एक सम्मेलन समन्वयक की जिम्मेदारियां

सम्मेलन के अंतिम दिन सफाई के लिए प्रारंभिक अनुबंध प्राप्त करने से लेकर सम्मेलन संयोजक, या बैठक नियोजक, आमतौर पर सम्मेलन के हर पहलू में शामिल होते हैं। बीच में कर्तव्यों की एक विस्तृत श्रृंखला है जिससे आप मुठभेड़ की उम्मीद कर सकते हैं। 2014 के बाद से, इस क्षेत्र में काफी अवसर हैं जो कम से कम 2024 तक चलने की उम्मीद है, क्योंकि श्रम सांख्यिकी ब्यूरो लगभग 10 प्रतिशत सम्मेलन संयोजकों के लिए रोजगार में वृद्धि की भविष्यवाणी करता है।

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पूर्व योजना

समन्वयक के रूप में, यह सुनिश्चित करना आपकी ज़िम्मेदारी है कि सम्मेलन के लिए तैयारी शुरू करने से पहले आपके क्लाइंट द्वारा आवश्यक सभी विवरण एक अनुबंध में लिखित रूप में हों। आप सम्मेलन के लिए संगठन की अगुवाई के साथ मिलेंगे ताकि यह पता लगाया जा सके कि कितने लोगों के भाग लेने की उम्मीद है, भोजन और नाश्ते की क्या आवश्यकता है, लक्षित दर्शकों में से कौन हैं, सम्मेलन का उद्देश्य क्या है और किस तरह का बजट है ग्राहक को नियंत्रित करना है। इसके अतिरिक्त, आपको विक्रेताओं, सुविधाओं और अन्य सेवा प्रदाताओं के साथ बातचीत करने और घटना के लिए कुल लागतों को लिखने की आवश्यकता होगी। आपके पास आम तौर पर एक बजट होता है जिसे आपको काम करना चाहिए।

इवेंट को व्यवस्थित करें

एक बार जब आप यह पूरी जानकारी को अंतिम रूप दे देंगे कि ईवेंट कहां पर होगा और कौन सेवाएं प्रदान करेगा, तो आप उन विवरणों को सुचारू रूप से चलाने के लिए जिम्मेदार होंगे। आपको यह पता लगाना होगा कि कार्यशाला के लोकप्रिय होने की भविष्यवाणी के आधार पर विभिन्न स्पीकर किस कमरे का उपयोग करेंगे और कितने मेहमानों को भोज टिकट खरीदने का अनुमान है। अपने ग्राहक के साथ, आप मेनू, तालिका व्यवस्था और मनोरंजन को चुनने और माइक्रोफोन और वक्ताओं की दृश्य-श्रव्य आवश्यकताओं की व्यवस्था करने के लिए जिम्मेदार होंगे। यदि आप सम्मेलन आयोजित कर रहे हैं, तो इसके अलावा, यदि आप होटल में रह रहे हैं, तो आपको उनके लिए परिवहन की व्यवस्था करनी पड़ सकती है। घटना के समय तक, आपको हर सेवा के लिए विस्तृत कार्यक्रम और संपर्कों की सूची बनानी चाहिए थी।

दिन का वीडियो

आप के लिए लाया आप के लिए आप के लिए लाया

मॉनिटर इवेंट

सम्मेलन के दौरान, आपसे अंतिम मिनटों के अनुरोधों का ध्यान रखने के लिए कॉल पर रहने की उम्मीद की जाएगी और यह सुनिश्चित किया जाएगा कि विक्रेता वे हैं जहाँ वे होने वाले हैं। पहले दिन, आप यह सुनिश्चित करने के लिए सुविधा का दौरा करेंगे कि बूथों को उचित रूप से स्थापित किया जाए, ताकि होटल मेहमानों के आने के लिए तैयार रहे और यह संकेत पर्याप्त हो। ग्राहक अनुरोधों पर तुरंत प्रतिक्रिया देने के लिए आप वॉकी-टॉकी ले सकते हैं या अपने सेल फोन पर तैयार हो सकते हैं। सम्मेलन की प्रगति को देखते हुए इसके अलावा, आपकी जिम्मेदारी मुख्य रूप से समस्याओं के निवारण और हल करने की होगी क्योंकि वे उत्पन्न होती हैं।

जाँच करना

एक प्रभावी सम्मेलन समन्वयक ग्राहकों के साथ अनुवर्ती प्रदान करता है ताकि यह पता लगाया जा सके कि क्या घटना को सफल माना गया था। आपको घटना के तुरंत बाद भुगतान जमा करना होगा और अपने विक्रेताओं को भुगतान करना होगा। घटना को छोड़ने से पहले प्रतिभागियों के लिए एक सर्वेक्षण बनाएं और अपने ग्राहक के साथ परिणाम साझा करें। फीडबैक के लिए सम्मेलन आयोजित करने वाली कंपनी के प्रमुख आयोजकों के साथ बैठक करें। चूंकि कई सम्मेलन समन्वयक भी अपनी सेवाओं को बेचने में शामिल हैं, इसलिए हो सकता है कि आप अगली बैठक या सम्मेलन के समन्वय के काम के लिए पूछें जब आप यह अनुवर्ती करते हैं।