प्रबंधकों और अधिकारियों को अपने कार्य कार्यों को पूरा करते समय सहायता की आवश्यकता हो सकती है, जैसे बिक्री बैठकें स्थापित करना। एक उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायक इन पेशेवरों को प्रशासनिक सहायता प्रदान करता है। डिप्लोमा गाइड के अनुसार, इस पद के लिए शिक्षा आवश्यकताओं में एक सहयोगी की डिग्री शामिल हो सकती है। अतिरिक्त आवश्यकताओं में अनुसंधान क्षमता, कंप्यूटर सॉफ्टवेयर कौशल और पारस्परिक कौशल शामिल हो सकते हैं।
$config[code] not foundप्रशासनिक शुल्क
उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायक छोटे कार्यालय में काम करते समय नियमित कार्यालय कर्तव्यों का पालन करते हैं। इनमें टेलीफोन कॉल करना, उपहार विचारों पर शोध करना और डिलीवरी पैकेज स्वीकार करना शामिल हैं। एक बड़े कार्यालय में, उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायक ऐसे कर्मियों का पर्यवेक्षण कर सकते हैं जो इन कर्तव्यों का पालन करते हैं, जैसे रिसेप्शनिस्ट।
वित्तीय रिकॉर्ड प्रबंधन
वित्तीय रिकॉर्ड प्रबंधन में व्यय खातों को अपडेट करना, कॉर्पोरेट क्रेडिट खातों की जांच करना और भुगतान अनुरोधों को संसाधित करना शामिल है। इन वित्तीय दस्तावेजों को सुरक्षित स्थान पर रखने के लिए सहायक जिम्मेदार है। इस काम को करने में, कार्यकारी सहायकों के पास संवेदनशील व्यक्तिगत जानकारी, जैसे सामाजिक सुरक्षा नंबर, और वित्तीय रिकॉर्ड के साथ काम करते समय व्यक्तिगत जानकारी देखी जाती है। विवेक एक जरूरी है।
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आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लायाबैठकों में प्रतिनिधित्व
जब प्रबंधक, निदेशक या विभाग के अधिकारी एक बैठक में भाग नहीं ले सकते हैं, तो उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायक कार्यकारी का प्रतिनिधित्व कर सकते हैं। इन बैठकों में आपूर्तिकर्ताओं, विक्रेताओं या अन्य अधिकारियों के साथ काम करना शामिल हो सकता है। कार्यकारी सहायक को पेशेवर तरीके से कंपनी का प्रतिनिधित्व करना चाहिए। कुछ सहायकों को विवादों को सुलझाने और कार्यकारी को सूचित करने की आवश्यकता होती है जब कोई समस्या जल्दी हल नहीं होती है।
यात्रा की व्यवस्था
एक सहायक प्रबंधकों और अधिकारियों के लिए यात्रा की व्यवस्था करता है। इसमें होटल आरक्षण डेस्क और कार किराए पर लेना आरक्षण शामिल है। कुछ अधिकारियों के पास विशेष अनुरोध हैं, जैसे कि आहार संबंधी आवश्यकताएं, और सहायक को उन पर नज़र रखना चाहिए। उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायक यात्रा कार्यक्रम की पुष्टि करता है और कार्यकारी को सूचित करता है।
दस्तावेज़ नियंत्रण
कार्यालय कागजी कार्रवाई की समीक्षा, अद्यतन करने और दाखिल करने की आवश्यकता है। दस्तावेज़ निर्माण में मेमो, पत्र और कंपनी के चालान शामिल हो सकते हैं। इन दस्तावेजों में से कुछ के लिए सहायक को हस्ताक्षर करने से पहले प्रबंधकीय हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। उच्च-स्तरीय कार्यकारी सहायकों को प्रशिक्षण प्राप्त होता है कि विभिन्न दस्तावेज़ कैसे संभाले जाते हैं। दस्तावेजों को अलमारियाँ में संग्रहीत किया जाता है या कंप्यूटर में स्थानांतरित किया जाता है।
