कंप्यूटर डेटाबेस में फ़ाइल भंडारण द्वारा पारंपरिक पेपर फाइलिंग को बड़े पैमाने पर बदल दिया गया है। पारंपरिक दाखिल करने के फायदे और नुकसान हैं। यद्यपि कागज की फाइलें आपकी उंगलियों पर होती हैं और आसानी से सुलभ होती हैं, लेकिन वे बड़ी मात्रा में स्थान और बेकार कागज भी ले जाती हैं। यह निर्धारित करना कि आपके लिए एक पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम सही है या नहीं, यह आपके व्यवसाय पर निर्भर करता है। मेडिकल रिकॉर्ड रखने वाली कानूनी फर्मों और कंपनियों को लग सकता है कि उनकी फाइलें इतनी तेजी से बदलती या बढ़ती हैं कि पारंपरिक पेपर फाइलिंग दैनिक घटनाक्रम को बनाए रखने का एकमात्र तरीका है।
$config[code] not foundप्रवेश करने में आसान
पारंपरिक फ़ाइल संगठन का उपयोग करना आसान है। फाइलें केंद्रीय स्थान पर भौतिक रूप से हैं। यदि आपको कुछ नहीं मिल रहा है, तो आप तब तक खर्च कर सकते हैं जब तक आपको प्रत्येक फ़ाइल के माध्यम से जाने की आवश्यकता होती है, जब तक कि आप वास्तव में क्या खोज रहे हैं। जब भी आपको अपने व्यवसाय के पहलुओं को नया करने के बारे में सोचने में मदद मिल सकती है, तब अपनी फ़ाइलों को देखने, छूने और पढ़ने की क्षमता।
समझने में आसान
पारंपरिक फाइलिंग सिस्टम आमतौर पर समझने में आसान होते हैं। फाइलों को कई तरीकों से व्यवस्थित किया जा सकता है, जिसमें वर्णानुक्रम से, विषय या कौशल सेट द्वारा, संख्यात्मक रूप से, स्थान के आधार पर या महत्व के क्रम में शामिल हैं। यहां तक कि अगर आप शुरू में उपयोग किए जा रहे फाइलिंग सिस्टम को नहीं समझते हैं, तो आप इसे फाइलों के माध्यम से पता लगा सकते हैं और उनके परिभाषित कारकों पर ध्यान दे सकते हैं।
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दूसरी ओर, कंप्यूटर फाइलिंग के साथ कई संगठनों में पारंपरिक पेपर फ़ाइलों को बदल दिया गया है। अधिक कंपनियां अपनी फाइलों को ऑफिस के कंप्यूटर में स्कैन और डाउनलोड कर रही हैं। इस पद्धति के साथ, कार्यकर्ता फाइलों को ढूंढ सकते हैं और उन्हें तुरंत खोज डेटाबेस सॉफ़्टवेयर के साथ अपलोड कर सकते हैं, समय की बचत कर सकते हैं और उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।
रक्षा करना कठिन
परंपरागत रूप से व्यवस्थित फाइलें सुरक्षित रखना मुश्किल है। आग या अन्य प्राकृतिक आपदाएं फाइलों को नष्ट कर सकती हैं, जिसके परिणामस्वरूप व्यवसाय खो सकता है। पारंपरिक फ़ाइलों का बैकअप लेने में समय लगता है, और कॉपी करने, लेबलिंग और फिर से फाइल करने में घंटों लग जाते हैं।
स्पेस एंड एफिशिएंसी की कमी
पारंपरिक फ़ाइल संगठन हाथ से निकल सकता है। आपके व्यवसाय के साथ व्यवस्थित करने के लिए फ़ाइलों की संख्या; यह उस कागजी कार्रवाई के लिए जगह खोजने के लिए डेटाबेस में दर्द हो सकता है। वस्तुओं को कुशलता से दाखिल करना भी एक चुनौती बन सकता है।
