, बेहतर संगठन और कम लागत सहित कई कारणों से कंपनियां पेपरलेस या कम से कम पेपर का उपयोग कर रही हैं। वास्तव में, गार्टनर द्वारा 2014 के एक अध्ययन में पाया गया कि अमेरिकी दस्तावेजों को भंडारण और पुनः प्राप्त करने से जुड़े व्यवसायों की लागत कहीं न कहीं 25 बिलियन डॉलर से 35 बिलियन डॉलर सालाना है। दस्तावेज़ बनाने, संग्रहीत करने और व्यवस्थित करने के लिए डिजिटल सेवाओं का उपयोग करके, व्यवसाय संभवतः पैसे बचा सकते हैं और अधिक कुशल बन सकते हैं।

लिपिकीय समर्थन के संदर्भ में, इसका अर्थ यह भी है कि किसी को भौतिक रूप से दस्तावेजों को दर्ज करने की आवश्यकता है - या टाइप और प्रिंट पत्र, दस्तावेजों का ट्रैक रखना, आदि - कम हो गया है। जबकि कुछ कंपनियां लिपिक पदों के साथ काम कर रही हैं (2026 तक ब्यूरो ऑफ़ लेबर स्टेटिस्टिक्स प्रोजेक्ट्स का क्षेत्र में कोई विकास नहीं है, प्रौद्योगिकी के बड़े हिस्से के कारण) अन्य ऐसे पदों के लिए योग्यता बदल रहे हैं और उन्नत कंप्यूटर कौशल और इलेक्ट्रॉनिक प्रबंधन के अनुभव की आवश्यकता है दस्तावेजों।

लिपिक सहायता क्षेत्र को प्रभावित करने वाली एक और प्रवृत्ति आभासी सहायक का उदय है। आभासी सहायकों, जिन्हें वीए के रूप में भी जाना जाता है, वे सहायक या सहायक कर्मचारी हैं जो दूरस्थ रूप से काम करते हैं और कार्यालय में सहायक के रूप में एक ही सेवा प्रदान करते हैं। कई वीए ऐसे उद्यमियों या छोटे व्यवसाय के मालिकों के लिए काम करते हैं, जिन्हें समर्थन की आवश्यकता होती है, लेकिन कार्यालय में पूरा समय काम करने के लिए किसी को रखने के लिए जगह या उपकरण नहीं हो सकते। इस उद्योग में फिर से प्रौद्योगिकी महत्वपूर्ण है, क्योंकि वर्चुअल सहायक अपने नियोक्ताओं के लिए कार्यों को संभालने के लिए ईमेल, दस्तावेज़ साझाकरण और अन्य प्रौद्योगिकी का उपयोग करके इंटरनेट के माध्यम से काम करते हैं। हालांकि कुछ वीए विशेषज्ञ हैं और सोशल मीडिया और वेबसाइट प्रबंधन जैसे कार्यों को संभालते हैं, कुछ उद्यमियों को बस किसी को अपना ईमेल प्रबंधित करने और ग्राहक पूछताछ का जवाब देने की आवश्यकता होती है।

क्योंकि वर्चुअल असिस्टेंट आम तौर पर स्व-नियोजित होते हैं या फ्रीलांस आधार पर काम करते हैं, वे अक्सर कार्यालयों में काम करने वालों की तुलना में अधिक वेतन दर का आदेश दे सकते हैं। कुछ वीए एक बार में कई ग्राहकों के लिए काम करते हैं, जिससे उनकी कमाई क्षमता बढ़ जाती है। औसतन, एक VA $ 10 और $ 25 प्रति घंटे के बीच कमाता है।

एक लिपिक सहायता नौकरी लैंडिंग

जबकि लिपिकीय सहायता की नौकरियां एक बार की तरह भरपूर नहीं हो सकती हैं, फिर भी वे उपलब्ध हैं। अधिकांश उद्घाटन टर्नओवर और सहायकों द्वारा अन्य अवसरों के लिए बनाए जाते हैं।

लिपिक सहायता के लिए एक अच्छा फिर से शुरू आपके प्रशासनिक और तकनीकी कौशल को उजागर करेगा। नियोक्ताओं को प्रदर्शित करें कि आप संगठित हैं, विस्तार-उन्मुख, एक अच्छी समस्या हल करने वाले और उत्कृष्ट संचार कौशल रखते हैं। एक मात्रात्मक तरीके से अपने तकनीकी कौशल को उजागर करना सुनिश्चित करें; इंगित करें कि आप प्रति मिनट शब्दों में कितनी तेजी से टाइप कर सकते हैं और उस सॉफ़्टवेयर को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसे आप जानते हैं कि कैसे उपयोग करना है। जैसा कि आप अपने अनुभव को विस्तृत करते हैं, उन कार्यों और उपलब्धियों को उजागर करते हैं जो आपके लिपिक कौशल को प्रकट करते हैं, विशेष रूप से वे जो आपको अन्य उम्मीदवारों से अलग कर सकते हैं। इन सबसे ऊपर, अपने व्याकरण और वर्तनी के साथ सावधानी रखें। किसी भी फिर से शुरू के साथ, टाइपो और गरीब व्याकरण आपके कौशल पर खराब रूप से प्रतिबिंबित करता है, लेकिन लिपिक समर्थन के रूप में विस्तार से उन्मुख के रूप में एक क्षेत्र में, आपको सही होने की आवश्यकता है। कोई भी एक टाइपिस्ट को काम पर रखने वाला नहीं है, जिसे अपना अधिकार फिर से शुरू नहीं करना है।

लिपिक नौकरियों को आमतौर पर नौकरी बोर्डों या कंपनी की वेबसाइटों पर सूचीबद्ध पाया जा सकता है। इस प्रकार के काम को खोजने के लिए अस्थायी एजेंसियां ​​भी एक अच्छी जगह हैं। एक अस्थायी के रूप में कार्य करना आपको विभिन्न कंपनियों में अपने कौशल का निर्माण करने का अवसर देता है। कुछ एजेंसियां ​​लंबी अवधि के प्लेसमेंट करेंगी, या आपको अस्थायी के रूप में काम करने के बाद पूर्णकालिक काम पर रखा जा सकता है। इंटर्नशिप आपके कार्यालय समर्थन कौशल का निर्माण करने का एक और तरीका है। यद्यपि औपचारिक इंटर्नशिप कार्यक्रमों वाली कई कंपनियां इंटर्न को विशिष्ट परियोजनाओं पर काम करने की अनुमति देती हैं, लेकिन इंटर्न को अक्सर लिपिक कार्यों को लेने से "अपने बकाया का भुगतान करने" की अपेक्षा की जाती है। किसी भी इंटर्नशिप में कुछ दाखिल, डेटा प्रविष्टि, मेल का प्रबंधन या फोन का जवाब देने में कुछ समय बिताने की उम्मीद करें - लेकिन कौशल को विकसित करने के एक अवसर के रूप में देखें जो बाद में उपयोगी साबित हो सकता है।

खुद को अपरिहार्य बनाना

सिर्फ इसलिए कि लिपिकीय कार्य आमतौर पर प्रवेश स्तर है, इसका मतलब यह नहीं है कि आप टीम का एक महत्वपूर्ण हिस्सा नहीं हो सकते। वास्तव में, अपने आप को अपने बॉस और सहकर्मियों के लिए अपरिहार्य बनाने से आपकी पदोन्नति होने की संभावना बढ़ सकती है, और अंततः आपकी खुद की लिपिक सहायता टीम हो सकती है। शुरुआत के लिए, अपनी नौकरी को गंभीरता से लें और हर काम के साथ अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करें - चाहे वह कितना भी बड़ा या थकाऊ हो। किसी भी नौकरी के साथ के रूप में, आपकी नौकरी के कुछ हिस्सों को आप प्यार करते हैं और उन हिस्सों से नफरत करते हैं, लेकिन आपको दोनों को महत्वपूर्ण मानने और उन्हें अच्छी तरह से करने की आवश्यकता है।

दूसरा, प्राथमिकता देना सीखें। संभावना है, आप किसी भी समय अपनी प्लेट पर कई परियोजनाओं और कार्यों के लिए जा रहे हैं, खासकर जब आप पूरी टीम या कार्यालय को सहायता प्रदान कर रहे हों। यह निर्धारित करना सीखें कि सर्वोच्च प्राथमिकता क्या है और क्या इंतजार कर सकता है, और यह सुनिश्चित करने के लिए सिस्टम विकसित कर सकता है कि हर किसी को उसकी ज़रूरत होने पर वह मिले जो उसे चाहिए। मल्टीटास्किंग और समय प्रबंधन एक लिपिक सहायता कार्यकर्ता के लिए महत्वपूर्ण कौशल हैं, और कंपनी और टीम के सदस्य लक्ष्यों और प्राथमिकताओं को जानने के द्वारा, आप उच्चतम स्तर का समर्थन प्रदान कर सकते हैं।

तीसरा, अतिरिक्त मील जाने के लिए तैयार रहें। आपका काम सहायता प्रदान करना है, और इसका मतलब हो सकता है कि कुछ अतिरिक्त कार्यों को यहां और वहां ले जाना। अपरिहार्य सहायक हमेशा सीखने के लिए तैयार रहते हैं, और यह वही करेगा जो न केवल काम पूरा करने के लिए करता है, बल्कि समस्याओं को हल करने और संकटों को होने से रोकता है। उदाहरण के लिए, यदि आप देखते हैं कि एक सहयोगी ने एक मेमो के ऊपर भेजा है जिसमें एक बड़ी त्रुटि है, तो दस्तावेज़ को केवल प्रिंट और वितरित न करें। सहयोगी से पुष्टि करें कि जानकारी सही है - और आवश्यकतानुसार परिवर्तन करें।

अंत में, हर समय पेशेवर और विनम्र रहें। कई बार ऐसा भी हो सकता है कि संगठन के अन्य लोग आपके साथ अशिष्ट व्यवहार करते हैं या आपको वह सम्मान नहीं देते हैं जिसके आप हकदार हैं, लेकिन फिर भी अपने स्वयं के व्यावसायिकता को बनाए रखें। सभी के साथ दया और सम्मान के साथ व्यवहार करने से कंपनी में आपका स्टॉक बढ़ेगा, खासकर यदि आप विवेक की प्रतिष्ठा और मदद करने की इच्छा विकसित करते हैं। आपकी लिपिकीय सहायता की स्थिति में, आपको बहुत अधिक जानकारी प्राप्त होने की संभावना है, लेकिन आप जो जानते हैं उसे गपशप या साझा करने के प्रलोभन का विरोध करें। अपने बॉस और सहकर्मियों के विश्वास को प्राप्त करना आपके करियर को आगे बढ़ाने में मदद कर सकता है, जबकि कार्यालय की गपशप आपकी प्रतिष्ठा को धूमिल करेगी और संभवतः आपको आगे बढ़ने से रोकती है।