एक कर्मचारी को कैसे लिखें

चाहे आपका कर्मचारी कालानुक्रमिक रूप से देर से या अनुपस्थित हो, अपना काम पूरी लगन से नहीं करता है, अन्य कर्मचारियों के साथ टकराव होता है या कार्यस्थल में कोई अन्य पुरानी समस्या होती है, एक समय आ सकता है जब आपको उस कर्मचारी को "लिखना" पड़ता है। एक तथ्य-आधारित दस्तावेज़ जो आपके कार्यस्थल प्रोटोकॉल का अनुसरण करता है, अपने कर्मचारी से मुद्दों को संवाद करने का सबसे स्पष्ट तरीका है। यह लिखित चेतावनी सबूत के रूप में कार्य करती है कि आपने कर्मचारी को बेहतर बनाने में मदद के लिए कदम उठाए हैं। यह बनाए रखने के लिए एक महत्वपूर्ण रिकॉर्ड है कि आपको कर्मचारी को आग लगानी चाहिए। यदि वह पूर्व कर्मचारी एक रोजगार सूट का पीछा करने का फैसला करता है, तो लिखित दस्तावेज आपकी प्रक्रिया के एक पेपर निशान के रूप में कार्य करता है।

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कुछ सहायता मिली

कई कार्यस्थलों में कर्मचारी प्रदर्शन या व्यवहार की समस्याओं को संभालने के लिए स्पष्ट प्रोटोकॉल हैं। देखने के लिए पहली जगह आपकी कर्मचारी पुस्तिका है, लेकिन आप मार्गदर्शन के लिए अपने मानव संसाधन अधिकारी या अपने कार्यस्थल के कानूनी विभाग से भी परामर्श ले सकते हैं। अक्सर, एक लिखित चेतावनी या राइट-अप एक मौखिक चेतावनी का अनुसरण करता है। यदि आप पाते हैं कि आपके कार्यस्थल के लिए यही स्थिति है, तो सुनिश्चित करें कि आपने लिखित शिकायत करने से पहले मौखिक चेतावनी दी है। यदि आपने पहले ही मौखिक चेतावनी दे दी है, तो सुनिश्चित करें कि आपने उस वार्तालाप के दिनांक, समय और विवरण का दस्तावेजीकरण कर लिया है, यदि आपको बाद में यह साबित करने की आवश्यकता है कि आपने प्रोटोकॉल का पालन किया है।

तथ्यों को बाहर रखना

एक कर्मचारी पत्र में आम तौर पर तीन तत्व शामिल होते हैं, मानव संसाधन सलाहकार स्टीव केन को मई 2010 के लेख इंक। में सबसे पहले सुझाव देते हैं, यह विस्तार से जाना चाहिए कि अस्वीकार्य व्यवहार या कदाचार के तथ्य क्या थे। फिर बताएं कि उचित व्यवहार क्या होना चाहिए। यदि कर्मचारी कालानुक्रमिक रूप से देर से आता है, उदाहरण के लिए, आप कर्मचारी को पिछले हफ्तों या महीनों में आने वाले समय और आगमन के समय की संख्या का नाम देंगे, और फिर उस समय को बताएंगे कि कर्मचारी किस समय आने वाला है। फिर आपको यह कहने की आवश्यकता है कि यदि कर्मचारी नियमों को तोड़ना जारी रखता है तो भविष्य के परिणाम क्या होंगे। केन कहते हैं कि यह प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है जिसे अक्सर अनदेखा किया जाता है।

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पत्र कैसे वितरित किया जाए

एक बार जब आपके पास लिखित दस्तावेज होता है, तो आपत्तिजनक कर्मचारी के साथ एक बैठक करते हैं - व्यक्तिगत रूप से। राइट-अप के तत्वों की समीक्षा करें ताकि कर्मचारी यह समझ सके कि वह क्या गलत कर रहा है और आप उससे क्या व्यवहार करते हैं। चूंकि इस प्रक्रिया में दस्तावेज़ीकरण बहुत महत्वपूर्ण है, इसलिए कर्मचारी ने राइट-अप पर हस्ताक्षर करने के लिए स्वीकार किया है कि वह पढ़ी और समझी हुई है कि आप उससे क्या उम्मीद करते हैं। यदि वह रिपोर्ट में कुछ भी जोड़ना चाहती है, तो उसे किसी भी अतिरिक्त विवरण में लिखने के लिए राइट-अप के निचले हिस्से में जगह छोड़ दें। फिर कर्मचारी के कर्मियों की फाइल में राइट-अप दर्ज करें।

सुधार योजना

वास्तव में परिणाम प्राप्त करने के लिए, आगे बढ़ें और कर्मचारी के साथ एक प्रदर्शन सुधार योजना बनाएं। कर्मचारी से यह जानने के लिए बात करें कि उसे कार्यस्थल में अपने प्रदर्शन या व्यवहार में सुधार के लिए किसी अतिरिक्त संसाधन या प्रशिक्षण की आवश्यकता है या नहीं। कुछ मामलों में, कर्मचारी को एक अलग काम, अनुसूची या कार्य पर फिर से असाइन करना भी समस्या को हल कर सकता है। कर्मचारी को उन लक्ष्यों को विकसित करने में मदद करें जो विशिष्ट, औसत दर्जे का, प्राप्य, यथार्थवादी और समयबद्ध हैं, और कर्मचारी के साथ लक्ष्यों पर जांच करने के लिए एक नियमित तिथि निर्धारित करते हैं। कर्मचारी के लक्ष्यों को पूरा नहीं करने के परिणाम के साथ आओ, और फिर कर्मचारी ने प्रदर्शन सुधार योजना पर हस्ताक्षर किए हैं ताकि आपके पास प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण हो।